Doanh nghiệp Việt Nam cần lưu ý: Chi phí phép năm chưa sử dụng chính thức được trừ khi tính thuế TNDN từ 2025
Hàng triệu doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước một thay đổi quan trọng trong việc hạch toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan đến ngày phép năm của người lao động. Liệu khoản chi trả cho những ngày phép chưa sử dụng có còn là nỗi băn khoăn về tính hợp lệ khi quyết toán thuế? Tin tức mới nhất từ các quy định pháp luật về thuế và lao động đã mang lại câu trả lời rõ ràng.
Đối với doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, việc nộp hồ sơ và khai báo có thể thực hiện tại Chi cục Thuế Long Biên thuộc Cục Thuế Hà Nội, giúp việc kiểm tra và phê duyệt nhanh chóng.
Kể từ ngày 01/01/2025, theo quy định mới nhất từ Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi thanh toán tiền lương cho những ngày phép năm chưa sử dụng của người lao động sẽ chính thức được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Quy định này áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, mang lại sự rõ ràng và thuận lợi hơn trong công tác kế toán và kê khai thuế. Điều kiện tiên quyết là khoản chi này phải tuân thủ đúng Bộ luật Lao động 2019 và có đầy đủ chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Điều kiện chi tiết và căn cứ pháp lý để ghi nhận chi phí phép năm chưa sử dụng được trừ thuế TNDN
Để một khoản chi thanh toán tiền lương cho ngày phép năm chưa sử dụng được coi là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ đồng thời các quy định tại Khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Căn cứ pháp lý từ Bộ luật Lao động 2019:
Khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ: “Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.” Điều này khẳng định quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc thanh toán khoản tiền này.
Căn cứ pháp lý từ Nghị định 320/2025/NĐ-CP:
Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (quy định về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế) nêu rõ các điều kiện chung cho mọi khoản chi được trừ. Doanh nghiệp cần đảm bảo khoản chi thanh toán tiền phép năm chưa sử dụng đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
Điều kiện Mô tả chi tiết Căn cứ pháp lý 1. Tính thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh Khoản chi phải là chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi trả cho người lao động, phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Điểm a, Khoản 1, Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP 2. Đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp Doanh nghiệp phải có đầy đủ các chứng từ chứng minh việc chi trả khoản tiền này, bao gồm bảng lương, phiếu chi, chứng từ chuyển khoản ngân hàng, và các tài liệu liên quan khác theo quy định của pháp luật về thuế tại Việt Nam. Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP 3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên) Đối với các khoản thanh toán tiền phép năm chưa sử dụng có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho một lần chi trả, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (qua ngân hàng hoặc các phương tiện thanh toán điện tử khác) và có chứng từ chứng minh việc này. Điểm c, Khoản 1, Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP Lưu ý, khoản chi này không được tính vào danh sách các khoản chi không được trừ theo Điều 10 của Nghị định 320/2025/NĐ-CP; nếu thuộc danh mục cấm, sẽ không được công nhận là chi phí hợp lệ.
Ví dụ tính toán minh họa:
Công ty Cổ phần ABC có một nhân viên là ông Nguyễn Văn A, làm việc đủ 12 tháng trong năm 2024 và có 12 ngày phép năm. Đến ngày 31/12/2024, ông A thôi việc và chưa sử dụng bất kỳ ngày phép nào. Mức lương cơ bản của ông A là 10.000.000 VNĐ/tháng (tương đương 476.190 VNĐ/ngày làm việc, tính theo 21 ngày công chuẩn).
- Số tiền thanh toán cho ngày phép năm chưa sử dụng của ông A là: 12 ngày * 476.190 VNĐ/ngày = 5.714.280 VNĐ.
- Vì khoản chi này lớn hơn 05 triệu đồng, Công ty ABC phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng cho ông A và có chứng từ chuyển khoản.
- Nếu Công ty ABC có đầy đủ các chứng từ như hợp đồng lao động, bảng chấm công, quyết định thôi việc, bảng lương có ghi rõ khoản thanh toán phép năm, và chứng từ chuyển khoản ngân hàng, thì khoản chi 5.714.280 VNĐ này sẽ được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN của Công ty ABC trong kỳ tính thuế 2025 (nếu chi trả trong năm 2025).
Số ngày nghỉ phép năm tối thiểu có thể thay đổi (12, 14, 16 ngày) tùy theo loại công việc và đối tượng lao động, theo quy định tại Khoản 1, Điều 113 Bộ luật Lao động 2019.
Các bước cần thực hiện để hoàn thiện hồ sơ ghi nhận chi phí phép năm chưa sử dụng hợp lệ
Để đảm bảo khoản chi thanh toán tiền phép năm chưa sử dụng được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau đây trong quy trình quản lý và hạch toán tại Việt Nam:
Xác định số ngày phép năm chưa sử dụng và đối tượng được thanh toán:
- Rà soát hồ sơ nhân sự, bảng chấm công, và sổ theo dõi ngày nghỉ hằng năm của từng người lao động.
- Xác định chính xác số ngày phép năm mà người lao động chưa sử dụng tính