Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi 2026: Khi dùng Mẫu 10 & 12?

Ban biên tập ANC · Đăng ngày 21/10/2026

Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi năm 2026 yêu cầu doanh nghiệp nộp Mẫu số 10 (danh sách chủ sở hữu) kèm Mẫu số 12 (đề nghị thay đổi Giấy chứng nhận) khi có

Tại sao việc kê khai chủ sở hữu hưởng lợi năm 2026 lại quan trọng?

Việc kê khai chủ sở hữu hưởng lợi là một yêu cầu pháp lý quan trọng đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là trong bối cảnh các quy định mới có hiệu lực vào năm 2026. Để đảm bảo tuân thủ và tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần nắm rõ khi nào phải sử dụng đồng thời Mẫu số 10 (Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi) và Mẫu số 12 (Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp). Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp các doanh nghiệp tại Hà Nội, bao gồm cả khu vực Long Biên, thực hiện đúng quy trình kê khai chủ sở hữu hưởng lợi theo Thông tư 121/2026/TT-BTC (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 121/2026/TT-BTC).

Khi nào cần sử dụng cả Mẫu số 10 và Mẫu số 12?

Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC về Biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, việc gửi kèm cả Mẫu số 10 và Mẫu số 12 là bắt buộc trong các trường hợp cụ thể sau:

• Trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi: Nếu doanh nghiệp đã kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi (bao gồm cả người quản lý doanh nghiệp) với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và nay có sự thay đổi (ví dụ: thay đổi tỷ lệ sở hữu, bổ sung hoặc loại bỏ chủ sở hữu hưởng lợi), doanh nghiệp phải kê khai lại theo Mẫu số 10 và gửi kèm Mẫu số 12 để đề nghị thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025: Các doanh nghiệp được thành lập trước thời điểm này phải bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Luật số 76/2025/QH15 (Nguồn: Bộ Tài chính, Luật 76/2025/QH15) sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần kê khai thông tin chi tiết theo Mẫu số 10 và gửi kèm Mẫu số 12 để cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Mẫu số 12 không chỉ dùng để đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà còn áp dụng cho việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp hoặc đề nghị hiệu đính thông tin. Do đó, khi bất kỳ thay đổi nào liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi xảy ra trong các tình huống trên, việc sử dụng đồng thời cả hai mẫu là điều kiện tiên quyết để hồ sơ được chấp thuận.

Hồ sơ và thông tin cần chuẩn bị để kê khai

Để quá trình kê khai diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và thông tin sau:

• Thông tin chi tiết về chủ sở hữu hưởng lợi: Bao gồm họ tên đầy đủ, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú, quốc tịch, tỷ lệ sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp, và thông tin về mối quan hệ gia đình (nếu áp dụng theo quy định tại khoản 22 Điều 4 Luật Doanh nghiệp).
• Mẫu số 10 – “Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp” (theo Phụ lục I kèm Thông tư 121/2026/TT-BTC), đã điền đầy đủ và chính xác.
• Mẫu số 12 – “Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”, đã điền thông tin thay đổi và đính kèm Mẫu số 10.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành của công ty.
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp).
• Các tài liệu khác chứng minh sự thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có, ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng vốn, biên bản họp hội đồng thành viên/đại hội đồng cổ đông).

Xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định pháp luật

Để kê khai chính xác, doanh nghiệp cần hiểu rõ cách xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định pháp luật. Căn cứ Điều 17 Nghị định 168/2025/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 168/2025/N)Đ-CP, được sửa đổi bởi Điều 3 Nghị định 296/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 296/2026/N)Đ-CP, chủ sở hữu hưởng lợi của một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân là một hoặc nhiều cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với doanh nghiệp đó, không bao gồm cá nhân đại diện cho vốn nhà nước trong doanh nghiệp. Cụ thể, chủ sở hữu hưởng lợi được xác định như sau:

• Sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% vốn điều lệ trở lên: Cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp, hoặc vừa trực tiếp và gián tiếp sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp.
• Sở hữu gián tiếp thông qua tổ chức hoặc thỏa thuận pháp lý: Chủ sở hữu gián tiếp là cá nhân sở hữu từ 25% trở lên vốn điều lệ hoặc từ 25% trở lên tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của doanh nghiệp thông qua các tổ chức hoặc các thỏa thuận pháp lý khác.
• Nhóm cá nhân có mối quan hệ gia đình hoặc hợp đồng: Trường hợp một nhóm cá nhân có mối quan hệ gia đình theo quy định tại khoản 22 Điều 4 Luật Doanh nghiệp hoặc có hợp đồng cùng nhau sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp, hoặc vừa trực tiếp và gián tiếp từ 25% trở lên vốn điều lệ hoặc từ 25% trở lên tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của doanh nghiệp, thì tất cả các cá nhân trong nhóm này được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.
• Đối với công ty hợp danh: Tất cả thành viên hợp danh được coi là chủ sở hữu hưởng lợi.

Việc xác định đúng chủ sở hữu hưởng lợi là nền tảng để điền chính xác Mẫu số 10, đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ kê khai.

Quy trình thực hiện kê khai chủ sở hữu hưởng lợi năm 2026

Quy trình kê khai chủ sở hữu hưởng lợi được thực hiện theo các bước sau:

1. Kiểm tra nhu cầu kê khai/thay đổi: Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định liệu có sự thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi (thay đổi tỷ lệ sở hữu, bổ sung người mới) hay doanh nghiệp thuộc diện phải bổ sung thông tin do thành lập
   ⏰ Hạn nộp: trước ngày 01/7/2025.
2. Chuẩn bị Mẫu số 10: Điền đầy đủ và chính xác các thông tin cá nhân, tỷ lệ sở hữu trực tiếp/gián tiếp của từng chủ sở hữu hưởng lợi theo hướng dẫn tại Mẫu số 10 (Phụ lục I kèm Thông tư 121/2026/TT-BTC).
3. Chuẩn bị Mẫu số 12: Trong mục “Thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp/Thông báo thay đổi thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi” của Mẫu số 12, doanh nghiệp cần ghi rõ lý do thay đổi và đính kèm Mẫu số 10 đã hoàn thiện.
4. Nộp hồ sơ: Gửi cả Mẫu số 10 và Mẫu số 12 cùng các tài liệu kèm theo (như bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền) tới cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Tại Hà Nội, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội.
5. Nhận kết quả: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thông tin sẽ được cập nhật vào Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp sẽ nhận được Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
6. Hoàn thiện hồ sơ nội bộ: Sau khi nhận được kết quả, doanh nghiệp cần lưu trữ bản sao Giấy chứng nhận đã cập nhật và danh sách chủ sở hữu hưởng lợi cho mục đích quản lý nội bộ, kiểm toán và báo cáo thuế.

Thời gian xử lý hồ sơ thường dao động từ 5 đến 10 ngày làm việc, tùy thuộc vào khối lượng hồ sơ và quy trình làm việc của từng cơ quan đăng ký.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Chủ sở hữu hưởng lợi là gì?

Chủ sở hữu hưởng lợi (Beneficial Owner) là một hoặc nhiều cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với doanh nghiệp, không bao gồm cá nhân đại diện cho vốn nhà nước. Việc xác định được quy định chi tiết tại Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, sửa đổi bởi Điều 3 Nghị định 296/2026/NĐ-CP.

Mẫu số 10 và Mẫu số 12 được quy định ở đâu?

Cả Mẫu số 10 (“Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp”) và Mẫu số 12 (“Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”) đều được ban hành kèm theo Phụ lục I của Thông tư 121/2026/TT-BTC.

Tôi có cần nộp Mẫu số 10 nếu chỉ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty?

Không. Mẫu số 10 chỉ được nộp khi có thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi (tỷ lệ sở hữu, bổ sung người mới, hoặc doanh nghiệp thành lập trước 01/7/2025 cần bổ sung thông tin). Thay đổi địa chỉ trụ sở chỉ cần nộp Mẫu số 12 với nội dung “Thay đổi địa chỉ” mà không cần đính kèm Mẫu số 10.

Doanh nghiệp thành lập trước 01/7/2025 nhưng chưa từng khai báo chủ sở hữu hưởng lợi, tôi phải làm gì?

Theo khoản 1 Điều 3 Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp này bắt buộc phải khai danh sách chủ sở hữu hưởng lợi bằng Mẫu số 10 và đính kèm Mẫu số 12 để đề nghị cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là bước bắt buộc để tuân thủ quy định mới.

Mẫu số 12 có yêu cầu gì đặc biệt khi đính kèm Mẫu số 10?

Trong mục “Thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp/Thông báo thay đổi thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi” của Mẫu số 12, bạn phải ghi rõ lý do thay đổi (ví dụ: bổ sung người mới, thay đổi tỷ lệ sở hữu) và đính kèm Mẫu số 10 đã hoàn thiện. Nếu không đính kèm hoặc thông tin không khớp, hồ sơ sẽ bị trả lại để bổ sung hoặc chỉnh sửa.

Tóm tắt và bước tiếp theo

Việc kê khai chủ sở hữu hưởng lợi năm 2026 là một yêu cầu pháp lý bắt buộc, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ Mẫu số 10 và Mẫu số 12 trong các trường hợp có thay đổi thông tin chủ sở hữu hoặc khi doanh nghiệp được thành lập trước ngày 01/7/2025. Nắm vững quy định về xác định chủ sở hữu hưởng lợi và tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, duy trì tính minh bạch và hoạt động kinh doanh ổn định.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tại Hà Nội, đặc biệt là khu vực Long Biên, và cần hỗ trợ trong việc chuẩn bị hồ sơ, xác định chủ sở hữu hưởng lợi, hoặc muốn được tư vấn chi tiết về các quy định thuế/kế toán liên quan, đội ngũ chuyên gia của ANC Việt Nam luôn sẵn sàng hỗ trợ. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ mọi quy định pháp luật hiện hành.