Hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân tại Việt Nam.
Tại sao doanh nghiệp Việt Nam phải chuyển sang hóa đơn điện tử ngay hôm nay?
Theo Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với mọi tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Không tuân thủ có thể dẫn đến rủi ro kiểm soát thuế và các biện pháp xử phạt từ Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế. Vì vậy, hiểu rõ quy định và thực hiện đúng quy trình là yếu tố then chốt để tránh vi phạm và tối ưu hoá quy trình bán hàng.
Đối tượng và loại hình hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành
Luật Quản lý thuế 2025 phân loại hóa đơn điện tử thành ba hình thức:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng;
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.
Đối tượng được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã là các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành như điện lực, xăng dầu, viễn thông, ngân hàng, chứng khoán, thương mại điện tử, siêu thị, …, trừ khi có rủi ro cao về thuế hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn có mã.
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: các bước chi tiết
Áp dụng Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 91/2026/TT-BTC) và Quyết định 1896/QĐ-BTC, người nộp thuế thực hiện ba bước sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: Hoàn thành Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT).
- Nộp hồ sơ: Lựa chọn một trong các hình thức:
- Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, huyện, xã;
- Gửi qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc ủy quyền;
- Nộp online qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia.
- Giải quyết hồ sơ: Cơ quan thuế xem xét và trả kết quả trong 01 ngày làm việc (hoặc 03 ngày làm việc nếu cần giải trình, bổ sung thông tin hoặc có rủi ro thuế).
Lưu ý: Chỉ sau khi nhận được xác nhận chấp nhận đăng ký, doanh nghiệp mới được phép sử dụng hình thức hóa đơn điện tử đã đăng ký.
Cách lập, ký và gửi hóa đơn điện tử theo từng loại hình
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (theo Điều 12 Nghị định 254/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 254/2026/N)Đ-CP):
- Lập hóa đơn trên Hệ thống Thông tin quản lý thuế (hoặc phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ).
- Ký số điện tử trên hóa đơn đã lập.
- Gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã; hệ thống sẽ tự động trả về mã số.
- Gửi hóa đơn đã có mã cho người mua (qua email, tin nhắn, hoặc tải lên portal).
2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (theo Điều 13 Nghị định 254/2026/NĐ-CP):
- Sử dụng phần mềm kế toán hoặc dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn.
- Ký số điện tử trên hóa đơn.
- Gửi trực tiếp cho người mua; không cần chờ cấp mã.
3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP):
- Hệ thống tính tiền tự động tạo hóa đơn khi giao dịch hoàn tất.
- Hóa đơn được đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế qua mạng.
- Gửi cho người mua qua tin nhắn, email, đường link hoặc mã QR để tra cứu, tải về.
Chi phí, thời gian xử lý và lưu ý quan trọng
Chi phí thực hiện hóa đơn điện tử phụ thuộc vào lựa chọn:
- Đăng ký và sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp (phí thuê bao, phí ký số, phí phát hành mã).
- Triển khai phần mềm nội bộ (chi phí mua bản quyền, bảo trì, đào tạo).
Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký đã nêu ở trên (01‑03 ngày làm việc). Sau khi đăng ký thành công, việc lập và gửi hóa đơn diễn ra ngay trong quy trình bán hàng mà không cần thời gian chờ bổ sung.
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| Hóa đơn điện tử | Electronic Invoice | Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 |
| Ký số điện tử | Digital Signature | Điều 12, 13 Nghị định 254/2026/NĐ-CP |
Làm sao biết doanh nghiệp mình có phải đăng ký hóa đơn điện tử có mã?
Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nếu doanh thu năm của hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh vượt 1 tỷ đồng, hoặc nếu bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, thì bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu.
Hóa đơn điện tử không có mã có được chấp nhận cho giao dịch quốc tế không?
Luật không cấm, nhưng các đối tác quốc tế thường yêu cầu mã số thuế và mã hóa đơn để xác thực. Vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng hóa đơn có mã để đáp ứng yêu cầu của khách hàng nước ngoài.
Nếu quên ký số điện tử trước khi gửi, có bị phạt không?
Theo Điều 12, 13 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc không ký số đúng quy định sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ, gây rủi ro kiểm soát thuế và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của Bộ Tài chính. Do đó, ký số phải được thực hiện trước khi gửi cho người mua.
Kết luận và bước tiếp theo cho doanh nghiệp
Việc chuyển sang hóa đơn điện tử không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, tăng tốc độ giao dịch và nâng cao tính minh bạch. Doanh nghiệp cần:
💬 Cần tư vấn về chủ đề này?
Đội ngũ ANC Việt Nam — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn.
Hoặc inbox Facebook ANC Việt Nam — phản hồi trong giờ hành chính.
— 15 điểm rà soát trước khi nộp quyết toán TNDN & GTGT (PDF 1 trang)