Cửa hàng bán lẻ dùng hóa đơn điện tử có mã thay POS? 2025

Ban biên tập ANC · Đăng ngày 01/11/2026

Cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam có thể dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thay cho hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nếu đã đăng ký loại này.

Hóa đơn điện tử có mã có thể thay thế hóa đơn từ máy tính tiền cho cửa hàng bán lẻ?

Doanh nghiệp bán lẻ thường sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (POS) để ghi nhận giao dịch. Tuy nhiên, câu hỏi được đặt ra là: cửa hàng bán lẻ có được lựa chọn hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thay cho POS không? Câu trả lời dựa trên quy định của Nghị định 254/2026/NĐ (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx)‑CP và các thông tư hướng dẫn liên quan.

Quy định pháp lý về đối tượng sử dụng và lựa chọn loại hóa đơn điện tử

Theo Điều 6, khoản 1, điểm a của Nghị định 254/2026/NĐ (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx)‑CP, các đối tượng sau phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi bán hàng, cung cấp dịch vụ:

• Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có rủi ro cao về thuế (theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính).
• Doanh nghiệp trong các lĩnh vực đặc thù như điện lực, xăng dầu, viễn thông, tài chính ngân hàng, chứng khoán, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải… nếu đã xây dựng hạ tầng CNTT và có phần mềm kế toán, lập hóa đơn đáp ứng yêu cầu lưu trữ, tra cứu và truyền dữ liệu.

Đối với cửa hàng bán lẻ (siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, …) mà đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã, không bắt buộc phải đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Ngược lại, nếu không đăng ký loại có mã, cửa hàng phải sử dụng POS theo quy định.

Thủ tục đăng ký và các bước thực hiện cho cửa hàng bán lẻ

Để chuyển từ POS sang hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Kiểm tra tiêu chí rủi ro cao (xem phần “Tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao” dưới).
2. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký bao gồm:
   • Đơn đề nghị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
   • Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
   • Chứng minh có hệ thống phần mềm kế toán, lập hóa đơn đáp ứng chuẩn của Tổng cục Thuế.
3. Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế địa phương hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến của Bộ Tài chính.
4. Nhận mã số hóa đơn (có mã) từ cơ quan thuế sau khi hồ sơ được duyệt.
5. Triển khai phần mềm phát hành hóa đơn có mã, đào tạo nhân viên và cập nhật quy trình bán hàng.

Thời hiệu xử phạt vi phạm thuế và các rủi ro khi không tuân thủ

Theo Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-125-2020-ND-CP-xu-phat-vi-pham-hanh-chinh-ve-thue-hoa-don-455646.aspx)‑CP (được sửa đổi bởi Điểm b khoản 6 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-310-2025-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-125-2020-ND-CP-xu-phat-hanh-chinh-linh-vuc-thue-478004.aspx)‑CP), thời hiệu xử phạt được quy định như sau:

• Vi phạm thủ tục thuế: 02 năm kể từ ngày thực hiện hành vi vi phạm.
• Vi phạm trốn thuế (chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự) và khai sai dẫn đến thiếu hoặc tăng số tiền thuế: 05 năm kể từ ngày thực hiện hành vi.

Nếu cửa hàng bán lẻ không đăng ký loại hóa đơn phù hợp và tiếp tục sử dụng POS trong trường hợp phải dùng hóa đơn có mã, sẽ bị xem là vi phạm thủ tục thuế và chịu thời hiệu xử phạt 02 năm.

Tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao

Để quyết định việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã, cơ quan thuế dựa trên Điều 7 Thông tư 91/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-91-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-va-Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-699151.aspx)‑BTC. Các tiêu chí chính bao gồm:

Doanh nghiệp thuộc bất kỳ tiêu chí nào trên sẽ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không được lựa chọn POS.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)