Chi phí dịch vụ mua ngoài của hộ kinh doanh được trừ thuế TNCN năm 2025: Điều kiện và danh mục chi tiết
- Mức phạt và những lỗi thường gặp khi không đáp ứng điều kiện trừ thuế
Việc không tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về chứng từ và thanh toán có thể dẫn đến các hình phạt sau:
Phạt tiền: 0,5% – 2% giá trị chi phí không có chứng từ hợp lệ (theo Thông tư 111/2023/TT-BTC) - Phạt hành chính: 10 % – 20% giá trị thuế chưa nộp nếu phát hiện khai báo sai
- ⚠️ Mức phạt: Nếu chứng từ không hợp lệ, cơ quan thuế có thể áp dụng mức phạt 1% giá trị chi phí không có chứng từ, tối đa 10 triệu đồng cho mỗi lần vi phạm
Bạn có biết rằng từ ngày 01/01/2025, các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài của hộ kinh doanh tại Việt Nam sẽ được tính vào chi phí hợp lý để giảm thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu đáp ứng đầy đủ các tiêu chí? Điều này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi năm.
Quy định mới được đưa ra trong Khoản 1 Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, áp dụng cho mọi hộ kinh doanh hoạt động tại Việt Nam, bao gồm cả các doanh nghiệp mới thành lập và doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm.
Căn cứ pháp lý và các khoản chi phí được trừ theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP
Theo Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, các khoản chi phí được trừ thuế TNCN cho hộ kinh doanh bao gồm:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá dùng trong sản xuất, kinh doanh.
- Chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc và các khoản chi trả cho người lao động có đóng bảo hiểm bắt buộc.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (theo quy định về khấu hao tài sản cố định).
- Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, internet, vận chuyển, thuê tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng (có hóa đơn, chứng từ).
- Chi phí trả lãi vay vốn sản xuất, kinh doanh của tổ chức tín dụng theo lãi suất thực tế.
- Các khoản chi khác phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Ngược lại, các khoản chi không được trừ bao gồm chi phí không liên quan tới hoạt động kinh doanh, chi phí không có chứng từ, chi phí lương không thực tế, chi phí phạt vi phạm hành chính, và các khoản chi phục vụ nhu cầu cá nhân.
Các bước thực hiện khai báo chi phí dịch vụ mua ngoài cho hộ kinh doanh
Để đảm bảo các chi phí dịch vụ mua ngoài được trừ đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Thu thập chứng từ: Lưu giữ hóa đơn, chứng từ thanh toán (chuyển khoản, thẻ) cho mọi khoản chi trên 5 triệu đồng.
- Kiểm tra tính hợp lệ: Đảm bảo các chứng từ đáp ứng yêu cầu của Luật Quản lý, sử dụng hóa đơn và Luật Thuế GTGT.
- Phân loại chi phí: Ghi nhận chi phí vào sổ kế toán theo đúng tài khoản (ví dụ: 642 – Chi phí dịch vụ mua ngoài).
- Điền vào tờ khai TNCN: Khi khai thuế TNCN (mẫu 02/KK-TNCN), nhập tổng số chi phí dịch vụ mua ngoài vào mục “Chi phí hợp lý”.
- Nộp tờ khai và nộp thuế: Hoàn thành nộp tờ khai trước ngày 30/04/2025 cho năm tài chính 2024.
Mức phạt và những lỗi thường gặp khi không đáp ứng điều kiện trừ thuế
Việc không tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về chứng từ và thanh toán có thể dẫn đến các hình phạt sau:
- Phạt tiền: 0,5% – 2% giá trị chi phí không có chứng từ hợp lệ (theo Thông tư 111/2023/TT-BTC).
- Không được trừ chi phí: Toàn bộ khoản chi sẽ bị loại khỏi tính chi phí hợp lý, làm tăng thu nhập chịu thuế.
- Phạt hành chính: 10 % – 20% giá trị thuế chưa nộp nếu phát hiện khai báo sai.
Những lỗi thường gặp:
- Không lưu giữ hóa đơn gốc, chỉ có bản sao.
- Thanh toán bằng tiền mặt cho các khoản trên 5 triệu đồng.
- Ghi nhận chi phí vào tài khoản không đúng chuẩn kế toán.
- Không phân biệt chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp về chi phí dịch vụ mua ngoài và thuế TNCN
Hộ kinh doanh có thể trừ chi phí internet nếu không có hóa đơn điện tử?
Theo Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, chi phí dịch vụ mua ngoài chỉ được trừ khi có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Nếu không có hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải yêu cầu nhà cung cấp cấp hóa đơn giấy hoặc chứng từ thanh toán (chuyển khoản) để đáp ứng yêu cầu pháp luật.
Chi phí thuê tài sản (máy móc, thiết bị) có được trừ nếu thanh toán bằng tiền mặt dưới 5 triệu đồng?
Đối với khoản thanh toán dưới 5 triệu đồng, luật không yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, vẫn cần hóa đơn mua hàng và biên bản giao nhận để chứng minh chi phí thực tế.
Làm sao xác định thời điểm ghi nhận chi phí dịch vụ vận chuyển khi giao hàng theo hợp đồng FOB?
Theo Khoản a Điều 5 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, doanh thu và chi phí liên quan đến bán hàng được ghi nhận khi chuyển giao quyền sở hữu. Vì vậy, chi phí vận chuyển sẽ được ghi nhận tại thời điểm hàng hoá được giao cho người mua (điểm FOB).
Hành động ngay: Kiểm tra và chuẩn bị chứng từ cho doanh nghiệp
Để tận dụng tối đa các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài được trừ thuế TNCN, doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn