🎧 Nghe bài viết
Doanh nghiệp phát hiện hóa đơn điện tử sai phải lập biên bản thỏa thuận và thay thế hóa đơn theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC và Nghị định 254/2026/NĐ‑CP.
Vì sao việc lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử sai sót lại quan trọng?
- Vì sao việc lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử sai sót lại quan trọng?
Hơn 70% doanh nghiệp Việt Nam đã gặp phải lỗi trong hóa đơn điện tử (sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất…)
Hơn 70% doanh nghiệp Việt Nam đã gặp phải lỗi trong hóa đơn điện tử (sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất…). Nếu không thực hiện biên bản thỏa thuận và thay thế đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh, thậm chí chịu phạt hành chính. Vì vậy, nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là yếu tố then chốt để tránh rủi ro tài chính.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị trước khi thay thế
- Hóa đơn điện tử đã lập sai (có mã của cơ quan thuế hoặc chưa có mã).
- Biên bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, ghi rõ các nội dung sai (mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, …).
- Đối với người mua là cá nhân: thông báo bằng văn bản hoặc công bố trên website của người bán (nếu có).
- Bản sao giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của cả hai bên (giấy đăng ký kinh doanh, CMND/CCCD).
- Phiếu ký số (nếu sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
Hồ sơ trên phải được lưu trữ tại đơn vị bán và sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Quy trình thực hiện thay thế hóa đơn điện tử sai sót
- Phát hiện lỗi: Người bán kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn điện tử (mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, …).
- Lập biên bản thỏa thuận:
- Đối với tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh – ký kết biên bản ghi rõ nội dung sai.
- Đối với cá nhân – thông báo bằng văn bản hoặc công bố trên website.
- Chuẩn bị hóa đơn điện tử mới:
- Nếu sử dụng hóa đơn có mã: ký số trên hóa đơn mới và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã.
- Nếu sử dụng hóa đơn không có mã: ký số trực tiếp trên hóa đơn mới và gửi cho người mua.
- Ghi chú thay thế: Trên hóa đơn mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
- Gửi hóa đơn mới:
- Gửi hóa đơn có mã cho người mua ngay sau khi nhận mã.
- Đối với hóa đơn không có mã, gửi trực tiếp cho người mua và lưu trữ bản sao có ký số.
- Lưu trữ và báo cáo: Lưu giữ biên bản thỏa thuận và hóa đơn thay thế tại đơn vị bán; cập nhật thông tin thay thế trong hệ thống kế toán và khai báo thuế.
Chi phí và thời gian xử lý thay thế hóa đơn
| Hạng mục | Chi phí (VNĐ) | Thời gian dự kiến |
|---|---|---|
| Chuẩn bị biên bản thỏa thuận (nếu có luật sư) | 0 – 2.000.000 (tùy mức phí tư vấn) | 1 – 2 ngày làm việc |
| Ký số điện tử trên hóa đơn mới | 200.000 – 500.000 (phí chứng thư ký số) | Trong ngày |
| Gửi và nhận mã từ cơ quan thuế (hóa đơn có mã) | Miễn phí | Trong vòng 24 giờ (theo quy định của Tổng cục Thuế) |
| Lưu trữ điện tử (hệ thống kế toán) | 0 – 1.000.000 (phụ thuộc phần mềm) | Liên tục |
Những chi phí trên chỉ mang tính tham khảo; doanh nghiệp có thể thương lượng với nhà cung cấp dịch vụ ký số hoặc phần mềm kế toán để tối ưu.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| Biên bản thay thế | Replacement Record | Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-91-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-va-Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-699151.aspx)‑BTC |
| Hóa đơn điện tử | Electronic Invoice | Điều 10, Điều 24 Thông tư 91/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-91-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-va-Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-699151.aspx)‑BTC |
Làm sao để biết hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa?
Theo Thông tư 91/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-91-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-va-Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-699151.aspx)‑BTC, hóa đơn có mã sẽ có trường “Mã số thuế” và “Mã số hóa đơn” do cơ quan thuế cấp. Khi người bán nhận được mã, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái “Đã cấp mã”.
Trong trường hợp người mua là cá nhân, có cần ký biên bản thỏa thuận không?
Không. Khi người mua là cá nhân, người bán chỉ cần thông báo cho người mua bằng văn bản hoặc công bố trên website (nếu có) và lưu giữ bằng chứng thông báo. Đây là quy định tại điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-91-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-va-Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-699151.aspx)‑BTC.
Nếu không thay thế ngay mà chỉ điều chỉnh nội dung trên hóa đơn đã phát hành, có được không?
Đối với hóa đơn được lập theo Nghị định 51/2010/NĐ (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 51/2010/NĐ)‑CP, Nghị định 04/2014/NĐ (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 04/2014/NĐ)‑CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, phải lập hóa đơn mới thay thế và ghi chú “Thay thế cho”. Việc chỉ điều chỉnh mà không thay thế sẽ không đáp ứng yêu cầu của khoản 2 Điều 24 Thông tư 91/2026/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-91-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-va-Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-699151.aspx)‑BTC và có thể bị xử phạt.
Tóm tắt và bước tiếp theo
Để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần phát hiện lỗi, lập biên bản thỏa thuận (hoặc thông báo), tạo hóa đơn điện tử mới có ký số, ghi chú “Thay thế cho” và lưu trữ đầy đủ hồ sơ. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có quy trình nội bộ, ANC Việt Nam sẵn sàng tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.