Hóa đơn điện tử 2026: 13 trường hợp đặc biệt không cần đầy đủ nội dung

Hóa đơn điện tử 2026: 13 trường hợp đặc biệt không cần đầy đủ nội dung theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Bạn có biết, không phải lúc nào hóa đơn điện tử cũng cần đầy đủ mọi thông tin theo quy định chung? Từ năm 2026, hàng triệu doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ được hưởng sự linh hoạt đáng kể trong việc lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch đặc thù. Theo khoản 9 Phụ lục đính kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có tới 13 trường hợp hóa đơn điện tử được phép không có đầy đủ các tiêu thức thông thường mà vẫn được coi là hợp lệ. Quy định này nhằm đơn giản hóa quy trình, phù hợp với đặc thù của từng ngành nghề và loại hình giao dịch, đồng thời giảm gánh nặng hành chính cho người nộp thuế.

Việc nắm rõ các trường hợp ngoại lệ này là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ và yêu cầu tuân thủ pháp luật về thuế ngày càng chặt chẽ. Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ đi sâu phân tích từng trường hợp cụ thể, giúp doanh nghiệp hiểu rõ và áp dụng đúng, tránh những sai sót không đáng có.

Chi tiết 13 trường hợp hóa đơn điện tử được miễn giảm nội dung theo quy định mới

Để tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh đặc thù, pháp luật Việt Nam đã có những quy định linh hoạt về nội dung của hóa đơn điện tử. Cụ thể, theo khoản 9 Phụ lục đính kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có 13 trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có đầy đủ các tiêu thức như hóa đơn thông thường. Dưới đây là phân tích chi tiết từng trường hợp:

1. Hóa đơn không cần chữ ký số của người mua: Đây là trường hợp phổ biến nhất. Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, kể cả khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài. Tuy nhiên, nếu người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng điều kiện kỹ thuật để ký số, thì hóa đơn điện tử sẽ có cả chữ ký số của người bán và người mua theo thỏa thuận.
2. Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: Đối với các hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, không bắt buộc phải có chữ ký số của cả người bán và người mua. Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục cho các giao dịch không thường xuyên hoặc của các đối tượng không có sẵn chữ ký số.
3. Hóa đơn bán lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim, xăng dầu cho cá nhân: Khi bán hàng tại các địa điểm này hoặc bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, thì hóa đơn không nhất thiết phải có các thông tin này và chữ ký số của người mua. Quy định này phản ánh thực tế giao dịch bán lẻ nhanh chóng và số lượng lớn.
4. Hóa đơn là tem, vé, thẻ điện tử: Đối với các loại hóa đơn này, không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Nếu tem, vé, thẻ có sẵn mệnh giá, các tiêu thức như đơn vị tính, số lượng, đơn giá cũng không bắt buộc.
5. Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không cho cá nhân không kinh doanh: Các chứng từ này được lập theo thông lệ quốc tế qua website và hệ thống thương mại điện tử được xác định là hóa đơn điện tử, nhưng không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nếu tổ chức kinh doanh hoặc không kinh doanh mua dịch vụ này cho cá nhân của họ, thì chứng từ đó không được xác định là hóa đơn điện tử; doanh nghiệp vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử đầy đủ cho tổ chức đó.
6. Hóa đơn hoạt động xây dựng, lắp đặt; xây nhà để bán thu tiền theo tiến độ: Đối với các hoạt động này, hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá. Điều này phù hợp với đặc thù của các dự án lớn, thường có nhiều hạng mục và thanh toán theo giai đoạn.
7. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý:
   • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Cần thể hiện thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận/xuất hàng, địa điểm kho xuất/nhận, phương tiện vận chuyển. Không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
   • Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Cần thể hiện thông tin hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất/nhận, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
8. Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không: Được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, hóa đơn này không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
9. Hóa đơn doanh nghiệp vận tải hàng không xuất cho đại lý: Hóa đơn này được xuất theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp, do đó không nhất thiết phải có đơn giá.
10. Hóa đơn hoạt động quốc phòng an ninh: Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ, hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính; số lượng; đơn giá. Phần tên hàng hóa, dịch vụ chỉ cần ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên.
11. Hóa đơn điện tử hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: Không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua, chữ ký số của người mua.
12. Hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán. Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm ký số trên hóa đơn điện tử được ủy nhiệm lập.
13. Hóa đơn thương mại điện tử: Không nhất thiết phải có số định danh cá nhân, chữ ký số của người mua.

Định dạng và Ký hiệu hóa đơn điện tử 2026: Những điểm cần lưu ý

Bên cạnh các quy định về nội dung, việc hiểu rõ về định dạng và ký hiệu của hóa đơn điện tử cũng là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế tại Việt Nam.

Định dạng hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 91/2026/TT-BTC, định dạng hóa đơn điện tử được quy định là tiêu chuẩn kỹ thuật xác định kiểu dữ liệu và chiều dài dữ liệu của các trường thông tin. Mục đích chính là phục vụ cho việc truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử một cách thống nhất giữa các hệ thống công nghệ thông tin.

Đặc biệt, định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language). XML là một ngôn ngữ đánh dấu được thiết kế để lưu trữ và vận chuyển dữ liệu, cho phép chia sẻ dữ liệu điện tử một cách hiệu quả giữa các hệ thống khác nhau. Việc sử dụng XML đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng tương thích và dễ dàng xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử.

Ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Về ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử, khoản 1 Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định rằng đây là một ký tự có một chữ số tự nhiên, từ 1 đến 9. Ký hiệu này có vai trò phản ánh loại hóa đơn điện tử, giúp cơ quan thuế và doanh nghiệp dễ dàng phân loại và quản lý các loại hóa đơn khác nhau (ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…).

Việc tuân thủ đúng định dạng và ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp khi lập và gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế hoặc đối tác. Điều này không chỉ giúp quá trình xử lý dữ liệu diễn ra suôn sẻ mà còn là cơ sở để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu thông tin một cách chính xác.

Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo tuân thủ quy định hóa đơn điện tử

Để thích ứng với các quy định mới về hóa đơn điện tử không đầy đủ nội dung và các tiêu chuẩn kỹ thuật khác, doanh nghiệp tại Việt Nam cần chủ động thực hiện một số bước quan trọng sau:

1. Rà soát và cập nhật quy trình nội bộ: Doanh nghiệp cần xem xét lại toàn bộ quy trình lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử hiện tại. Xác định các loại giao dịch thuộc 13 trường hợp được miễn giảm nội dung để điều chỉnh quy trình cho phù hợp, đảm bảo không thừa hoặc thiếu thông tin một cách không cần thiết.
2. Cập nhật hệ thống phần mềm kế toán/ERP: Liên hệ với nhà cung cấp phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử (ERP) để đảm bảo hệ thống được cập nhật các tính năng mới nhất, hỗ trợ lập hóa đơn theo đúng định dạng XML và các tiêu thức được miễn giảm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
3. Đào tạo nhân sự: Tổ chức các buổi đào tạo, tập huấn cho đội ngũ kế toán, bán hàng và các bộ phận liên quan về các quy định mới. Đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu rõ khi nào có thể lập hóa đơn điện tử với nội dung rút gọn và khi nào cần đầy đủ thông tin.
4. Tham vấn chuyên gia thuế: Trong trường hợp có những giao dịch phức tạp hoặc không chắc chắn về cách áp dụng, doanh nghiệp nên tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế hoặc công ty tư vấn kế toán uy tín. Điều này giúp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ tuyệt đối.
5. Theo dõi các văn bản hướng dẫn mới: Pháp luật về thuế và hóa đơn điện tử thường xuyên có sự điều chỉnh, bổ sung. Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi các thông báo, hướng dẫn từ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế và các cơ quan thuế địa phương để cập nhật kịp thời.

Tránh sai sót: Mức phạt và những điểm dễ nhầm lẫn khi áp dụng hóa đơn điện tử không đầy đủ nội dung

Mặc dù các quy định mới mang lại sự linh hoạt, nhưng việc áp dụng sai hoặc hiểu nhầm các trường hợp được miễn giảm nội dung hóa đơn điện tử có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Dưới đây là những điểm dễ sai sót và các mức phạt liên quan:

Những điểm dễ nhầm lẫn

• Hiểu sai đối tượng áp dụng: Một số doanh nghiệp có thể nhầm lẫn các trường hợp miễn giảm cho cá nhân không kinh doanh sang các giao dịch với tổ chức kinh doanh, dẫn đến việc thiếu thông tin bắt buộc. Ví dụ, chứng từ vận tải hàng không cho cá nhân của một tổ chức kinh doanh vẫn cần hóa đơn đầy đủ.
• Bỏ sót thông tin bắt buộc khác: Ngay cả khi được miễn giảm một số tiêu thức, các thông tin cơ bản khác như tên, mã số thuế của người bán, ngày lập hóa đơn, tổng tiền thanh toán (nếu có) vẫn phải được thể hiện đầy đủ và chính xác.
• Không có thỏa thuận bằng văn bản: Trong trường hợp hóa đơn không có chữ ký số của người mua nhưng người mua là cơ sở kinh doanh, cần có thỏa thuận rõ ràng về việc người mua đáp ứng điều kiện kỹ thuật để ký số. Nếu không có thỏa thuận này, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ.
• Không cập nhật phần mềm: Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử lỗi thời, không được cập nhật theo các quy định mới về định dạng XML hoặc các trường hợp miễn giảm có thể dẫn đến việc lập hóa đơn sai quy cách.

Mức phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

Việc lập hóa đơn điện tử không đúng nội dung quy định, hoặc thiếu các tiêu thức bắt buộc (trong trường hợp không thuộc diện miễn giảm) có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn. Cụ thể, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, các hành vi vi phạm có thể bị áp dụng các mức phạt sau:

• Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 VNĐ đến 1.500.000 VNĐ: Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng một trong các nội dung bắt buộc theo quy định (trừ các trường hợp được miễn giảm).
• Phạt tiền từ 4.000.000 VNĐ đến 8.000.000 VNĐ: Đối với hành vi lập hóa đơn không đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, hoặc lập hóa đơn sai quy định về hình thức, nội dung dẫn đến việc hóa đơn không có giá trị pháp lý.
• Phạt tiền từ 10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ: Đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng hóa đơn không hợp lệ.

Ví dụ minh họa về mức phạt:

Công ty C là một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tư vấn. Khi lập hóa đơn điện tử cho một khách hàng là doanh nghiệp khác, kế toán của Công ty C đã bỏ sót thông tin về mã số thuế của người mua trên hóa đơn, do nhầm lẫn rằng đây là trường hợp được miễn giảm như bán lẻ cho cá nhân. Sau khi cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện sai sót này, Công ty C có thể bị phạt hành chính từ 4.000.000 VNĐ đến 8.000.000 VNĐ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP vì hành vi lập hóa đơn không đầy đủ nội dung bắt buộc.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử không đầy đủ nội dung tại Việt Nam

Doanh nghiệp bán lẻ có cần thu thập thông tin cá nhân của mọi khách hàng để lập hóa đơn điện tử không?

Không. Theo khoản 9 Phụ lục đính kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim hoặc bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu này và chữ ký số của người mua. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình cho các giao dịch bán lẻ nhanh chóng.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có được coi là hóa đơn điện tử hợp lệ không nếu thiếu thông tin thuế?

Có. Đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, theo khoản 9 Phụ lục đính kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trên phiếu không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán. Tuy nhiên, phiếu vẫn phải thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan đến lệnh điều động nội bộ, người nhận/xuất hàng, địa điểm kho xuất/nhận và phương tiện vận chuyển để đảm bảo tính hợp lệ.

Nếu một công ty hàng không phát hành vé điện tử qua website cho một tổ chức kinh doanh, vé đó có được xem là hóa đơn điện tử không?

Không. Theo khoản 9 Phụ lục đính kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không cho các cá nhân của tổ chức đó, thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế sẽ không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

Hành động cần thiết cho doanh nghiệp Việt Nam ngay hôm nay

Việc nắm bắt và áp dụng đúng các quy định mới về hóa đơn điện tử không đầy đủ nội dung theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC là yếu tố then chốt để doanh nghiệp Việt Nam tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ các quy định của Tổng cục Thuế.

Để chuẩn bị tốt nhất cho năm 2026 và các năm tiếp theo, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các hành động sau:

• Thường xuyên cập nhật kiến thức: Đảm bảo đội ngũ kế toán, tài chính luôn được cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất về thuế và hóa đơn điện tử.
• Đầu tư vào công nghệ: Sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử và hệ thống ERP hiện đại, có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo các quy định đặc thù.
• Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ: Thiết lập các quy trình kiểm tra, đối chiếu hóa đơn trước khi phát hành để tránh sai sót.
• Tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp: Đừng ngần ngại tìm đến các đơn vị tư vấn thuế và kế toán chuyên nghiệp để được hỗ trợ giải đáp thắc mắc và đảm bảo việc áp dụng đúng đắn nhất.

Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về việc áp dụng các quy định hóa đơn điện tử mới nhất, đặc biệt là các trường hợp miễn giảm nội dung, ANC Việt Nam có thể cung cấp tư vấn chi tiết và giải pháp tối ưu qua hotline 0942597477.