Tại Sao Việc Hạch Toán Chi Phí Nghỉ Phép Chưa Sử Dụng Lại Quan Trọng Với Doanh Nghiệp Việt Nam?
Việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) luôn là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Trong số đó, chi phí liên quan đến tiền nghỉ phép năm chưa sử dụng của người lao động (NLĐ) thường gây ra nhiều nhầm lẫn. Hạch toán không đúng có thể dẫn đến việc khoản chi bị loại khỏi chi phí được trừ, làm tăng số thuế TNDN phải nộp, và thậm chí đối mặt với các khoản phạt hành chính từ cơ quan thuế.
Chủ doanh nghiệp và kế toán viên, đặc biệt là các đơn vị hoạt động tại Long Biên, Hà Nội, cần nắm vững các quy định pháp luật về vấn đề này để đảm bảo tuân thủ, tối ưu hóa chi phí và tránh rủi ro pháp lý. Với sự ra đời của Công văn 12256/HYE-QLDN2 năm 2026 của Cục Thuế tỉnh Hưng Yên, việc xác định chi phí này càng trở nên rõ ràng hơn, cung cấp hướng dẫn cụ thể cho các doanh nghiệp trên cả nước.
Bài viết này sẽ là cẩm nang chi tiết, hướng dẫn doanh nghiệp Việt Nam cách thức xác định và hạch toán chi phí tiền nghỉ phép năm chưa sử dụng của NLĐ sao cho đúng quy định, dựa trên Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Công văn 12256/HYE-QLDN2 năm 2026.
3 Điều Kiện Cốt Lõi và Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Để Khấu Trừ Chi Phí Nghỉ Phép Năm
Để khoản chi thanh toán tiền nghỉ phép năm chưa sử dụng của người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây, theo hướng dẫn của Công văn 12256/HYE-QLDN2 năm 2026 và các văn bản pháp luật liên quan:
1. Điều kiện về ngày phép chưa nghỉ theo Bộ luật Lao động 2019
Khoản chi phải liên quan đến số ngày phép chưa nghỉ của NLĐ đáp ứng quy định tại Điều 113 Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể, NLĐ làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động sẽ được nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương. Số ngày nghỉ phụ thuộc vào điều kiện làm việc:
- 12 ngày làm việc đối với công việc trong điều kiện bình thường.
- 14 ngày làm việc đối với NLĐ chưa thành niên, người khuyết tật, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
- 16 ngày làm việc đối với công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Đặc biệt, Điều 113.3 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ: “Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.” Điều này là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện việc thanh toán.
2. Điều kiện về khoản chi không thuộc diện không được trừ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Khoản chi thanh toán tiền nghỉ phép phải không thuộc các khoản chi không được trừ quy định tại khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Các trường hợp không được trừ bao gồm:
- Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho NLĐ đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho NLĐ không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động, hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp người nước ngoài được điều chuyển hoặc di chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ với công ty con); Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty/Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch HĐQT/Tổng giám đốc/Giám đốc quy định theo quy chế tài chính.
3. Điều kiện về chứng từ thanh toán theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Khoản chi phải đáp ứng đủ các điều kiện về chứng từ thanh toán tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, bao gồm:
- Là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Hồ sơ cần chuẩn bị để chứng minh chi phí hợp lệ:
Để chứng minh khoản chi tiền nghỉ phép năm chưa sử dụng là hợp lệ và được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ các hồ sơ sau:
- Hợp đồng lao động: Của người lao động được thanh toán tiền phép.
- Quy chế tiền lương, Quy chế thưởng, Quy chế tài chính hoặc Thỏa ước lao động tập thể: Trong đó có quy định rõ về chính sách nghỉ phép năm, điều kiện thanh toán tiền phép chưa sử dụng và mức thanh toán.
- Bảng chấm công hoặc các tài liệu tương đương: Để xác định số ngày làm việc thực tế và số ngày phép đã nghỉ/chưa nghỉ của NLĐ.
- Quyết định thanh toán tiền nghỉ phép: Do người sử dụng lao động ban hành, ghi rõ tên NLĐ, số ngày phép chưa nghỉ được thanh toán, mức lương làm căn cứ tính và tổng số tiền thanh toán.
- Bảng lương hoặc Phiếu lương: Thể hiện khoản thanh toán tiền phép chưa sử dụng.
- Chứng từ thanh toán:
- Phiếu chi tiền mặt (nếu thanh toán bằng tiền mặt và giá trị dưới 05 triệu đồng).
- Ủy nhiệm chi/Giấy báo nợ của ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng, bắt buộc đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên).
- Biên bản bàn giao công việc (nếu có): Trong trường hợp NLĐ thôi việc.