Nghị định 254/2026/NĐ-CP: 5 thay đổi quan trọng về hóa đơn điện tử 2026

Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Quy định mới nhất về hóa đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ 01/07/2026

Bạn đã sẵn sàng cho việc chuyển đổi sang hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc? Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP sẽ thay thế các nghị định cũ, đưa ra các quy định chi tiết về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới hàng triệu doanh nghiệp tại Việt Nam.

Chi tiết nội dung và căn cứ pháp lý của Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Theo Điều 43 của Nghị định, nội dung chi tiết bao gồm:

• Loại hóa đơn điện tử, đối tượng sử dụng, nội dung và thời điểm lập.
• Trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử và miễn phí dịch vụ.
• Quy định về chứng từ điện tử, phương thức lập, truyền dữ liệu và lưu trữ.
• Nguyên tắc bảo quản, chuyển đổi và xử lý sự cố.
• Trách nhiệm của cơ quan thuế, doanh nghiệp và người tiêu dùng.

Các quy định này dựa trên Luật Quản lý thuế 2025 (Điều 26, 27, 52) và được ban hành bởi Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế. Dưới đây là bảng so sánh nhanh giữa Nghị định mới và các nghị định cũ:

Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Để không bị xử phạt, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Đánh giá hệ thống hiện tại: Xác định xem phần mềm kế toán hiện đang hỗ trợ chuẩn hóa hóa đơn điện tử hay chưa.
2. Chọn nhà cung cấp dịch vụ (đối tác) có chứng nhận của cơ quan thuế địa phương và đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật.
3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ().
4. Đào tạo nhân viên về quy trình lập, ký, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử.
5. Thực hiện kiểm tra nội bộ và chạy thử nghiệm (pilot) trong 30 ngày trước ngày 01/07/2026.

Mức phạt và những điểm dễ sai khi không tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Việc không thực hiện đúng quy định có thể dẫn đến các hình phạt sau:

• Phạt tiền cho doanh nghiệp không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng thời hạn.
• Phạt bổ sung nếu không lập hóa đơn điện tử khi có yêu cầu.
• Đình chỉ hoạt động kinh doanh tạm thời nếu vi phạm nghiêm trọng hoặc gây mất thu ngân sách.

Những điểm dễ sai thường gặp:

• Không cập nhật thông tin người mua trên hóa đơn điện tử.
• Thiếu chữ ký số hợp lệ hoặc sử dụng chữ ký không thuộc danh mục được công nhận.
• Không lưu trữ bản sao lưu dữ liệu trong thời gian tối thiểu 10 năm.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Doanh nghiệp có cần phải thay đổi phần mềm kế toán hiện tại không?

Đúng. Theo Điều 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, phần mềm kế toán phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật của cơ quan thuế. Nếu phần mềm hiện tại không hỗ trợ ký số và truyền dữ liệu điện tử, doanh nghiệp phải nâng cấp hoặc thay thế để tránh vi phạm.

Làm sao để biết mình đã đăng ký thành công trên cổng thông tin điện tử?

Sau khi hoàn tất đăng ký, hệ thống sẽ gửi email xác nhận và mã số đăng ký. Doanh nghiệp có thể kiểm tra trạng thái đăng ký bằng cách đăng nhập vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và xem mục “Quản lý hóa đơn điện tử”.

Trong trường hợp khách hàng không cung cấp đầy đủ thông tin, doanh nghiệp có phải lập hóa đơn điện tử không?

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nếu khách hàng không cung cấp thông tin cần thiết, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điện tử với các trường dữ liệu “không xác định” (ví dụ: “KHÔNG CUNG CẤP THÔNG TIN”). Việc không lập hóa đơn sẽ bị xử phạt theo quy định tại mục phạt bổ sung.

Hành động ngay: Các bước chuẩn bị cho doanh nghiệp trước ngày 01/07/2026

Để không bị gián đoạn hoạt động, doanh nghiệp nên thực hiện ngay các hành động sau:

• Liên hệ ANC Việt Nam để được tư vấn miễn phí về và liên quan tới chuyển đổi hệ thống.
• Kiểm tra và cập nhật danh sách khách hàng, đối tác để đảm bảo thông tin đầy đủ trên hóa đơn điện tử.
• Thực hiện đào tạo nội bộ và chuẩn bị tài liệu hướng dẫn quy trình mới.
• Đăng ký sử dụng dịch vụ qua cổng thông tin ngay