Mức phạt không xuất trình Sổ quản lý lao động 2026: Doanh nghiệp cần biết

Ban biên tập ANC · Đăng ngày 14/10/2026

Doanh nghiệp tại Việt Nam cần lưu ý các quy định về Sổ quản lý lao động (Labor Management Book) theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Tại sao việc quản lý và xuất trình Sổ quản lý lao động lại quan trọng đối với doanh nghiệp Việt Nam?

Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng đối mặt với các cuộc kiểm tra về quản lý lao động từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền? Trong bối cảnh pháp luật lao động tại Việt Nam ngày càng được siết chặt, việc tuân thủ các quy định về quản lý thông tin người lao động là vô cùng cần thiết. Một trong những tài liệu quan trọng nhất mà mọi người sử dụng lao động cần duy trì và sẵn sàng xuất trình là Sổ quản lý lao động (Labor Management Book).

Việc không tuân thủ, đặc biệt là không thể xuất trình Sổ quản lý lao động khi có yêu cầu, không chỉ gây ra rủi ro về uy tín mà còn dẫn đến các mức phạt hành chính đáng kể. Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về các quy định xử phạt theo Nghị định 283/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 283/2026/N)Đ-CP và những tác động tài chính liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp (Corporate Income Tax, CIT) mà doanh nghiệp cần nắm rõ.

Sổ quản lý lao động: Điều kiện và thông tin cần thiết

Sổ quản lý lao động (Labor Management Book) là một tài liệu pháp lý bắt buộc đối với người sử dụng lao động tại Việt Nam, dùng để ghi nhận và quản lý thông tin chi tiết về người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp. Mặc dù Nghị định 283/2026/NĐ-CP không quy định cụ thể mẫu sổ, nhưng nó nhấn mạnh yêu cầu về việc thể hiện và nhập đầy đủ thông tin về người lao động.

Theo quy định, Sổ quản lý lao động cần được cập nhật kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc. Các thông tin cơ bản mà sổ này thường phải bao gồm để đảm bảo tuân thủ và phục vụ công tác quản lý, kiểm tra bao gồm:

• Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính của người lao động.
• Số căn cước công dân/chứng minh nhân dân.
• Địa chỉ thường trú, tạm trú.
• Vị trí công việc, chức danh.
• Ngày bắt đầu làm việc, loại hợp đồng lao động.
• Mức lương, phụ cấp (nếu có).
• Thông tin về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
• Các thông tin khác liên quan đến quá trình làm việc, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật.

Việc duy trì một Sổ quản lý lao động đầy đủ và chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả mà còn là bằng chứng quan trọng khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành kiểm tra.

Quy trình kiểm tra và mức xử phạt khi không xuất trình Sổ quản lý lao động theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải xuất trình Sổ quản lý lao động để kiểm tra. Đây là một phần của quy trình giám sát việc tuân thủ pháp luật lao động. Nếu người sử dụng lao động không thực hiện nghĩa vụ này, họ sẽ phải đối mặt với các mức xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.

Cụ thể, căn cứ Khoản 1 Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP về vi phạm quy định về tuyển dụng, quản lý lao động, hành vi không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu sẽ bị xử phạt. Mức phạt tiền được quy định như sau:

Mức phạt đối với tổ chức được xác định bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ đối với các doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam.

Tác động tài chính: Tiền phạt vi phạm hành chính có được trừ khi tính Thuế TNDN không?

Ngoài khoản tiền phạt trực tiếp, doanh nghiệp còn cần xem xét tác động của khoản phạt này đến nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (Corporate Income Tax, CIT). Để hiểu rõ hơn, trước tiên chúng ta cần nắm được các khoản thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định pháp luật Việt Nam.

Các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo Khoản 1 và Khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp bao gồm:

1. Thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.
2. Các khoản thu nhập khác, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
• Thu nhập từ chuyển nhượng vốn, chuyển nhượng quyền góp vốn, chuyển nhượng chứng khoán.
• Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản (trừ của doanh nghiệp kinh doanh bất động sản).
• Thu nhập từ chuyển nhượng dự án đầu tư, quyền tham gia dự án, quyền thăm dò, khai thác khoáng sản.
• Thu nhập từ chuyển nhượng, cho thuê, thanh lý tài sản (trừ bất động sản).
• Thu nhập từ quyền sử dụng, quyền sở hữu tài sản, bao gồm sở hữu trí tuệ, chuyển giao công nghệ.
• Thu nhập từ lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn, bán ngoại tệ (trừ hoạt động tín dụng của tổ chức tín dụng).
• Khoản trích trước vào chi phí nhưng không sử dụng hết; nợ khó đòi đã xóa nay đòi được; nợ phải trả không xác định được chủ nợ; thu nhập từ kinh doanh của những năm trước bị bỏ sót.
• Chênh lệch giữa thu về tiền phạt, tiền bồi thường do vi phạm hợp đồng kinh tế hoặc thưởng do thực hiện tốt cam kết.
• Các khoản tài trợ, tặng cho bằng tiền hoặc hiện vật nhận được.
• Chênh lệch do đánh giá lại tài sản để góp vốn, điều chuyển khi sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi.
• Thu nhập từ hợp đồng hợp tác kinh doanh.
• Thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh ở nước ngoài.
• Thu nhập của đơn vị sự nghiệp công lập từ hoạt động cho thuê tài sản công.
• Các khoản thu nhập khác, trừ các khoản được miễn thuế quy định tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Tiền phạt vi phạm hành chính có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Đây là một câu hỏi quan trọng đối với kế toán và chủ doanh nghiệp. Theo Khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

• Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này.
• Khoản tiền phạt do vi phạm hành chính.
• Khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác.
• Phần chi vượt mức quy định của Chính phủ đối với một số loại chi phí cụ thể (ví dụ: chi phí quản lý kinh doanh do doanh nghiệp nước ngoài phân bổ, chi trả lãi tiền vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết, chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt mức).
• Phần trích lập không đúng hoặc vượt mức theo quy định của pháp luật về trích lập dự phòng.

Như vậy, theo quy định hiện hành tại Việt Nam, khoản tiền phạt do vi phạm hành chính, bao gồm cả tiền phạt vì không xuất trình Sổ quản lý lao động, là một khoản chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải chịu khoản phạt này hoàn toàn từ lợi nhuận sau thuế, làm tăng gánh nặng tài chính.

Câu hỏi thường gặp về Sổ quản lý lao động và các quy định liên quan

Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập Sổ quản lý lao động không?

Có, theo quy định pháp luật lao động tại Việt Nam, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải lập và quản lý Sổ quản lý lao động. Mặc dù Nghị định 283/2026/NĐ-CP không trực tiếp quy định việc “lập” sổ, nhưng việc xử phạt hành vi “không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin” hoặc “không xuất trình” sổ đã ngụ ý rằng việc lập và duy trì sổ là bắt buộc để tuân thủ.

Ngoài việc không xuất trình, còn những hành vi nào khác liên quan đến quản lý lao động bị phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP?

Theo Khoản 1 Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, ngoài hành vi không xuất trình sổ quản lý lao động, người sử dụng lao động còn có thể bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng (đối với cá nhân) hoặc từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng (đối với tổ chức) nếu có các hành vi sau: không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định; thu tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động; không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc.

Ai là người có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp xuất trình Sổ quản lý lao động?

Các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trong lĩnh vực lao động, như Thanh tra Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp tỉnh, hoặc các cơ quan được ủy quyền khác, có quyền yêu cầu người sử dụng lao động xuất trình Sổ quản lý lao động để kiểm tra việc tuân thủ pháp luật lao động tại Việt Nam.

Tóm tắt và các bước tiếp theo cho doanh nghiệp

Việc tuân thủ các quy định về Sổ quản lý lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về tài chính và pháp lý. Mức phạt khi không xuất trình Sổ quản lý lao động theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP là đáng kể, và điều quan trọng hơn là các khoản phạt này không được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, gây ra gánh nặng kép cho doanh nghiệp.

Để đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp tại Việt Nam nên:

• Thường xuyên rà soát và cập nhật đầy đủ thông tin người lao động vào Sổ quản lý lao động ngay từ ngày đầu làm việc.
• Đảm bảo Sổ quản lý lao động luôn sẵn sàng để xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Nắm vững các quy định pháp luật lao động và thuế liên quan để chủ động phòng ngừa vi phạm.

Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ trong việc rà soát tuân thủ các quy định về lao động, quản lý hồ sơ nhân sự hoặc tư vấn về các vấn đề thuế liên quan, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.