🎧 Nghe bài viết
Dù cơ quan thuế đã khai thác dữ liệu người phụ thuộc từ các hệ thống quốc gia, doanh nghiệp và cá nhân chi trả thu nhập vẫn phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ
Cơ quan thuế đã khai thác dữ liệu người phụ thuộc – Doanh nghiệp vẫn phải lưu hồ sơ chứng minh?
Tóm tắt: Dù cơ quan thuế đã khai thác dữ liệu người phụ thuộc từ các hệ thống quốc gia, doanh nghiệp và cá nhân chi trả thu nhập vẫn phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo Thông tư 87/2026/TT‑BTC. Khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra hoặc kiểm toán, các hồ sơ này phải được cung cấp kịp thời; nếu không, doanh nghiệp sẽ chịu xử phạt theo quy định pháp luật.
Thông tin quan trọng:
- aspx)‑BTC, hồ sơ chứng minh được chia thành các nhóm sau:
Loại người phụ thuộc Hồ sơ chứng minh cần lưu giữ Con đẻ Giấy khai sinh hoặc quyết định nhận con; bản sao thẻ Căn cước (nếu đã cấp) Con nuôi Giấy khai sinh; thẻ Căn cước (nếu có); quyết định công nhận nuôi con nuôi của cơ quan nhà nước Con riêng của vợ/chồng Giấy khai sinh; thẻ Căn cước (nếu có); giấy chứng nhận kết hôn hoặc tài liệu chứng minh mối quan hệ Con từ 18 tuổi trở lên mất năng lực hành vi dân sự hoặc người khuyết tật Hồ sơ chứng minh mối quan hệ (theo các mục a‑c ở trên) + giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự hoặc giấy xác nhận khuyết tật Con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề Hồ sơ chứng minh mối quan hệ + thẻ sinh viên hoặc giấy xác nhận của nhà trường Vợ/chồng Thẻ Căn cước; giấy chứng nhận kết hôn hoặc tài liệu chứng minh quan hệ vợ chồng Cha/mẹ (đẻ, nuôi, vợ/chồng của vợ/chồng) Thẻ Căn cước; giấy khai sinh của người nộp thuế hoặc quyết định nhận cha/mẹ; giấy chứng nhận kết hôn (đối với cha/mẹ vợ/chồng) Cá nhân khác không nơi nương tựa nhưng phải nuôi dưỡng Thẻ Căn cước; bảng kê khai người phải nuôi; giấy chứng minh mối quan hệ và nghĩa vụ nuôi dưỡng Người không có khả năng lao động (tỷ lệ suy giảm ≥81%) Hồ sơ chứng minh mối quan hệ (theo các mục trên) + giấy chứng minh tỷ lệ suy giảm khả năng lao độngDoanh nghiệp cần lưu trữ các bản sao giấy tờ trên trong thời gian tối thiểu 5 năm, theo quy định của Luật Quản lý thuế
- Những sai lầm thường gặp và hậu quả pháp lý
Không lưu giữ hồ sơ: Khi cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp không có tài liệu sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Luật Quản lý thuế (mức phạt từ 5% đến 20% thuế chưa nộp, tối đa 200 triệu đồng) - ⚠️ Mức phạt: Vi phạm quy định lưu trữ hồ sơ người phụ thuộc có thể bị xử phạt hành chính từ 5% đến 20% thuế chưa nộp, tối đa 200 triệu đồng, hoặc phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 50 triệu đồng tùy mức độ vi phạm
Chi phí: 200 triệu
Bạn có thắc mắc khi cơ quan thuế đã có thể truy cập dữ liệu người phụ thuộc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, liệu doanh nghiệp còn phải lưu giữ hồ sơ chứng minh hay không? Câu trả lời ngắn gọn: có. Theo khoản 8 và khoản 9 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-87-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-Nghi-dinh-253-2026-ND-CP-713265.aspx)‑BTC, trách nhiệm lưu trữ hồ sơ vẫn thuộc về tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập, dù dữ liệu đã được khai thác.
Căn cứ pháp lý: Khoản 8, 9 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-87-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-Nghi-dinh-253-2026-ND-CP-713265.aspx)‑BTC và Nghị định 253/2026/NĐ (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-253-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-699193.aspx)‑CP
Thông tư 87/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-87-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-Nghi-dinh-253-2026-ND-CP-713265.aspx)‑BTC quy định chi tiết về hồ sơ xác định người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh, dựa trên khoản 6 Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-253-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-699193.aspx)‑CP. Cụ thể:
- Khoản 8: Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập phải lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
- Khoản 9: Cơ quan thuế sẽ khai thác, sử dụng dữ liệu từ Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành để làm căn cứ xác định người phụ thuộc. Nếu không thể khai thác, người nộp thuế phải cung cấp giấy tờ liên quan.
Do đó, việc khai thác dữ liệu chỉ là “căn cứ” để xác định, không thay thế trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp.
Các loại người phụ thuộc và hồ sơ chứng minh cần lưu giữ
Theo Điều 4 Thông tư 87/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-87-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-Nghi-dinh-253-2026-ND-CP-713265.aspx)‑BTC, hồ sơ chứng minh được chia thành các nhóm sau:
| Loại người phụ thuộc | Hồ sơ chứng minh cần lưu giữ |
|---|---|
| Con đẻ | Giấy khai sinh hoặc quyết định nhận con; bản sao thẻ Căn cước (nếu đã cấp) |
| Con nuôi | Giấy khai sinh; thẻ Căn cước (nếu có); quyết định công nhận nuôi con nuôi của cơ quan nhà nước |
| Con riêng của vợ/chồng | Giấy khai sinh; thẻ Căn cước (nếu có); giấy chứng nhận kết hôn hoặc tài liệu chứng minh mối quan hệ |
| Con từ 18 tuổi trở lên mất năng lực hành vi dân sự hoặc người khuyết tật | Hồ sơ chứng minh mối quan hệ (theo các mục a‑c ở trên) + giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự hoặc giấy xác nhận khuyết tật |
| Con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề | Hồ sơ chứng minh mối quan hệ + thẻ sinh viên hoặc giấy xác nhận của nhà trường |
| Vợ/chồng | Thẻ Căn cước; giấy chứng nhận kết hôn hoặc tài liệu chứng minh quan hệ vợ chồng |
| Cha/mẹ (đẻ, nuôi, vợ/chồng của vợ/chồng) | Thẻ Căn cước; giấy khai sinh của người nộp thuế hoặc quyết định nhận cha/mẹ; giấy chứng nhận kết hôn (đối với cha/mẹ vợ/chồng) |
| Cá nhân khác không nơi nương tựa nhưng phải nuôi dưỡng | Thẻ Căn cước; bảng kê khai người phải nuôi; giấy chứng minh mối quan hệ và nghĩa vụ nuôi dưỡng |
| Người không có khả năng lao động (tỷ lệ suy giảm ≥81%) | Hồ sơ chứng minh mối quan hệ (theo các mục trên) + giấy chứng minh tỷ lệ suy giảm khả năng lao động |
Doanh nghiệp cần lưu trữ các bản sao giấy tờ trên trong thời gian tối thiểu 5 năm, theo quy định của Luật Quản lý thuế.
Quy trình lưu trữ và cung cấp hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu
- Thu thập đầy đủ các giấy tờ chứng minh theo loại người phụ thuộc.
- Sắp xếp, phân loại và lưu trữ hồ sơ trong hệ thống lưu trữ nội bộ (bản giấy hoặc bản sao điện tử) theo chuẩn ISO 9001.
- Kiểm tra định kỳ (hàng quý) để đảm bảo hồ sơ còn nguyên vẹn, không bị mất mát.
- Khi nhận thông báo thanh tra, kiểm tra hoặc kiểm toán, chuẩn bị bản sao công chứng (nếu yêu cầu) và nộp cho cơ quan thuế trong thời hạn quy định.
- Ghi nhận và lưu lại biên bản giao nhận hồ sơ để làm bằng chứng.
💡 Lưu ý: Nếu cơ quan thuế không thể khai thác dữ liệu, doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ giấy tờ trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu.
Những sai lầm thường gặp và hậu quả pháp lý
- Không lưu giữ hồ sơ: Khi cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp không có tài liệu sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Luật Quản lý thuế (mức phạt từ 5% đến 20% thuế chưa nộp, tối đa 200 triệu đồng).
- Hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ: Cơ quan thuế có thể từ chối công nhận người phụ thuộc, dẫn đến mất quyền giảm trừ gia cảnh và phải trả thêm thuế.
- Không cập nhật thay đổi tình trạng người phụ thuộc: Nếu người phụ thuộc có thu nhập vượt mức 3 triệu đồng hoặc thay đổi quan hệ gia đình, doanh nghiệp phải điều chỉnh kê khai ngay lập tức; nếu chậm, sẽ bị xử phạt vì khai báo sai.
⚠️ Mức phạt: Vi phạm quy định lưu trữ hồ sơ người phụ thuộc có thể bị xử phạt hành chính từ 5% đến 20% thuế chưa nộp, tối đa 200 triệu đồng, hoặc phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 50 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| Người phụ thuộc | Dependent | Thông tư 87/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-87-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-Nghi-dinh-253-2026-ND-CP-713265.aspx)‑BTC, Điều 4 |
| Giảm trừ gia cảnh | Personal Income Tax deduction for family circumstances | Thông tư 87/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-87-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-Nghi-dinh-253-2026-ND-CP-713265.aspx)‑BTC, Điều 3 |
| Hồ sơ chứng minh | Supporting documents | Thông tư 87/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-87-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-Nghi-dinh-253-2026-ND-CP-713265.aspx)‑BTC, Khoản 8, 9 Điều 4 |