🎧 Nghe bài viết
TL;DR: Cửa hàng bán lẻ xăng dầu phải lập hóa đơn điện tử ngay khi giao dịch bán xăng, dầu kết thúc. Nếu khách hàng cá nhân không cung cấp thông tin cá nhân, một số mục như tên, địa chỉ, số định danh và chữ ký số có thể được bỏ qua. Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự, phản ánh loại hóa đơn, năm lập và mã cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) và Thông tư 91/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-91-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-va-Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-699151.aspx)‑BTC để tránh sai sót.
Cửa hàng bán lẻ xăng dầu phải lập hóa đơn điện tử ngay khi giao dịch bán xăng, dầu kết thúc.
Thời điểm lập hóa đơn bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ – quy định Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx)
Bạn có thắc mắc cửa hàng bán lẻ xăng dầu phải xuất hóa đơn cho khách hàng vào thời điểm nào? Theo Điểm h khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), thời điểm lập hóa đơn đối với bán xăng, dầu tại các cửa hàng bán lẻ được xác định là khi kết thúc việc bán xăng, dầu theo từng lần bán. Điều này có nghĩa là ngay sau khi khách hàng hoàn tất việc nạp nhiên liệu, cửa hàng phải lập và cung cấp hóa đơn điện tử.
Căn cứ pháp lý và nội dung chi tiết về thời điểm lập hóa đơn
Quy định chi tiết trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) (Điều 9, khoản 4) bao gồm:
- g) Đối với bán điện, thời điểm lập hóa đơn dựa trên đối soát số liệu thanh toán, không quá ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế.
- h) Đối với bán xăng, dầu tại các cửa hàng bán lẻ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm kết thúc việc bán xăng, dầu theo từng lần bán.
- i) Đối với dịch vụ vận tải hàng không và bảo hiểm, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành đối soát dữ liệu, chậm nhất ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
Vì vậy, đối với hoạt động bán xăng, dầu, doanh nghiệp không được hoãn việc lập hóa đơn; phải thực hiện ngay sau khi giao dịch kết thúc.
Các thông tin bắt buộc và trường hợp được phép bỏ qua trên hóa đơn điện tử bán xăng dầu
Theo Mục 9 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), một số trường hợp hóa đơn điện tử không cần đầy đủ các nội dung sau:
- Không cần chữ ký số của người bán và người mua khi hóa đơn được cấp theo từng lần phát sinh.
- Đối với khách hàng là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, hóa đơn không bắt buộc phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.
Do đó, khi khách hàng cá nhân không cung cấp thông tin cá nhân, người lập hóa đơn điện tử bán xăng dầu có thể bỏ qua các mục sau:
- Tên người mua
- Địa chỉ người mua
- Số định danh cá nhân của người mua
- Chữ ký số của người mua
Việc bỏ qua các mục này chỉ áp dụng trong trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin; nếu có, doanh nghiệp phải ghi đầy đủ.
Cấu trúc ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn điện tử – 6 ký tự quan trọng
Thông tư 91/2026/TT-BTC (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-91-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-va-Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-699151.aspx) quy định chi tiết về ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn điện tử. Ký hiệu gồm 6 ký tự (chữ và số) phản ánh các thông tin sau:
| Vị trí | Nội dung |
|---|---|
| 1 | Chữ C (có mã cơ quan thuế) hoặc K (không có mã) |
| 2‑3 | Năm lập hóa đơn (hai chữ số cuối của năm dương lịch) |
| 4 | Loại hóa đơn (T, D, L, M, N, B, G, H, X, F) |
| 5‑6 | Mã tự định danh do người bán xác định (ví dụ: AA, BB, YY) |
Ví dụ thực tế:
- “1C26TAA”: Hóa đơn GTGT có mã cơ quan thuế, lập năm 2026, loại T (do doanh nghiệp đăng ký), mẫu AA.
- “1K26TYY”: Hóa đơn GTGT không có mã cơ quan thuế, lập năm 2026, loại T, mẫu YY (không có nhu cầu quản lý mẫu).
- “2C26TBB”: Hóa đơn bán hàng có mã cơ quan thuế, lập năm 2026, loại T, mẫu BB.
Ký hiệu này luôn được đặt ở góc trên‑phải của hóa đơn điện tử, giúp cơ quan thuế và người mua nhanh chóng nhận diện loại, năm và nguồn phát hành.
Thuật ngữ chuyên ngành (Glossary)
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| Hóa đơn điện tử | Electronic Invoice | Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) |
| Ký hiệu mẫu | Invoice Template Code | Thông tư 91/2026/TT-BTC (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-91-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-va-Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-699151.aspx) |
| Chữ ký số | Digital Signature | Luật Giao dịch điện tử 2005 |
| Người mua cá nhân | Individual Buyer | Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Khi nào cửa hàng bán lẻ xăng dầu phải lập hóa đơn điện tử cho khách hàng?
Theo khoản h) Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), thời điểm lập hóa đơn là ngay khi kết thúc việc bán xăng, dầu theo từng lần bán. Do đó, sau khi khách hàng hoàn tất nạp nhiên liệu, cửa hàng phải lập và cung cấp hóa đơn điện tử ngay lập tức.
2. Nếu khách hàng cá nhân không cung cấp thông tin cá nhân, tôi có được phép bỏ qua các mục trên hóa đơn không?
Đúng. Theo Mục 9 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), khi người mua là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, hóa đơn không bắt buộc phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.
3. Ký hiệu “1K26TYY” có ý nghĩa gì và tôi có cần đăng ký mẫu ký hiệu này không?
“1K26TYY” được giải thích như sau: “1” – mẫu số 1; “K” – hóa đơn không có mã cơ quan thuế; “26” – năm 2026; “T” – loại hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký; “YY” – mã tự định danh mẫu do người bán tự chọn (không có nhu cầu quản lý mẫu). Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký mẫu ký hiệu theo quy định của Bộ Tài chính và cơ quan thuế địa phương.
Hành động ngay: Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để tuân thủ
- Bước 1: Kiểm tra hệ thống bán hàng để đảm bảo khả năng phát hành hóa đơn điện tử ngay sau khi giao dịch xăng, dầu kết thúc.
- Bước 2: Cập nhật phần mềm kế toán/hoá đơn điện tử với ký hiệu mẫu phù hợp (theo Thông tư 91/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-91-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-va-Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-699151.aspx)‑BTC).
- Bước 3: Đào tạo nhân viên thu ngân về quy trình lập hóa đơn ngay tại bãi xăng, bao gồm cách xử lý trường