Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử không được chênh lệch quá 1 ngày làm việc so với ngày lập.
Ký số hóa đơn điện tử 2026: Chậm tối đa 1 ngày – Doanh nghiệp cần biết
Doanh nghiệp có thắc mắc: ký số hóa đơn điện tử có thể chậm hơn ngày lập không? Theo Nghị định 254/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 254/2026/N)Đ-CP, thời gian ký số tối đa chỉ được trễ 1 ngày làm việc so với ngày lập hóa đơn. Quy định này áp dụng cho mọi doanh nghiệp tại Việt Nam và ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình kê khai thuế.
Quy định thời điểm ký số và gửi dữ liệu theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Theo Mục 7 Phụ lục “Nội dung của hóa đơn kèm theo” của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm ký số là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử và hiển thị theo định dạng ngày‑tháng‑năm dương lịch. Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc thời điểm chuyển dữ liệu (đối với hóa đơn không có mã) không được muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
Người bán khai thuế dựa trên thời điểm lập hóa đơn, trong khi người mua khai thuế dựa trên thời điểm nhận hóa đơn đúng, đầy đủ theo Điều 10 của cùng Nghị định.
Các bước thực hiện ký số và gửi hóa đơn điện tử đúng thời hạn
- Bước 1: Lập hóa đơn điện tử và ghi rõ thời điểm lập (ngày‑tháng‑năm).
- Bước 2: Người bán ký số trên hóa đơn bằng chữ ký số đã đăng ký.
- Bước 3: Nếu người mua đồng ý ký số, thực hiện ký số của người mua (theo thỏa thuận).
- Bước 4: Gửi dữ liệu tới cơ quan thuế:
- Hóa đơn có mã: gửi cùng lúc ký số và yêu cầu cấp mã.
- Hóa đơn không có mã: chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
- Bước 5: Kiểm tra lại thời gian gửi; đảm bảo hoàn thành trước ngày làm việc kế tiếp.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua có hợp lệ?
Theo điểm e khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác. Ngoài ra, Mục 9 Phụ lục cũng nêu rõ rằng trong một số trường hợp (ví dụ: bán hàng cho khách hàng ở nước ngoài) không cần chữ ký số của người mua.
Do đó, nếu không có thỏa thuận ký số, hóa đơn vẫn được công nhận hợp lệ và đủ điều kiện kê khai thuế.
Các nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử năm 2026
Điều 10 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các nội dung sau phải có trên hóa đơn điện tử:
| STT | Nội dung bắt buộc |
|---|---|
| 1 | Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn |
| 2 | Số hóa đơn |
| 3 | Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán |
| 4 | Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua |
| 5 | Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT |
| 6 | Chữ ký của người bán; chữ ký của người mua (không bắt buộc nếu không có thỏa thuận) |
| 7 | Thời điểm lập hóa đơn (định dạng ngày‑tháng‑năm) |
| 8 | Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử |
| 9 | Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) |
| 10 | Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan |
Câu hỏi thường gặp
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| ký số | Digital Signature | Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Mục 7 |
| hóa đơn điện tử | Electronic Invoice | Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 10 |
| mã số thuế | Tax Code | Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 10 |
| ngày làm việc | Working Day | Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Mục 7 |
Doanh nghiệp có thể ký số sau 2 ngày làm việc so với ngày lập không?
Không được. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm ký số và gửi dữ liệu không được muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn.
Trong trường hợp khách hàng nước ngoài, có cần chữ ký số của người mua không?
Theo Mục 9 Phụ lục, khi bán hàng cho khách hàng ở nước ngoài, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua. Hóa đơn vẫn hợp lệ nếu các nội dung bắt buộc khác được đầy đủ.
Làm sao để xác định ngày làm việc kế tiếp nếu ngày lập là thứ Bảy?
Ngày làm việc kế tiếp là ngày thứ Hai tiếp theo, vì thứ Bảy và Chủ Nhật không được tính là ngày làm việc theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Hành động ngay: Kiểm tra quy trình ký số và nội dung hóa đơn
Nếu doanh nghiệp của bạn chưa cập nhật quy trình ký số để đáp ứng thời hạn 1 ngày làm việc, hãy rà soát lại phần mềm kế toán, thiết lập tự động ký số và gửi dữ liệu. Đối với các hợp đồng có thỏa thuận ký số của người mua, cần ghi rõ trong hợp đồng để tránh tranh chấp.
Đối với doanh nghiệp cần hỗ trợ chi tiết về việc triển khai ký số và kiểm tra nội dung hóa đơn điện tử, ANC Việt Nam sẵn sàng tư vấn qua hotline 0942597477.
💬 Cần tư vấn về chủ đề này?
Đội ngũ ANC Việt Nam — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn.
Hoặc inbox Facebook ANC Việt Nam — phản hồi trong giờ hành chính.
— 15 điểm rà soát trước khi nộp quyết toán TNDN & GTGT (PDF 1 trang)