Hóa đơn quà tặng ghi “Bán cho người tiêu dùng”: Doanh nghiệp có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN từ 1/7/2026?

Việc hạch toán chi phí quà tặng cho nhân viên, đối tác, khách hàng luôn là một vấn đề được các doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị tại Long Biên, Hà Nội, quan tâm khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Câu hỏi đặt ra là liệu những chi phí này có được tính vào chi phí hợp lý hay không, nhất là khi hóa đơn được xuất ghi “Bán cho người tiêu dùng”? Với sự ra đời của Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, các quy định liên quan đến việc lập hóa đơn và ghi nhận chi phí quà tặng đã được làm rõ, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật thuế.

Theo các hướng dẫn mới nhất, chi phí hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, ngay cả khi hóa đơn được lập ghi “Bán cho người tiêu dùng”. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết là doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn, chứng từ và chứng minh được tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc nắm vững các quy định này là vô cùng quan trọng để tránh những sai sót không đáng có trong quá trình quyết toán thuế.

Quy định chi tiết về lập hóa đơn quà tặng và căn cứ pháp lý từ 1/7/2026

Để đảm bảo việc hạch toán chi phí quà tặng được hợp lệ, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN tại Việt Nam.

Nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử cho hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua. Quy định này áp dụng cho nhiều trường hợp, bao gồm cả các tình huống đặc biệt như:

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ.
• Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn.

Hóa đơn điện tử phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu và ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, kế toán và Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đảm bảo phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ các nội dung tối thiểu phải có trên hóa đơn, bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
• Chữ ký của người bán (chữ ký số); chữ ký của người mua (không bắt buộc trừ khi có thỏa thuận).
• Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
• Các thông tin khác như phí, lệ phí, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).

Quy định về thông tin người mua trên hóa đơn quà tặng

Điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP là điểm mấu chốt liên quan đến việc ghi thông tin người mua trên hóa đơn quà tặng:

• Trường hợp người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân: Trên hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các thông tin này. Đối với người mua là người nước ngoài, thông tin về địa chỉ, số định danh cá nhân có thể thay thế bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch.
• Trường hợp người mua là người tiêu dùng KHÔNG cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân: Trên hóa đơn phải thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”.
• Một số trường hợp đặc thù (quy định tại điểm 9 Phụ lục này): Hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua (ví dụ: bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim, bán xăng dầu cho cá nhân không cung cấp thông tin).

Lưu ý quan trọng: Quy định này cũng nêu rõ rằng: “Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.”

Điều kiện ghi nhận chi phí quà tặng được trừ khi tính thuế TNDN

Để chi phí hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo các khoản chi này đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật. Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo quy định.
• (Lưu ý: Nguồn gốc chỉ cung cấp chi tiết điểm a. Các điểm b và c cũng là điều kiện nhưng không được trình bày chi tiết trong nguồn cung cấp.)

Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chứng minh mối liên hệ trực tiếp giữa việc tặng quà và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, quà tặng cho khách hàng tiềm năng hoặc đối tác chiến lược nhằm mục đích quảng bá thương hiệu, tăng doanh số, hoặc duy trì mối quan hệ kinh doanh sẽ được xem xét là chi phí hợp lý. Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ chứng minh mục đích và tính hợp lệ của khoản chi này.

Tổng kết và khuyến nghị cho doanh nghiệp

Việc xuất hóa đơn quà tặng ghi “Bán cho người tiêu dùng” không tự động loại bỏ chi phí này khỏi danh mục chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các điều kiện về chi phí được trừ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí, doanh nghiệp cần:

• Lập hóa đơn điện tử đầy đủ và chính xác cho tất cả các trường hợp cho, biếu, tặng.
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh mục đích và tính liên quan của khoản chi đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Đảm bảo các khoản chi này là thực tế phát sinh và có đầy đủ chứng từ thanh toán hợp lệ.

Các doanh nghiệp tại khu vực Long Biên và các quận khác của Hà Nội nên chủ động rà soát lại quy trình kế toán và lập hóa đơn của mình để thích ứng với các quy định mới, đặc biệt là khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/7/2026. Việc tuân thủ đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.