Thông báo làm thêm giờ 2026: Mẫu 02/PLIV, mức phạt và miễn thuế TNCN

Ban biên tập ANC · Đăng ngày 14/10/2026

Doanh nghiệp tại Việt Nam cần thông báo bằng văn bản cho Sở Nội vụ về việc tổ chức làm thêm giờ từ 200 đến 300 giờ/năm, sử dụng Mẫu số 02/PLIV ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Doanh nghiệp Việt Nam cần thông báo làm thêm giờ như thế nào? Quy định mới nhất về Mẫu 02/PLIV

Việc tổ chức làm thêm giờ (Overtime Work) là một hoạt động phổ biến tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, pháp luật lao động Việt Nam có những quy định chặt chẽ về giới hạn thời gian làm thêm giờ và nghĩa vụ thông báo của người sử dụng lao động. Một trong những quy định quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý là việc thông báo tổ chức làm thêm giờ vượt mức quy định cho cơ quan quản lý nhà nước.

Cụ thể, theo quy định hiện hành, khi doanh nghiệp tổ chức làm thêm giờ từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải thông báo bằng văn bản cho Sở Nội vụ (Department of Internal Affairs) nơi tổ chức làm thêm giờ và nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp. Mẫu thông báo được sử dụng là Mẫu số 02/PLIV, ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 145/2020/N)Đ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.

Mẫu số 02/PLIV là văn bản pháp lý quan trọng giúp cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt tình hình sử dụng lao động làm thêm giờ của doanh nghiệp, đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ các quy định về thời giờ làm việc. Việc sử dụng đúng mẫu và gửi đúng thời hạn là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý.

Mức phạt nghiêm khắc cho hành vi không thông báo làm thêm giờ theo Nghị định 283/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 283/2026/N)Đ-CP

Việc không tuân thủ quy định về thông báo làm thêm giờ có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng, bao gồm các mức phạt tiền đáng kể. Theo điểm b khoản 1 Điều 24 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, quy định về vi phạm thời giờ làm việc, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt nếu không thực hiện nghĩa vụ này.

Cụ thể, Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định:

• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động là cá nhân có hành vi không thông báo bằng văn bản cho Sở Nội vụ nơi tổ chức làm thêm giờ và nơi đặt trụ sở chính về việc tổ chức làm thêm giờ từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm.

Đồng thời, khoản 1 Điều 7 của Nghị định 283/2026/NĐ-CP cũng quy định về mức phạt tiền và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính. Theo đó, mức phạt tiền đối với tổ chức có hành vi vi phạm hành chính sẽ bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định thông báo làm thêm giờ, không chỉ để tránh các khoản phạt tài chính mà còn để đảm bảo môi trường làm việc minh bạch và hợp pháp tại Việt Nam.

Hồ sơ chứng minh tiền lương làm thêm giờ để được miễn thuế TNCN theo Nghị định 253/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 253/2026/N)Đ-CP

Một trong những lợi ích quan trọng đối với người lao động làm thêm giờ là việc tiền lương, tiền công làm thêm giờ có thể được miễn thuế thu nhập cá nhân (Personal Income Tax, PIT). Tuy nhiên, để được hưởng ưu đãi này, tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập cần phải có hồ sơ chứng minh rõ ràng theo quy định của pháp luật.

Căn cứ Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định về tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ, các điều kiện và hồ sơ cần thiết bao gồm:

1. Điều kiện miễn thuế: Tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc phải phù hợp với quy định về điều kiện và thời gian theo pháp luật về lao động. Điều này có nghĩa là việc làm thêm giờ phải tuân thủ các giới hạn về số giờ, điều kiện sức khỏe, và các quy định khác của Bộ luật Lao động.
2. Hồ sơ chứng minh:
   • Tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập phải lập bảng kê phản ánh rõ thời gian làm đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc, cùng với khoản tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đã trả cho người lao động. Bảng kê này cần được lưu giữ tại tổ chức, doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu của cơ quan thuế.
   • Trong trường hợp không lập bảng kê riêng, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm chứng minh khoản tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc thông qua các tài liệu khác như bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và các tài liệu hợp pháp khác có liên quan.
3. Lưu ý về phần vượt mức: Trường hợp tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ vượt mức quy định của pháp luật, thì phần vượt mức này sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các hồ sơ này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về thuế mà còn đảm bảo quyền lợi về thuế cho người lao động, tránh các tranh chấp hoặc truy thu thuế không đáng có.

Câu hỏi thường gặp về quy định làm thêm giờ và thuế TNCN

Doanh nghiệp có cần thông báo làm thêm giờ nếu chỉ tổ chức dưới 200 giờ/năm không?

Theo điểm b khoản 1 Điều 24 Nghị định 283/2026/NĐ-CP và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nghĩa vụ thông báo bằng văn bản cho Sở Nội vụ chỉ áp dụng khi doanh nghiệp tổ chức làm thêm giờ từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm. Do đó, nếu tổng số giờ làm thêm trong năm của doanh nghiệp dưới 200 giờ, doanh nghiệp không bắt buộc phải gửi thông báo này.

Nếu doanh nghiệp không lập bảng kê riêng cho tiền lương làm thêm giờ, có cách nào khác để chứng minh cho cơ quan thuế không?

Có. Theo Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không lập bảng kê riêng, có thể chứng minh khoản tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ thông qua các tài liệu hợp pháp khác như bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan khác. Điều quan trọng là các tài liệu này phải phản ánh rõ ràng thời gian làm thêm giờ và khoản tiền đã chi trả.

Mức phạt cho hành vi không thông báo làm thêm giờ có áp dụng cho cả doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam không?

Có. Các quy định về lao động và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bao gồm cả nghĩa vụ thông báo làm thêm giờ và các mức phạt liên quan, áp dụng chung cho tất cả người sử dụng lao động hoạt động tại Việt Nam, không phân biệt là doanh nghiệp trong nước hay doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, trừ khi có quy định đặc biệt khác. Do đó, doanh nghiệp nước ngoài cũng phải tuân thủ Nghị định 283/2026/NĐ-CP và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Hành động cần thiết cho doanh nghiệp để tuân thủ quy định về làm thêm giờ tại Việt Nam

Để đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động và thuế tại Việt Nam, các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các hành động sau:

• Theo dõi chặt chẽ thời gian làm thêm giờ: Thiết lập hệ thống ghi nhận chính xác tổng số giờ làm thêm của người lao động trong năm.
• Thông báo kịp thời: Khi tổng số giờ làm thêm dự kiến hoặc thực tế đạt từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm, doanh nghiệp cần lập và gửi Mẫu số 02/PLIV cho Sở Nội vụ nơi tổ chức làm thêm giờ và nơi đặt trụ sở chính theo đúng quy định của Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Chuẩn bị và lưu giữ bảng kê chi tiết về thời gian và tiền lương làm thêm giờ, hoặc các tài liệu thay thế như bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động để chứng minh khi cơ quan thuế yêu cầu, đảm bảo quyền lợi miễn thuế TNCN cho người lao động theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
• Rà soát và cập nhật kiến thức pháp luật: Thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật mới nhất về lao động và thuế để đảm bảo tuân thủ liên tục.

Việc chủ động tuân thủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các mức phạt hành chính mà còn xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho cả người sử dụng lao động và người lao động tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ trong việc hiểu rõ hơn các quy định này hoặc cần tư vấn về việc lập hồ sơ, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.