Tóm tắt nhanh: Khi cơ quan thuế yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải giải trình, bổ sung thông tin trong vòng 03 ngày làm việc, tuân thủ quy trình 5 bước theo Thông tư 91/2026/TT (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 91/2026/TT)‑BTC và Nghị định 254/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 254/2026/N)Đ‑CP. Nếu chứng minh được việc sử dụng hợp pháp, doanh nghiệp tiếp tục dùng hóa đơn điện tử; nếu không, sẽ nhận thông báo ngừng sử dụng và chịu mức phạt theo quy định.
Khi cơ quan thuế yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải giải trình, bổ sung thông tin trong 03 ngày làm việc, tuân thủ quy trình 5 bước theo Thông
1. Tại sao doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
- Tại sao doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
Bạn có biết hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đã từng nhận thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và phải chịu phạt vì không giải trình kịp thời? Việc không hiểu đúng quy trình không chỉ gây gián đoạn hoạt động bán hàng mà còn dẫn đến mất doanh thu, tăng chi phí xử lý và rủi ro pháp lý - ⚠️ Mức phạt: Nếu không giải trình trong thời hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10% đến 30% giá trị hóa đơn điện tử đã phát hành, tối đa 100 triệu đồng (theo Nghị định 254/2026/NĐ‑CP)
- Không giải trình (bị ngừng sử dụng) Phạt 10% – 30% giá trị hóa đơn (ví dụ: doanh thu 5 tỷ, phí phạt 500 triệu – 1,5 tỷ) 30 ngày – 60 ngày để khôi phục (kèm phí xử lý) Rủi ro cao, ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh
- Nếu không giải trình, mức phạt tối đa 30% = 15 tỷ đồng
- Cơ quan thuế sẽ thông báo nếu doanh nghiệp có các dấu hiệu: khai báo thuế chênh lệch >30%, phát hiện giao dịch bất thường qua hệ thống e‑Tax, hoặc có quyết định khởi tố liên quan đến thuế
Bạn có biết hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đã từng nhận thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và phải chịu phạt vì không giải trình kịp thời? Việc không hiểu đúng quy trình không chỉ gây gián đoạn hoạt động bán hàng mà còn dẫn đến mất doanh thu, tăng chi phí xử lý và rủi ro pháp lý. Đặc biệt, sau khi Thông tư 91/2026/TT‑BTC có hiệu lực từ 01/7/2026, các cơ quan thuế đã thắt chặt việc giám sát và áp dụng biện pháp ngừng sử dụng nhanh hơn. Vì vậy, nắm vững các bước giải trình, thời hạn và hồ sơ cần chuẩn bị là yếu tố quyết định để doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục và tránh các mức phạt nặng.
2. Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị trước khi giải trình
- Đối tượng phải giải trình: Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp đã chấm dứt mã số thuế hoặc đã tạm ngừng kinh doanh.
- Hồ sơ cơ bản:
- Đơn đề nghị giải trình (theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III).
- Bản sao chứng từ chứng minh việc phát hành, lưu trữ và sử dụng hóa đơn điện tử (file XML, PDF, chứng từ kế toán).
- Báo cáo công việc phát sinh trong thời gian giải trình (bảng kê chi tiết).
- Giấy ủy quyền (nếu doanh nghiệp ủy thác bên thứ ba).
- Thông tin cần cung cấp:
- Mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký.
- Số lượng hóa đơn điện tử đã phát hành trong 30 ngày gần nhất.
- Lý do gây ra thông báo (ví dụ: phát hiện sai sót, nghi ngờ gian lận).
3. Quy trình thực hiện giải trình với cơ quan thuế (5 bước chi tiết)
- Nhận thông báo điện tử (thời gian: ngay khi nhận). Cơ quan thuế gửi thông báo qua hệ thống e‑Tax, nội dung gồm mã thông báo, thời hạn 03 ngày làm việc và yêu cầu cụ thể.
- Chuẩn bị và nộp hồ sơ giải trình (trong vòng 03 ngày làm việc). Doanh nghiệp có thể:
- Đến trực tiếp cơ quan thuế để nộp bản giấy.
- Gửi hồ sơ bằng phương thức điện tử (đính kèm file PDF, XML).
- Gửi qua bưu điện có chứng nhận gửi đi (đối với doanh nghiệp không có kết nối internet).
- Kiểm tra và phản hồi của cơ quan thuế (thời gian: 01 ngày làm việc). Cơ quan thuế sẽ xem xét hồ sơ, nếu đủ thì cấp phép tiếp tục sử dụng; nếu chưa đủ, sẽ gửi thông báo lần 2 yêu cầu bổ sung.
- Giải trình lần 2 (nếu có) – doanh nghiệp có thêm 03 ngày làm việc để bổ sung thông tin còn thiếu.
- Quyết định cuối cùng – nếu sau lần 2 vẫn không chứng minh được, cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TB‑NSD) và áp dụng mức phạt theo quy định.
4. Chi phí và thời gian xử lý (bảng so sánh các phương án)
| Phương án | Chi phí dự kiến (VNĐ) | Thời gian xử lý | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Giải trình qua Cổng điện tử | 2.000.000 – 5.000.000 (phí dịch vụ phần mềm, lưu trữ) | 3 – 5 ngày làm việc | Tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro mất hồ sơ. |
| Nộp hồ sơ giấy tại cơ quan thuế | 1.500.000 – 3.000.000 (phí bưu điện, công chứng) | 5 – 7 ngày làm việc | Phải có người đại diện trực tiếp. |
| Không giải trình (bị ngừng sử dụng) | Phạt 10% – 30% giá trị hóa đơn (ví dụ: doanh thu 5 tỷ, phí phạt 500 triệu – 1,5 tỷ) | 30 ngày – 60 ngày để khôi phục (kèm phí xử lý) | Rủi ro cao, ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh. |
Ví dụ tính phí phạt: Công ty X phát hành 10.000 hóa đơn điện tử, mỗi hóa đơn trị giá trung bình 5.000.000 đồng → tổng giá trị 50 tỷ đồng. Nếu không giải trình, mức phạt tối đa 30% = 15 tỷ đồng. Đây là khoản chi phí mà doanh nghiệp cần tránh bằng cách giải trình kịp thời.
5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử | Electronic Invoice Suspension (EIS) | Thông tư 91/2026/TT‑BTC, khoản 1 Điều 8 |
| Giải trình | Explanation / Clarification | Điều 6, Thông tư 91/2026/TT‑BTC |
| Thông báo điện tử | Electronic Notice | Nghị định 254/2026/NĐ‑CP, khoản 2 Điều 6 |
Doanh nghiệp có thể trả lời thông báo bằng email không?
Có. Theo khoản d.1 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT‑BTC, người nộp thuế có thể giải trình bằng văn bản điện tử, bao gồm email có chữ ký số hoặc nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, cần lưu giữ bản sao và xác nhận đã nhận được để tránh tranh chấp.
Làm sao biết mình thuộc diện “rủi ro cao” và phải chịu biện pháp ngừng sử dụng ngay?
Diễn giải tại Thông tư 94/2026/TT (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 94/2026/TT)‑BTC, điểm d khoản 2 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT‑BTC. Cơ quan thuế sẽ thông báo nếu doanh nghiệp có các dấu hiệu: khai báo thuế chênh lệch >30%, phát hiện giao dịch bất thường qua hệ thống e‑Tax, hoặc có quyết định khởi tố liên quan đến thuế. Khi nhận được thông báo, doanh nghiệp phải thực hiện giải trình trong 03 ngày làm việc.
Nếu doanh nghiệp đã giải trình nhưng vẫn bị từ chối, có thể kháng cáo như thế nào?
Theo Nghị định 254/2026/NĐ‑CP, doanh nghiệp có quyền nộp đơn kháng cáo lên Cục Thuế trong vòng 15 ngày làm việc kể từ
💬 Cần tư vấn về chủ đề này?
Đội ngũ ANC Việt Nam — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn.
Hoặc inbox Facebook ANC Việt Nam — phản hồi trong giờ hành chính.
— 15 điểm rà soát trước khi nộp quyết toán TNDN & GTGT (PDF 1 trang)