Hộ kinh doanh cần dùng 4 mẫu sổ kế toán? Hướng dẫn chi tiết 2025

Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế phải dùng đồng thời 4 mẫu sổ kế toán (S2b‑HKD, S2c‑HKD, S2d‑HKD, S2e‑HKD) theo

Hộ kinh doanh nào phải dùng đồng thời 4 mẫu sổ kế toán? – Điều gì quan trọng nhất?

Bạn đang điều hành một hộ kinh doanh và phải nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu đồng thời thuế TNCN trên thu nhập tính thuế? Nếu có, bạn sẽ phải sử dụng 4 mẫu sổ kế toán theo quy định mới của Thông tư 152/2025/TT (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 152/2025/TT)‑BTC. Quy định này có hiệu lực ngay khi bạn khai thuế và ảnh hưởng trực tiếp đến cách ghi chép, lưu trữ và đối chiếu số liệu tài chính.

Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý về việc sử dụng 4 mẫu sổ kế toán

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 6 Thông tư 152/2025/TT‑BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế phải áp dụng các sổ kế toán sau:

Những mẫu sổ này phải được lập, ghi chép đầy đủ và bảo quản theo quy định của pháp luật thuế.

Các bước thực hiện để lập và lưu trữ sổ kế toán đúng quy định

• Chuẩn bị chứng từ kế toán: hoá đơn, bảng kê mua hàng, các chứng từ khác làm căn cứ xác định doanh thu và chi phí.
• Tải và in mẫu sổ S2b‑HKD, S2c‑HKD, S2d‑HKD, S2e‑HKD từ trang web của Bộ Tài chính hoặc cơ quan thuế địa phương.
• Ghi chép đầy đủ thông tin: ngày, tháng, năm, nội dung giao dịch, số tiền, người thực hiện và ký, đóng dấu (nếu có).
• Kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ với hoá đơn điện tử hoặc thông báo thuế của cơ quan thuế.
• Lưu trữ sổ kế toán và các chứng từ liên quan trên phương tiện điện tử hoặc bản giấy tối thiểu 05 năm (theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 152/2025/TT‑BTC).

Mức phạt và những điểm dễ sai khi không tuân thủ

Việc không lập đầy đủ 4 mẫu sổ hoặc lưu trữ không đủ thời gian có thể dẫn đến các hình thức xử phạt theo quy định về thuế và kế toán, bao gồm phạt tiền, truy thu thuế và có thể bị tạm ngừng hoạt động kinh doanh. Các lỗi thường gặp:

• Thiếu một trong bốn mẫu sổ, dẫn đến không đủ căn cứ kiểm tra thuế.
• Ghi chép không đầy đủ ngày tháng, ký tên, đóng dấu.
• Lưu trữ sổ kế toán dưới 5 năm hoặc không bảo quản trên phương tiện điện tử khi được phép.

Câu hỏi thường gặp

1. Thời gian lưu trữ sổ kế toán tối thiểu là bao lâu?

Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 152/2025/TT‑BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lưu trữ sổ kế toán và các chứng từ liên quan ít nhất 05 năm. Đối với hoá đơn, thời gian lưu trữ tuân theo quy định riêng của pháp luật thuế.

2. Người đại diện hộ kinh doanh có thể để con ruột làm kế toán không?

Điều 2 Thông tư 152/2025/TT‑BTC cho phép người đại diện bố trí cha, mẹ, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột làm kế toán cho hộ kinh doanh. Vì vậy, con ruột hoàn toàn có thể được giao nhiệm vụ kế toán nếu đáp ứng yêu cầu năng lực và trung thực.

3. Khi sử dụng hoá đơn điện tử, tôi vẫn phải lập 4 mẫu sổ kế toán chứ?

Đúng. Ngay cả khi sử dụng hoá đơn điện tử, hộ kinh doanh vẫn phải lập các mẫu sổ S2b‑HKD, S2c‑HKD, S2d‑HKD và S2e‑HKD để theo dõi, đối chiếu số thuế phải nộp theo thông báo của cơ quan thuế (Khoản 4 Điều 6 Thông tư 152/2025/TT‑BTC).

Hành động ngay: Những việc doanh nghiệp cần làm

• Kiểm tra xem doanh nghiệp có nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế không.
• Tải và in đầy đủ 4 mẫu sổ kế toán (S2b‑HKD, S2c‑HKD, S2d‑HKD, S2e‑HKD).
• Đảm bảo mọi chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, ký tên và đóng dấu.
• Lưu trữ sổ kế toán và chứng từ ít nhất 05 năm, ưu tiên trên phương tiện điện tử để dễ quản lý.
• Nếu không có nhân viên kế toán chuyên nghiệp, bố trí người thân có năng lực hoặc thuê để tránh sai sót.

Nếu doanh nghiệp bạn gặp khó khăn trong việc lập sổ kế toán hoặc muốn tư vấn chi tiết về quy định thuế, ANC Việt Nam sẵn sàng hỗ trợ qua hotline 0942597477.