Khi phát hiện lỗi sai tên hàng hoá trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không chỉ gửi thông báo mà phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC.
Sai tên hàng hoá trên hóa đơn điện tử: Khi nào phải điều chỉnh hay thay thế?
- Sai tên hàng hoá trên hóa đơn điện tử: Khi nào phải điều chỉnh hay thay thế?
Trong thực tiễn, hơn 30% doanh nghiệp Việt Nam đã gặp phải trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai tên hàng hoá
Trong thực tiễn, hơn 30% doanh nghiệp Việt Nam đã gặp phải trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai tên hàng hoá. Khi lỗi này xảy ra, công ty không chỉ thông báo mà phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định của Thông tư 91/2026/TT (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 91/2026/TT)‑BTC (điểm b khoản 1 Điều 10). Nếu lỗi chỉ liên quan tới tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ… thì chỉ cần thông báo; nhưng nếu lỗi bao gồm tên hàng hoá, mã số thuế, thuế suất… thì bắt buộc phải lập lại hóa đơn.
Hồ sơ và thủ tục chuẩn bị khi phát hiện lỗi tên hàng hoá
- Biên bản/ văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai (đối với tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh).
- Mẫu số 04/SS‑HĐĐT (Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT‑BTC) để thông báo cho cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử cần điều chỉnh hoặc thay thế (đã ký số).
- Đối với hóa đơn có mã số thuế của cơ quan thuế: yêu cầu cấp mã mới sau khi ký số.
- Đối với hóa đơn không có mã: gửi trực tiếp cho người mua sau khi ký số.
Quy trình thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử
- Xác định loại lỗi: Nếu lỗi bao gồm tên hàng hoá, thuế suất, số tiền… thì phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Chuẩn bị văn bản thỏa thuận:
- Đối với người mua là tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: ký biên bản thỏa thuận.
- Đối với người mua là cá nhân: thông báo trực tiếp hoặc đăng trên website (nếu có).
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Thêm dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
- Lập hóa đơn thay thế: Thêm dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
- Ký số điện tử: Thực hiện ký số trên hóa đơn mới (điều chỉnh hoặc thay thế).
- Gửi hóa đơn:
- Hóa đơn không có mã: gửi trực tiếp cho người mua.
- Hóa đơn có mã: gửi cho cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi cho người mua.
- Lưu trữ: Giữ lại văn bản thỏa thuận và bản sao hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Trong trường hợp cùng một tháng có nhiều hóa đơn sai cùng thông tin (tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất) với cùng người mua, doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất kèm bảng kê các hóa đơn đã sai (Mẫu số 01/BK‑ĐCTT, Phụ lục III).
Chi phí, thời gian xử lý và mức phạt liên quan
| Số lượng hóa đơn sai thời điểm | Mức phạt (VNĐ) |
|---|---|
| 1 hóa đơn | 500.000 – 1.500.000 |
| 2 – 9 hóa đơn | 500.000 – 5.000.000 |
| 10 – 49 hóa đơn | 2.000.000 – 15.000.000 |
| 50 – 99 hóa đơn | 5.000.000 – 30.000.000 |
| ≥100 hóa đơn | 15.000.000 – 70.000.000 |
Chi phí thực tế để lập lại hóa đơn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã đăng ký dịch vụ ký số và phần mềm quản lý hóa đơn điện tử. Thông thường, chi phí ký số cho mỗi hóa đơn khoảng 30.000 đ – 50.000 đ, thời gian xử lý từ 1‑3 ngày làm việc (kể cả thời gian chờ cấp mã mới nếu cần).
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| Hóa đơn điện tử | Electronic Invoice | Thông tư 91/2026/TT‑BTC |
| Hóa đơn điều chỉnh | Adjusted Invoice |
💬 Cần tư vấn về chủ đề này?Đội ngũ ANC Việt Nam — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn. Để lại một bình luận |