🎧 Nghe bài viết
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử ghi ngoại tệ không phải quy đổi ra Đồng Việt Nam khi nghiệp vụ bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định pháp luật
Hóa đơn điện tử ghi ngoại tệ không phải quy đổi ra Đồng Việt Nam trong trường hợp nào?
Doanh nghiệp và kế toán trên địa bàn Long Biên, Hà Nội khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa bằng ngoại tệ thường đặt câu hỏi: trong trường hợp nào hóa đơn điện tử được ghi ngoại tệ mà không bắt buộc phải quy đổi ra Đồng Việt Nam (VND)? Câu trả lời nằm tại tiết c.3 điểm c Mục 8 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx).
Theo quy định này, hóa đơn điện tử ghi ngoại tệ không phải quy đổi ra Đồng Việt Nam khi đáp ứng đồng thời hai điều kiện sau:
- Bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo đúng quy định của pháp luật về ngoại hối;
- Khoản bán hàng hóa đó được nộp thuế bằng ngoại tệ theo quy định.
Khi hội đủ hai điều kiện trên, tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn được ghi theo ngoại tệ; người bán không phải quy đổi số tiền thanh toán đó ra Đồng Việt Nam.
Quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx)
Mục 8 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) quy định chi tiết về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn. Đây là căn cứ để doanh nghiệp tại Hà Nội nói chung và quận Long Biên nói riêng tự rà soát tính hợp lệ của hóa đơn điện tử trước khi kê khai thuế.
Quy định về chữ viết trên hóa đơn điện tử
Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “()” hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu phải bảo đảm không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
Quy định về chữ số và dấu phân cách
Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn một trong hai cách ghi:
- Cách thứ nhất: đặt dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ; nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
- Cách thứ hai: sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.
Quy định về đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”. Đối với giao dịch bằng ngoại tệ, quy định phân biệt hai nhóm trường hợp:
- Nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối: đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời phải thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với Đồng Việt Nam theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ: tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra Đồng Việt Nam.
Mã ký hiệu ngoại tệ phải theo tiêu chuẩn quốc tế. Ví dụ cách ghi số và chữ trên hóa đơn:
- 13.800,25 USD – Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu;
- 5.000,50 EUR – Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu.
Mười nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử
Bên cạnh việc ghi đúng đồng tiền, hóa đơn điện tử còn phải bảo đảm đầy đủ các nội dung bắt buộc theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua (không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp giữa người mua và người bán có thỏa thuận).
- Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
Những điểm dễ sai sót khi lập hóa đơn điện tử ghi ngoại tệ
Trong quá trình xử lý chứng từ kế toán, kế toán viên tại các doanh nghiệp Việt Nam thường gặp một số lỗi phổ biến khi lập hóa đơn điện tử bằng ngoại tệ:
- Nhầm lẫn giữa trường hợp quy đổi và không quy đổi: cho rằng mọi hóa đơn xuất bằng ngoại tệ đều phải quy đổi ra Đồng Việt Nam nên ghi thêm tỷ giá không cần thiết; hoặc ngược lại, bỏ sót tỷ giá ở những trường hợp bắt buộc phải thể hiện.
- Không ghi tên đơn vị tiền tệ: chỉ thể hiện con số mà không ghi rõ tên ngoại tệ, không đáp ứng yêu cầu “đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ”.
- Áp dụng sai quy tắc dấu phân cách: trộn lẫn dấu chấm và dấu phẩy giữa các dòng trên cùng một hóa đơn, hoặc ghi khác nhau giữa hóa đơn và chứng từ kế toán.
- Ghi chữ nước ngoài sai vị trí: không đặt trong ngoặc đơn ở bên phải hoặc không đặt ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
- Bỏ sót nội dung bắt buộc: thiếu ký hiệu hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số… có thể khiến hóa đơn không được chấp nhận khi kê khai, khấu trừ thuế.
Lưu ý thực tiễn cho doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội
Với doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu, cung ứng dịch vụ cho đối tác nước ngoài trên địa bàn quận Long Biên, việc xác định đúng trường hợp được ghi ngoại tệ mà không phải quy đổi ra Đồng Việt Nam giúp hồ sơ hóa đơn – chứng từ thống nhất, tránh phải điều chỉnh sau khi đã kê khai.
Khi cần đối chiếu chính sách, doanh nghiệp có thể liên hệ Đội Thuế Long Biên — Thuế cơ sở Long Biên (453 Nguyễn Văn Linh, thuộc Thuế TP Hà Nội, Chi cục Thuế khu vực I — Cục Thuế, Bộ Tài chính; được tổ chức lại từ ngày 01/03/2025 theo Quyết định 381/QĐ-BTC) để được hướng dẫn.
Tóm lại: hóa đơn điện tử ghi ngoại tệ chỉ không phải quy đổi ra Đồng Việt Nam khi việc bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ đúng quy định của pháp luật về ngoại hối và khoản đó được nộp thuế bằng ngoại tệ; mọi trường hợp còn lại vẫn phải thể hiện tỷ giá ngoại tệ với Đồng Việt Nam theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.