Thuế TNDN 2025: 6 khoản chi lương không được trừ – Doanh nghiệp cần biết

Từ 1/7/2025: Hàng loạt khoản chi lương không được trừ khi tính thuế TNDN – Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Hàng triệu doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước những thay đổi quan trọng về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan đến các khoản chi lương cho người lao động. Theo quy định mới nhất tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, có nhiều khoản chi lương sẽ không còn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, chính thức áp dụng từ ngày 01/7/2025. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải rà soát và điều chỉnh lại toàn bộ quy trình quản lý chi phí lương, thưởng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.

Những quy định mới này không chỉ ảnh hưởng đến cách hạch toán kế toán mà còn tác động trực tiếp đến lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp. Việc nắm rõ và thực hiện đúng các quy định về chi phí được trừ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về phạt hành chính và truy thu thuế từ cơ quan thuế địa phương.

Chi tiết 6 nhóm chi phí lương không được trừ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Để giúp doanh nghiệp Việt Nam hiểu rõ hơn về những thay đổi này, ANC Việt Nam xin tổng hợp chi tiết 6 nhóm chi phí lương không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, căn cứ theo Khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP:

1. Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác nhưng không thực chi hoặc không có chứng từ hợp lệ

Đây là một trong những nguyên tắc cơ bản nhất trong quản lý chi phí. Nếu doanh nghiệp đã hạch toán các khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có đầy đủ chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật, thì khoản chi đó sẽ không được tính là chi phí được trừ. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý chứng từ chặt chẽ và đảm bảo tính minh bạch trong mọi giao dịch tài chính.

• Ví dụ: Công ty B hạch toán 50 triệu đồng tiền thưởng hiệu suất cho nhân viên vào tháng 12/2025. Tuy nhiên, đến thời điểm quyết toán thuế, công ty vẫn chưa thực hiện chi trả khoản tiền này và không có bất kỳ chứng từ thanh toán nào chứng minh việc chi trả. Trong trường hợp này, 50 triệu đồng tiền thưởng sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN của Công ty B.

2. Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng không có điều kiện và mức hưởng cụ thể

Để một khoản chi lương, tiền công, tiền thưởng được tính là chi phí hợp lý, các điều kiện và mức hưởng phải được ghi cụ thể tại một trong các hồ sơ sau:

• Hợp đồng lao động hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp người nước ngoài được điều chuyển hoặc di chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ với công ty con).
• Thoả ước lao động tập thể.
• Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.
• Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.

Việc thiếu một trong các căn cứ pháp lý này sẽ khiến khoản chi không được chấp nhận. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên rà soát và cập nhật các văn bản nội bộ để đảm bảo tính hợp lệ của các khoản chi.

3. Chi tiền lương, tiền công và phụ cấp chưa chi trả hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm

Khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm mà thực tế chưa chi sẽ không được trừ. Tuy nhiên, có một ngoại lệ quan trọng: trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Lưu ý đặc biệt về quỹ lương dự phòng:

• Việc trích lập quỹ lương dự phòng phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ. Nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
• Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng mà sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ lương dự phòng thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.

Ví dụ minh họa về quỹ lương dự phòng:

Công ty C có quỹ tiền lương thực hiện trong năm 2025 là 10 tỷ đồng. Công ty quyết định trích lập quỹ lương dự phòng tối đa 17%.

• Trường hợp 1: Công ty C có lợi nhuận trước thuế và trích lập dự phòng. Công ty trích lập quỹ lương dự phòng là 1,7 tỷ đồng (17% của 10 tỷ đồng). Khoản này được tính vào chi phí được trừ.
• Trường hợp 2: Công ty C dự kiến bị lỗ nếu trích đủ 17%. Giả sử, nếu trích 1,7 tỷ đồng, công ty sẽ lỗ 500 triệu đồng. Khi đó, công ty chỉ được trích lập quỹ lương dự phòng ở mức không làm công ty bị lỗ (ví dụ, nếu lợi nhuận trước trích lập là 1 tỷ, công ty chỉ được trích tối đa 1 tỷ).
• Trường hợp 3: Công ty C trích lập 1,7 tỷ đồng quỹ lương dự phòng cho năm 2025. Đến ngày 30/6/2026 (sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế 2025), công ty chỉ sử dụng hết 1,2 tỷ đồng. Phần còn lại 500 triệu đồng (1,7 tỷ – 1,2 tỷ) sẽ phải tính giảm chi phí của năm 2026.

4. Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên và thù lao không điều hành

Các khoản chi sau đây sẽ không được tính vào chi phí được trừ:

• Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân.
• Tiền lương, tiền công của chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ.
• Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

Quy định này nhằm phân biệt rõ ràng giữa vai trò chủ sở hữu/sáng lập viên và vai trò người lao động/người điều hành trực tiếp, đảm bảo tính công bằng và hợp lý trong việc xác định chi phí.

5. Các khoản chi không đúng đối tượng, không đúng mục đích cho lao động nữ và người dân tộc thiểu số

Mặc dù pháp luật khuyến khích các doanh nghiệp có chính sách hỗ trợ đặc biệt cho lao động nữ và người dân tộc thiểu số, nhưng các khoản chi này chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu chi đúng đối tượng và đúng mục đích. Cụ thể, các khoản chi được trừ bao gồm:

• Đối với lao động nữ:
  • Chi cho công tác đào tạo lại nghề trong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp, bao gồm học phí (nếu có) cộng với chênh lệch tiền lương ngạch bậc (đảm bảo 100% lương cho người đi học).
  • Chi phí tiền lương và phụ cấp (nếu có) cho giáo viên dạy ở nhà trẻ, mẫu giáo do doanh nghiệp tổ chức và quản lý.
  • Chi phí tổ chức khám sức khỏe thêm trong năm như khám bệnh nghề nghiệp, mãn tính hoặc phụ khoa.
  • Chi bồi dưỡng cho lao động nữ sau khi sinh con.
  • Phụ cấp làm thêm giờ cho lao động nữ trong trường hợp vì lý do khách quan người lao động nữ không nghỉ sau khi sinh con, nghỉ cho con bú mà ở lại làm việc cho doanh nghiệp được trả theo chế độ hiện hành, kể cả trường hợp trả lương theo sản phẩm mà lao động nữ vẫn làm việc trong thời gian không nghỉ theo chế độ.
• Đối với lao động là người dân tộc thiểu số:
  • Học phí đi học (nếu có) cộng với chênh lệch tiền lương ngạch bậc (đảm bảo 100% lương cho người đi học).
  • Tiền hỗ trợ về nhà ở, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong trường hợp chưa được Nhà nước hỗ trợ theo chế độ quy định.

Nếu các khoản chi này không đúng đối tượng hoặc mục đích nêu trên, chúng sẽ không được tính là chi phí được trừ.

6. Chi trả trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thôi việc, bồi thường tai nạn lao động không đúng quy định

Các khoản chi trả trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thôi việc, chi bồi thường, trợ cấp cho người bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động sẽ không được tính vào chi phí được trừ nếu không theo đúng quy định của pháp luật lao động và các văn bản hướng dẫn liên quan. Doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các quy định về chế độ, điều kiện và mức chi trả các khoản này để chúng được chấp nhận là chi phí hợp lý.

3 bước doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo chi phí lương được trừ thuế TNDN

Để thích ứng với các quy định mới và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế tại Việt Nam, các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các bước sau:

Bước 1: Rà soát và cập nhật toàn bộ hệ thống văn bản nội bộ

Đây là bước quan trọng nhất để đảm bảo tính hợp lệ của các khoản chi lương, thưởng. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại:

• Hợp đồng lao động: Đảm bảo các điều khoản về lương, phụ cấp, thưởng được ghi rõ ràng, cụ thể.
• Thỏa ước lao động tập thể: Nếu có, cần rà soát các quy định về chế độ phúc lợi, thưởng.
• Quy chế tài chính của công ty: Cần có các điều khoản chi tiết về các khoản chi liên quan đến người lao động.
• Quy chế thưởng: Phải được ban hành bởi Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc và quy định rõ điều kiện, mức hưởng cho từng loại thưởng.

Việc cập nhật kịp thời các văn bản này trước ngày 01/7/2025 là cực kỳ cần thiết để tránh các rủi ro về thuế.

Bước 2: Tăng cường quản lý chứng từ và quy trình chi trả

Để tránh các khoản chi bị loại trừ do không có chứng từ hoặc không thực chi, doanh nghiệp cần:

• Đảm bảo mọi khoản chi lương, thưởng, phụ cấp đều có chứng từ thanh toán hợp lệ: Phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, bảng lương có chữ ký xác nhận của người lao động hoặc xác nhận chuyển khoản.
• Thực hiện chi trả đúng hạn: Đặc biệt lưu ý các khoản chi lương, phụ cấp của năm tài chính phải được chi trả trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN của năm đó, trừ trường hợp có trích lập quỹ lương dự phòng đúng quy định.
• Kiểm soát chặt chẽ việc trích lập và sử dụng quỹ lương dự phòng: Đảm bảo tuân thủ nguyên tắc không làm doanh nghiệp bị lỗ và theo dõi sát sao việc sử dụng quỹ để điều chỉnh kịp thời nếu không sử dụng hết sau 6 tháng.

Bước 3: Phân loại và kiểm soát các khoản chi đặc thù

Đối với các khoản chi đặc thù cho lao động nữ, người dân tộc thiểu số, hoặc các khoản trợ cấp mất việc, thôi việc, doanh nghiệp cần:

• Xác định đúng đối tượng và mục đích chi: Chỉ chi cho những đối tượng và mục đích được quy định rõ ràng trong Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh: Ví dụ, giấy tờ chứng minh là lao động nữ sau sinh, giấy tờ chứng minh là người dân tộc thiểu số, các quyết định về trợ cấp mất việc làm theo đúng quy định pháp luật.
• Đảm bảo các khoản chi trợ cấp tuân thủ pháp luật lao động: Tránh các trường hợp chi trả không đúng chế độ, mức hưởng dẫn đến bị loại trừ.

Những sai sót thường gặp và mức phạt khi kê khai sai chi phí lương TNDN

Trong quá trình thực hiện các quy định về thuế TNDN, doanh nghiệp Việt Nam thường mắc phải một số sai sót phổ biến liên quan đến chi phí lương, dẫn đến việc bị cơ quan thuế điều chỉnh và áp dụng các hình thức xử phạt.

Các điểm dễ sai, dễ bỏ sót:

1. Không cập nhật quy chế thưởng kịp thời: Nhiều doanh nghiệp có các khoản thưởng đột xuất hoặc thưởng theo hiệu suất nhưng không kịp thời bổ sung vào quy chế thưởng hoặc thỏa ước lao động tập thể, dẫn đến việc khoản thưởng đó không có căn cứ pháp lý để được trừ.
2. Thiếu chứng từ thanh toán: Đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các khoản chi tiền mặt, việc thiếu phiếu chi, bảng lương có chữ ký hoặc chứng từ chuyển khoản là lỗi thường gặp, khiến chi phí bị loại.
3. Trích lập quỹ lương dự phòng sai quy định: Việc trích lập vượt quá 17% quỹ lương thực hiện hoặc trích lập khi doanh nghiệp bị lỗ là những sai sót phổ biến, dẫn đến việc phần vượt quá không được chấp nhận.
4. Nhầm lẫn giữa thù lao và lương: Chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chủ công ty TNHH một thành viên thường nhầm lẫn giữa việc nhận lương với tư cách người lao động và thù lao với tư cách chủ sở hữu, dẫn đến việc kê khai sai. Tương tự, thù lao cho thành viên HĐQT không trực tiếp điều hành cũng dễ bị hạch toán nhầm.
5. Chi các khoản hỗ trợ đặc thù không đúng mục đích: Các khoản chi cho lao động nữ hoặc người dân tộc thiểu số nếu không đúng mục đích cụ thể được quy định (ví dụ: chi hỗ trợ không liên quan đến đào tạo lại nghề, khám sức khỏe phụ khoa, hỗ trợ nhà ở) sẽ bị loại trừ.

Mức phạt vi phạm cụ thể:

Theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn, việc kê khai sai chi phí lương dẫn đến thiếu số thuế TNDN phải nộp có thể bị xử phạt hành chính về thuế. Các mức phạt có thể bao gồm:

• Phạt chậm nộp thuế: Nếu việc kê khai sai dẫn đến chậm nộp thuế, doanh nghiệp sẽ phải nộp tiền chậm nộp theo mức 0,03%/ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp.
• Phạt vi phạm hành chính về thuế: Tùy thuộc vào mức độ vi phạm (khai sai, khai không đầy đủ, trốn thuế), doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 10% đến 20% số tiền thuế khai thiếu, hoặc thậm chí là 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn đối với hành vi trốn thuế.

Ngoài ra, theo điểm b khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và khoản 2 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản tiền phạt do vi phạm hành chính (bao gồm vi phạm luật giao thông, vi phạm quy định đăng ký kinh doanh, vi phạm quy định kế toán, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác) sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Điều này có nghĩa là, nếu doanh nghiệp bị phạt vì bất kỳ vi phạm hành chính nào, khoản tiền phạt đó sẽ không giúp giảm nghĩa vụ thuế TNDN của doanh nghiệp.

Giải đáp các thắc mắc thường gặp về chi phí lương được trừ thuế TNDN 2025

Công ty tôi có chi thưởng Tết cho nhân viên nhưng chưa kịp ghi vào quy chế thưởng. Khoản này có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Theo Khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ như hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng sẽ không được tính vào chi phí được trừ. Do đó, nếu khoản thưởng Tết này chưa được ghi nhận trong bất kỳ văn bản hợp lệ nào của công ty, nó sẽ không được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Nếu công ty tôi trích lập quỹ lương dự phòng nhưng năm sau bị lỗ, tôi có phải điều chỉnh lại không?

Có. Theo Khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, việc trích lập quỹ lương dự phòng phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ. Nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%. Hơn nữa, nếu năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng mà sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết, doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau. Do đó, nếu công ty bạn trích lập quỹ lương dự phòng mà năm sau bị lỗ, bạn cần rà soát và điều chỉnh lại mức trích lập cho phù hợp với quy định.

Chủ doanh nghiệp tư nhân có thể nhận lương và tính vào chi phí được trừ không?

Không. Theo Khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Quy định này nhằm phân biệt rõ ràng giữa thu nhập của chủ sở hữu và chi phí hoạt động của doanh nghiệp.

Hành động cấp bách doanh nghiệp cần thực hiện ngay trước thềm Luật Thuế TNDN 2025 có hiệu lực

Với những thay đổi sâu rộng về chính sách thuế TNDN liên quan đến chi phí lương có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần chủ động và khẩn trương thực hiện các hành động sau để đảm bảo tuân thủ và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh:

1. Rà soát toàn diện chính sách lương, thưởng, phụ cấp: Kiểm tra lại tất cả các quy định nội bộ, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính và quy chế thưởng để đảm bảo chúng phù hợp với các yêu cầu mới của Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
2. Cập nhật và ban hành các văn bản nội bộ: Nếu phát hiện bất kỳ thiếu sót nào, cần nhanh chóng bổ sung, sửa đổi hoặc ban hành mới các quy chế, chính sách để các khoản chi lương, thưởng có đầy đủ căn cứ pháp lý.
3. Tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức: Tổ chức các buổi tập huấn cho đội ngũ kế toán, nhân sự, quản lý về những điểm mới trong quy định thuế TNDN, đặc biệt là các khoản chi phí lương không được trừ.
4. Thiết lập quy trình quản lý chứng từ chặt chẽ: Đảm bảo mọi khoản chi lương, thưởng đều có chứng từ hợp lệ và được lưu trữ đầy đủ, minh bạch.
5. Lập kế hoạch chi trả lương, thưởng rõ ràng: Đảm bảo các khoản chi được thực hiện đúng thời hạn, đặc biệt là trước thời điểm quyết toán thuế để tránh bị loại trừ.
6. Đánh giá lại việc trích lập quỹ lương dự phòng: Kiểm tra lại chính sách trích lập quỹ lương dự phòng để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc không làm doanh nghiệp bị lỗ và quy định về việc điều chỉnh sau 6 tháng.
7. Tìm kiếm tư vấn chuyên nghiệp: Nếu doanh nghiệp bạn cảm thấy phức tạp hoặc không chắc chắn về việc áp dụng các quy định mới, việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn thuế và kế toán là vô cùng cần thiết.

Việc chủ động chuẩn bị từ bây giờ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý, tài chính không đáng có và đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định trong bối cảnh chính sách thuế thay đổi. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ rà soát chính sách, tư vấn về các khoản chi phí lương được trừ hay bất kỳ vấn đề thuế TNDN nào khác, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.