🎧 Nghe bài viết
Doanh nghiệp Việt Nam phải rà soát 5 điểm quan trọng khi tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động năm 2026: đối tượng, mẫu hồ sơ, quy trình, chi phí và hậu quả vi phạm.
1. Tại sao việc rà soát hồ sơ khám sức khỏe định kỳ năm 2026 lại quan trọng?
- Tại sao việc rà soát hồ sơ khám sức khỏe định kỳ năm 2026 lại quan trọng?
Hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đã bị kiểm tra và phát hiện hồ sơ khám sức khỏe không đầy đủ, dẫn đến mức phạt lên tới 150 triệu đồng
Hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đã bị kiểm tra và phát hiện hồ sơ khám sức khỏe không đầy đủ, dẫn đến mức phạt lên tới 150 triệu đồng. Đối với người sử dụng lao động, việc chỉ có hoá đơn khám không đồng nghĩa với việc đã hoàn thành nghĩa vụ theo Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015. Nếu không đáp ứng đúng quy định, doanh nghiệp không chỉ mất tiền phạt mà còn gặp rủi ro về an toàn lao động và bảo hiểm xã hội.
2. Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị cho khám sức khỏe định kỳ
- Đối tượng khám: Tất cả người lao động, bao gồm cả nhân viên văn phòng; nhóm có công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, người khuyết tật, chưa thành niên, cao tuổi phải khám ít nhất mỗi 6 tháng.
- Mẫu hồ sơ theo độ tuổi:
- 06‑<18 tuổi: Mẫu số 02 (theo Phụ lục XXIV Thông tư 25/2026/TT (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 25/2026/TT)‑BYT).
- ≥18 tuổi: Mẫu số 03 (theo Phụ lục XXIV Thông tư 25/2026/TT‑BYT).
- Hồ sơ bổ sung:
- Giấy giới thiệu hoặc thông báo nội bộ (không bắt buộc nhưng hữu ích).
- Hợp đồng hoặc danh mục khám (nếu có).
- Kế hoạch, danh sách người lao động cần khám.
- Nội dung khám:
- Khám định kỳ: cận lâm sàng theo chỉ định bác sĩ.
- Khám phụ sản cho lao động nữ (theo Phụ lục XXV).
- Khám bệnh nghề nghiệp cho nhóm có nguy cơ.
3. Quy trình thực hiện khám sức khỏe định kỳ từng bước
- Chuẩn bị danh sách và phân nhóm: Rà soát ngày khám gần nhất, xác định nhóm 6 tháng/lần và nhóm 12 tháng/lần, đồng thời phân loại lao động nữ và người có nguy cơ nghề nghiệp.
- Chọn cơ sở y tế đủ điều kiện: Cơ sở phải đáp ứng yêu cầu chuyên môn kỹ thuật theo Điều 38 Thông tư 32/2023/TT (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 32/2023/TT)‑BYT (được sửa đổi bởi Thông tư 25/2026/TT‑BYT).
- Lập kế hoạch và ký hợp đồng (nếu có): Không bắt buộc ký hợp đồng tập thể; doanh nghiệp có thể cho từng nhân viên khám riêng lẻ, miễn đáp ứng nội dung và mẫu quy định.
- Thông báo và hướng dẫn người lao động: Gửi giấy giới thiệu hoặc thông báo nội bộ, chỉ rõ mẫu khám (02/03) và nội dung cần thực hiện.
- Thực hiện khám và thu thập chứng từ:
- Phiếu khám, kết quả cận lâm sàng, kết luận bác sĩ.
- Hóa đơn, chứng từ thanh toán (không dùng tiền mặt nếu trên 5 triệu đồng).
- Hồ sơ bệnh nghề nghiệp (nếu có).
- Thông báo kết quả và bố trí công việc: Đưa kết quả cho người lao động, điều chỉnh công việc phù hợp với tình trạng sức khỏe.
- Quản lý hồ sơ và báo cáo: Lưu trữ hồ sơ y tế, hoá đơn, bảng theo dõi; nộp báo cáo định kỳ cho cơ quan thuế và cơ quan quản lý lao động.
4. Chi phí khám sức khỏe, xử lý thuế và thời gian xử lý
Chi phí khám sức khỏe là khoản chi bắt buộc của người sử dụng lao động theo Khoản 1, 2 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015. Các khoản này không được chuyển sang người lao động.
| Hạng mục | Chi phí mẫu (VNĐ) | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khám định kỳ cho người lao động (đơn vị) | 800.000 | Theo mẫu số 03, bao gồm cận lâm sàng cơ bản. |
| Khám phụ sản (nếu có) | 1.200.000 | Áp dụng cho lao động nữ. |
| Khám bệnh nghề nghiệp | 1.500.000 | Đối với nhóm có nguy cơ. |
Ví dụ minh họa (giả định): doanh nghiệp có 50 người lao động, mỗi người chi phí khám định kỳ 800.000 VNĐ → 50 × 800.000 = 40.000.000 VNĐ.
Đối với khoản chi trên 5 triệu đồng, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (theo Khoản 6 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015).
Chi phí khám sức khỏe được trừ khi:
- Có hoá đơn, chứng từ hợp pháp.
- Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Được ghi nhận trong sổ sách kế toán và khai báo thuế TNDN.
Gói chăm sóc mở rộng (ví dụ: gói sức khỏe toàn diện) phải được phân loại riêng, không được tính vào chi phí bắt buộc.
5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Doanh nghiệp có thể cho nhân viên khám sức khỏe riêng lẻ mà không ký hợp đồng tập thể không?
Có. Theo Điều 38 Thông tư 32/2023/TT‑BYT (được sửa đổi bởi Thông tư 25/2026/TT‑BYT), doanh nghiệp có thể tổ chức khám sức khỏe định kỳ dạng riêng lẻ, miễn đáp ứng đúng mẫu hồ sơ (Mẫu 02/03) và nội dung khám quy định.
Chi phí khám sức khỏe có được trừ thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Có. Khi chi phí đáp ứng các điều kiện của Khoản 1, 2 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và có hoá đơn, chứng từ hợp pháp, doanh nghiệp có thể ghi nhận là chi phí hợp lý và trừ vào thu nhập chịu thuế TNDN.
Nếu một nhân viên không tham gia đợt khám định kỳ, doanh nghiệp phải làm gì?
Doanh nghiệp phải sắp xếp khám bù cho người lao động vắng, ghi nhận trong danh sách thực khám và lưu trữ hồ sơ bù. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp sẽ chịu mức phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Bao-hiem/Nghi-dinh-283-2026-ND-CP-xu-phat-vi-pham-hanh-chinh-linh-vuc-lao-dong-bao-hiem-xa-hoi-642116.aspx)‑CP.
6. Tóm tắt và bước tiếp theo
Để tránh rủi ro và mức phạt, doanh nghiệp cần:
- Rà soát đối tượng, chu kỳ và mẫu hồ sơ (Mẫu 02/03).
- Lập kế hoạch, chọn cơ sở y tế đủ điều kiện và thông báo cho người lao động