Nếu hóa đơn chỉ sai ngày lập nhưng các thông tin khác đúng, doanh nghiệp không cần lập lại hoặc điều chỉnh hóa đơn.
Tại sao việc xử lý hóa đơn xuất sai ngày lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
Hóa đơn là chứng từ bắt buộc để kê khai thuế GTGT và thuế TNCN. Khi ngày lập hóa đơn không khớp với thời gian giao dịch thực tế, cơ quan thuế có thể xem đây là vi phạm “lập hóa đơn không đúng thời điểm” và áp dụng mức phạt nặng. Ngoài ra, nếu ngày sai kèm theo các nội dung khác (mã số thuế, giá trị, thuế suất…) thì sẽ ảnh hưởng đến tính hợp pháp của chứng từ, gây rủi ro kiểm toán và có thể dẫn đến việc từ chối công nhận chi phí. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định để kịp thời xử lý, tránh phát sinh chi phí phạt và rủi ro pháp lý.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị khi phát hiện hóa đơn sai ngày
- Hóa đơn điện tử đã được cấp mã số thuế của cơ quan thuế (hoặc chưa cấp nhưng đã gửi dữ liệu).
- Biên bản ghi nhận sai sót ngày lập (nếu có).
- Mẫu số 04/SS‑HĐĐT Phụ lục III (theo Thông tư 91/2026/TT (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 91/2026/TT)‑BTC) để thông báo cho cơ quan thuế.
- Thông tin đầy đủ của người bán và người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Hệ thống phần mềm kế toán/hoá đơn điện tử có quyền truy cập để thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế.
Quy trình thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử
- Xác định mức độ sai sót. Kiểm tra xem lỗi chỉ nằm ở ngày lập hay còn kèm các nội dung bắt buộc khác (mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế).
- Thông báo cho người mua. Nếu lỗi chỉ về ngày, thông báo cho người mua rằng hóa đơn vẫn hợp lệ và không cần lập lại.
- Thông báo cho cơ quan thuế. Gửi mẫu 04/SS‑HĐĐT Phụ lục III để báo cáo hóa đơn đã lập sai (có hoặc không có mã số thuế).
- Chọn hình thức xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế).
- Điều chỉnh: Dùng khi lỗi liên quan đến nội dung bắt buộc (trừ ngày). Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
- Thay thế: Dùng khi muốn hủy bỏ hoàn toàn hóa đơn sai và phát hành hóa đơn mới. Ghi dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
- Gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho cơ quan thuế. Thực hiện qua phần mềm hoá đơn điện tử, đảm bảo dữ liệu được truyền đầy đủ trong ngày làm việc.
- Gửi bản sao cho người mua. Người mua sẽ dùng hóa đơn mới (điều chỉnh hoặc thay thế) để kê khai thuế.
- Lưu trữ chứng từ. Lưu trữ cả hóa đơn gốc, báo cáo sai sót và hóa đơn điều chỉnh/thay thế ít nhất 10 năm theo quy định của Bộ Tài chính.
Chi phí, mức phạt và thời gian xử lý vi phạm lập hóa đơn không đúng thời điểm
Theo khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 125/2020/N)Đ‑CP (được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 310/2025/N)Đ‑CP), mức phạt phụ thuộc vào số lượng hóa đơn vi phạm và loại hàng hóa/dịch vụ. Bảng dưới đây tổng hợp mức phạt dành cho tổ chức; mức phạt cho cá nhân bằng 1/2 mức phạt của tổ chức.
| Số lượng hóa đơn vi phạm | Hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ | Hóa đơn hàng hóa, dịch vụ dùng cho khuyến mại, tặng quà, cho vay, … |
|---|---|---|
| Cảnh cáo | – | 01 hóa đơn |
| 500.000 – 1.500.000 đ | 01 hóa đơn | 02 – 09 hóa đơn |
| 2.000.000 – 5.000.000 đ | 02 – 09 hóa đơn | 10 – 49 hóa đơn |
| 5.000.000 – 15.000.000 đ | 10 – 19 hóa đơn | 50 – 99 hóa đơn |
| 15.000.000 – 30.000.000 đ | 20 – 49 hóa đơn | 100 hóa đơn trở lên |
| 30.000.000 – 50.000.000 đ | 50 – 99 hóa đơn | – |
| 50.000.000 – 70.000.000 đ | 100 hóa đơn trở lên | – |
Thời gian xử lý vi phạm thường từ 5 đến 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, tùy vào mức độ phức tạp của hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| Hóa đơn điện tử | Electronic Invoice | Thông tư 91/2026/TT‑BTC |
| Điều chỉnh | Adjustment | Thông tư 91/2026/TT‑BTC, khoản 1 Điều 10 |
| Thay thế | Replacement | Thông tư 91/2026/TT‑BTC, khoản 1 Điều 10 |
| Mã số thuế | Tax Identification Number (TIN) | Nghị định 125/2020/NĐ‑CP |
Hóa đơn chỉ sai ngày lập, tôi có cần lập lại hóa đơn không?
Không. Khi chỉ có lỗi về ngày lập và các nội dung khác (tên, MST, hàng hóa, số tiền, thuế suất…) vẫn đúng, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và báo cáo cho cơ quan thuế bằng mẫu 04/SS‑HĐĐT. Không cần lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.
Hóa đơn sai ngày và đồng thời sai mã số thuế, tôi phải làm gì?
Trong trường hợp có sai sót về mã số thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, doanh nghiệp phải lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Lập hóa đơn điều chỉnh ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn …”, hoặc lập hóa đơn mới thay thế ghi dòng “Thay thế cho hóa đơn …”. Sau đó gửi lên cơ quan thuế và cung cấp bản sao cho người mua.
Vi phạm lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị phạt bao nhiêu?
Theo Nghị định 125/2020/NĐ‑CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ‑CP), mức phạt từ 500.000 đ đến 70.000.000 đ tùy số lượng hóa đơn vi phạm và loại hàng hóa/dịch vụ. Đối với cá nhân, mức phạt bằng 1/2 mức phạt của tổ chức.
\
💬 Cần tư vấn về chủ đề này?
Đội ngũ ANC Việt Nam — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn.
Hoặc inbox Facebook ANC Việt Nam — phản hồi trong giờ hành chính.
— 15 điểm rà soát trước khi nộp quyết toán TNDN & GTGT (PDF 1 trang)