🎧 Nghe bài viết
Theo quy định pháp luật Việt Nam, đối với trường hợp học viên trả góp học phí hằng tháng, cơ sở giáo dục phải xuất hóa đơn tại thời điểm thu tiền (nếu thu tiền
Học viên trả góp học phí hằng tháng: Thời điểm lập hóa đơn theo quy định pháp luật Việt Nam
Trường hợp học viên chia nhỏ học phí để đóng theo kỳ trả góp hằng tháng xuất hiện rất phổ biến tại các cơ sở giáo dục, trung tâm đào tạo chuyên nghiệp hay đơn vị cung ứng dịch vụ giáo dục tại Việt Nam. Nhiều kế toán viên và chủ doanh nghiệp thường thắc mắc: Cơ sở giáo dục phải xuất hóa đơn ngay khi ký hợp đồng, xuất theo từng đợt học viên đóng tiền hằng tháng, hay chờ đến khi kết thúc toàn bộ khóa học mới lập hóa đơn?
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), việc xác định thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ phụ thuộc vào thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền của người mua. Do đó, với hình thức đóng học phí trả góp hằng tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ bắt buộc phải nắm rõ căn cứ pháp lý để lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm quy định. Đặc biệt đối với các cơ sở giáo dục và trung tâm đào tạo trên địa bàn quận Long Biên, Hà Nội (thuộc quản lý chuyên môn của Đội Thuế Long Biên — Thuế cơ sở Long Biên, Chi cục Thuế khu vực I), việc xuất hóa đơn đúng thời điểm giúp đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế và tránh rủi ro bị cơ quan thuế địa phương xử phạt vi phạm hành chính.
Chi tiết quy định thời điểm lập hóa đơn và nội dung bắt buộc trên hóa đơn học phí
Căn cứ khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) được xác định như sau:
- Thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ: Là thời điểm cơ sở giáo dục hoàn thành việc giảng dạy/đào tạo theo hợp đồng, không phân biệt đã thu được tiền học phí hay chưa thu được tiền.
- Thời điểm thu tiền: Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm thu tiền. Điều này áp dụng trực tiếp cho các đợt thu học phí trả góp hằng tháng. Trừ trường hợp khoản tiền thu được là tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Như vậy, đối với học viên trả góp học phí hằng tháng, nếu cơ sở giáo dục thực hiện thu học phí trước hoặc trong quá trình giảng dạy của từng tháng, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm thu tiền của đợt thanh toán đó.
Bên cạnh thời điểm lập, cơ sở giáo dục khi phát hành hóa đơn cần lưu ý các nội dung bắt buộc theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (đây là thông tin bắt buộc phải hiển thị trên hóa đơn cung cấp dịch vụ).
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua (học viên/phụ huynh).
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
- Chữ ký của người bán và chữ ký của người mua (trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận riêng).
- Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Các bước cơ sở giáo dục cần làm khi thu học phí trả góp hằng tháng
Để đảm bảo công tác kế toán và kê khai thuế đối với người nộp thuế tại Việt Nam diễn ra chính xác, các đơn vị đào tạo cần triển khai quy trình quản lý hóa đơn theo các bước cụ thể sau:
- Bước 1: Kiểm tra điều khoản hợp đồng đào tạo: Phân định rõ số tiền học viên nộp hàng tháng là tiền thanh toán dịch vụ theo kỳ hay tiền đặt cọc bảo đảm hợp đồng theo Bộ luật Dân sự 2015.
- Bước 2: Ghi nhận thời điểm thu tiền thực tế: Khi học viên thanh toán tiền học phí trả góp của tháng (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản), bộ phận kế toán cần xác định ngày tiền vào tài khoản hoặc ngày lập phiếu thu.
- Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử: Lập và xuất hóa đơn điện tử cho học viên ngay trong ngày thu tiền hoặc ngày hoàn thành dịch vụ của tháng đó, đảm bảo các chỉ tiêu về tên, địa chỉ, mã số thuế người bán và thông tin người mua được ghi nhận đúng chuẩn.
- Bước 4: Lưu trữ và kê khai thuế: Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài chính để phục vụ công tác kê khai, quyết toán thuế định kỳ.
Mức xử phạt hành chính khi xuất hóa đơn học phí sai thời điểm
Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi cung cấp dịch vụ tại Việt Nam bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-125-2020-ND-CP-xu-phat-vi-pham-hanh-chinh-ve-thue-hoa-don-455646.aspx) (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-310-2025-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-125-2020-ND-CP-xu-phat-hanh-chinh-linh-vuc-thue-478004.aspx)). Khung tiền phạt cụ thể đối với tổ chức vi phạm được áp dụng như sau:
| Hành vi vi phạm | Số lượng hóa đơn vi phạm | Mức phạt tiền áp dụng (Dành cho tổ chức) |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ | 01 số hóa đơn | Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ | Từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn | Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ | Từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn | Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ | Từ 20 đến dưới 50 số hóa đơn | Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ | Từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn | Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ | Từ 100 số hóa đơn trở lên | Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng |
Do đó, các trung tâm đào tạo và cơ sở giáo dục cần duy trì việc xuất hóa đơn đúng thời điểm cho từng kỳ trả góp hằng tháng nhằm hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu hoặc phạt hành chính về hóa đơn.
Tóm tắt quy định thời điểm lập hóa đơn học phí trả góp
Tóm lại, khi học viên đóng học phí trả góp hằng tháng, cơ sở giáo dục phải lập hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm thu tiền từng đợt hoặc thời điểm hoàn thành dịch vụ của từng kỳ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) (trừ khoản đặt cọc bảo đảm hợp đồng theo Bộ luật Dân sự 2015). Việc áp dụng quy trình chuẩn và ghi nhận đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn giúp các cơ sở giáo dục trên địa bàn Hà Nội cũng như cả nước tuân thủ đúng pháp luật thuế và quản lý tài chính hiệu quả.