Hóa Đơn Thu Phí Đường Bộ Không Dừng 2026: Doanh Nghiệp Được Lập Định Kỳ Cho Nhiều Lượt Xe
Từ năm 2026, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thu phí đường bộ không dừng (ETC) tại Việt Nam sẽ có một thay đổi quan trọng trong quy định về hóa đơn điện tử. Theo đó, thay vì phải lập hóa đơn cho từng lượt xe, các đơn vị này sẽ được phép phát hành một hóa đơn định kỳ duy nhất cho nhiều lượt xe của cùng một khách hàng trong tháng. Điều này hứa hẹn sẽ đơn giản hóa đáng kể quy trình kế toán và quản lý hóa đơn cho cả nhà cung cấp dịch vụ và người sử dụng.
Quy định mới này được ban hành nhằm đáp ứng thực tiễn hoạt động của dịch vụ ETC, nơi một phương tiện hoặc nhiều phương tiện của cùng một khách hàng có thể đi qua trạm thu phí hàng chục, thậm chí hàng trăm lần trong một tháng. Việc lập hóa đơn định kỳ sẽ giúp giảm thiểu số lượng hóa đơn cần xử lý, tiết kiệm thời gian và chi phí cho các bên liên quan, đồng thời tăng cường hiệu quả quản lý.
Chi Tiết Quy Định Mới Về Lập Hóa Đơn ETC Theo Nghị Định 254/2026/NĐ-CP
Căn cứ theo điểm k khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng đã được làm rõ. Cụ thể, quy định nêu rõ:
- Ngày lập hóa đơn điện tử thông thường: Là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí.
- Ngày lập hóa đơn điện tử theo định kỳ: Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ. Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí.
Điều quan trọng cần lưu ý là nội dung hóa đơn được lập theo định kỳ phải liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí. Các thông tin bắt buộc phải có bao gồm:
- Thời gian xe qua trạm (ngày, giờ cụ thể).
- Giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe.
Quy định này đảm bảo tính minh bạch và khả năng truy xuất nguồn gốc của từng giao dịch, phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế và các bên liên quan.
Ví dụ minh họa về lập hóa đơn ETC định kỳ:
Công ty Vận tải An Phát có 3 xe tải thường xuyên sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ không dừng của Công ty Cổ phần VETC trong tháng 3/2026. Trong tháng đó, tổng cộng 3 xe đã thực hiện 65 lượt qua các trạm thu phí, với tổng số tiền phí là 7.800.000 VNĐ.
Theo quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Công ty Cổ phần VETC có thể lập một hóa đơn điện tử duy nhất cho Công ty Vận tải An Phát vào ngày 31/3/2026 (chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng). Hóa đơn này sẽ có tổng giá trị 7.800.000 VNĐ và phải bao gồm một bảng kê chi tiết 65 lượt xe, mỗi dòng ghi rõ:
- Biển số xe (nếu có nhiều xe).
- Thời gian cụ thể (ngày, giờ, phút) xe qua trạm.
- Tên trạm thu phí (nếu cần thiết để làm rõ).
- Giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe đó.
Việc này giúp Công ty Vận tải An Phát dễ dàng đối chiếu với lịch sử giao dịch của mình và phục vụ cho mục đích hạch toán kế toán.
Các Bước Triển Khai Quy Định Hóa Đơn ETC Định Kỳ Cho Đơn Vị Cung Cấp Dịch Vụ Và Người Sử Dụng
Để đảm bảo tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử ETC định kỳ, cả đơn vị cung cấp dịch vụ và người sử dụng cần thực hiện các bước chuẩn bị và triển khai cụ thể:
Đối với Đơn vị cung cấp dịch vụ thu phí ETC (ví dụ: VETC, VDTC):
- Rà soát và cập nhật hệ thống phần mềm: Đảm bảo hệ thống phần mềm kế toán và phát hành hóa đơn điện tử có khả năng tổng hợp dữ liệu nhiều lượt xe của cùng một khách hàng trong tháng và tạo ra một hóa đơn duy nhất với đầy đủ các trường thông tin chi tiết theo yêu cầu.
- Xây dựng quy trình nội bộ: Thiết lập quy trình rõ ràng cho việc xác định các khách hàng đủ điều kiện lập hóa đơn định kỳ, thu thập dữ liệu chi tiết từng lượt xe, và phát hành hóa đơn đúng thời hạn.
- Đào tạo nhân sự: Tổ chức đào tạo cho đội ngũ kế toán, tài chính và vận hành về quy định mới, cách thức lập hóa đơn định kỳ và các yêu cầu về nội dung hóa đơn.
- Thông báo cho khách hàng: Chủ động thông báo cho khách hàng về sự thay đổi trong phương thức lập hóa đơn, hướng dẫn khách hàng cách thức tra cứu và kiểm tra hóa đơn định kỳ.
- Đảm bảo tuân thủ thời hạn: Luôn tuân thủ nguyên tắc lập hóa đơn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ.
Đối với Người sử dụng dịch vụ ETC (chủ phương tiện, doanh nghiệp vận tải):
- Cập nhật thông tin: Nắm rõ quy định mới về hóa đơn định kỳ để chủ động trong việc nhận và kiểm tra hóa đơn.
- Kiểm tra và đối chiếu hóa đơn: Khi nhận được hóa đơn định kỳ, cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin chi tiết từng lượt xe (thời gian, giá phí) và đối chiếu với lịch sử giao dịch của phương tiện để đảm bảo tính chính xác.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử: Thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật về kế toán và thuế tại Việt Nam để phục vụ cho công tác quyết toán thuế và kiểm tra sau này.
- Phản hồi kịp thời: Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào trên hóa đơn, cần liên hệ ngay với đơn vị cung cấp dịch vụ ETC để được điều chỉnh kịp thời.
Những Hành Vi Sử Dụng Hóa Đơn Không Hợp Pháp Và Mức Phạt Theo Nghị Định 125/2020/NĐ-CP
Bên cạnh việc nắm vững các quy định mới về hóa đơn ETC, các doanh nghiệp tại Việt Nam cũng cần đặc biệt lưu ý đến các hành vi bị coi là sử dụng hóa đơn không hợp pháp, vốn có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng. Căn cứ tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi sau đây được quy định là sử dụng hóa đơn không hợp pháp:
- Hóa đơn, chứng từ giả: Là việc sử dụng các hóa đơn, chứng từ được làm giả mạo, không do cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức, cá nhân có quyền phát hành.
- Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng: Bao gồm các hóa đơn chưa được thông báo phát hành, đã hết thời hạn sử dụng hoặc đã bị hủy bỏ.
- Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế: Sử dụng hóa đơn khi doanh nghiệp đang bị cơ quan thuế áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp có thông báo cho phép sử dụng của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế: Hóa đơn điện tử được phát hành mà không thông qua quy trình đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế theo quy định.
- Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế: Đối với các trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng hóa đơn lại không có mã.
- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày bên bán không hoạt động: Hóa đơn được lập sau ngày cơ quan thuế xác định bên bán đã ngừng hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký.
- Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trước ngày xác định bên lập không hoạt động hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế nhưng đã có kết luận không hợp pháp: Hóa đơn được lập trước ngày bên lập bị xác định ngừng hoạt động hoặc trước khi có thông báo chính thức từ cơ quan thuế, nhưng đã có kết luận từ cơ quan thuế, công an hoặc các cơ quan chức năng khác rằng đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
Việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp là một hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng, có thể dẫn đến các mức phạt hành chính nặng nề, truy thu thuế, và thậm chí là xử lý hình sự tùy theo mức độ và hậu quả gây ra. Doanh nghiệp cần hết sức cẩn trọng trong việc kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ trước khi hạch toán và kê khai.
Giải Đáp Thắc Mắc Thường Gặp Về Hóa Đơn ETC Và Miễn Phí Đường Bộ Tại Việt Nam
Nếu một doanh nghiệp chỉ có một xe nhưng sử dụng dịch vụ ETC nhiều lần trong tháng, có được lập hóa đơn định kỳ không?
Có. Theo điểm k khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định cho phép lập hóa đơn định kỳ áp dụng cho trường hợp khách hàng có “một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng”. Do đó, ngay cả khi doanh nghiệp chỉ có một xe nhưng sử dụng dịch vụ ETC thường xuyên, đơn vị cung cấp dịch vụ vẫn có thể lập hóa đơn định kỳ cho doanh nghiệp đó.
Quy định về miễn phí sử dụng đường bộ theo Nghị định 364/2025/NĐ-CP có áp dụng cho tất cả các loại đường không?
Quy định tại Điều 4 Nghị định 364/2025/NĐ-CP về các trường hợp miễn phí sử dụng đường bộ áp dụng cho các loại xe ô tô cụ thể khi lưu thông trên các tuyến đường bộ có thu phí. Các trường hợp miễn phí bao gồm xe cứu thương, xe chữa cháy, xe chuyên dùng phục vụ tang lễ, xe chuyên dùng phục vụ quốc phòng và xe chuyên dùng của các đơn vị thuộc hệ thống tổ chức của công an nhân dân. Việc miễn phí này thường áp dụng cho các trạm thu phí BOT hoặc các tuyến đường được quy định cụ thể.
| STT | Loại xe được miễn phí sử dụng đường bộ | Mô tả chi tiết theo Nghị định 364/2025/NĐ-CP |
|---|---|---|
| 1 | Xe cứu thương | Xe chuyên dùng để vận chuyển người bệnh cấp cứu. |
| 2 | Xe chữa cháy | Xe chuyên dùng để phục vụ công tác phòng cháy, chữa cháy. |
| 3 | Xe chuyên dùng phục vụ tang lễ | Bao gồm xe tang, xe tải lạnh dùng để lưu xác và chở xác; xe liên quan phục vụ tang lễ (xe chở khách đi cùng xe tang, xe tải chở hoa, xe rước ảnh) có chứng nhận đăng ký xe mang tên doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phục vụ tang lễ và có văn bản cam kết chỉ sử dụng cho hoạt động tang lễ. |
| 4 | Xe chuyên dùng phục vụ quốc phòng | Xe mang biển số nền màu đỏ, chữ và số màu trắng dập chìm có gắn các thiết bị chuyên dụng cho quốc phòng (xe xi téc, xe cần cẩu, xe chở lực lượng vũ trang hành quân, xe kiểm soát, xe kiểm tra quân sự, xe chuyên dùng chở phạm nhân, xe cứu hộ, cứu nạn, xe thông tin vệ tinh và các xe ô tô đặc chủng khác). |
| 5 | Xe chuyên dùng của các đơn vị thuộc hệ thống tổ chức của công an nhân dân | Bao gồm xe cảnh sát giao thông, cảnh sát 113, cảnh sát cơ động có in dòng chữ đặc trưng; xe vận tải có lắp ghế ngồi trong thùng xe làm nhiệm vụ; xe chở phạm nhân, xe cứu hộ, cứu nạn và các xe chuyên dùng khác của Bộ Công an; xe đặc chủng (thông tin vệ tinh, chống đạn, phòng chống khủng bố, chống bạo loạn). |
Nếu đơn vị cung cấp dịch vụ ETC lập hóa đơn định kỳ nhưng quên liệt kê chi tiết từng lượt xe, hóa đơn đó có hợp lệ không?
Không. Theo quy định tại điểm k khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nội dung hóa đơn định kỳ bắt buộc phải liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí, bao gồm thời gian xe qua trạm và giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe. Việc thiếu các thông tin chi tiết này sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ, có thể bị cơ quan thuế từ chối khi kiểm tra và gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc hạch toán chi phí.
Hành Động Cần Thiết Ngay Lập Tức Cho Doanh Nghiệp Để Tuân Thủ Quy Định Mới
Để chuẩn bị tốt nhất cho việc áp dụng các quy định mới về hóa đơn điện tử ETC từ năm 2026 và đảm bảo tuân thủ pháp luật về hóa đơn, chứng từ nói chung, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần thực hiện ngay các hành động sau:
- Cập nhật kiến thức pháp luật: Thường xuyên theo dõi và cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất về thuế, kế toán và hóa đơn điện tử từ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế.
- Rà soát hệ thống kế toán và phần mềm: Đảm bảo hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có khả năng đáp ứng các yêu cầu mới, đặc biệt là khả năng xử lý và lưu trữ hóa đơn ETC định kỳ với đầy đủ chi tiết.
- Đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự: Tổ chức các buổi tập huấn cho đội ngũ kế toán, tài chính và quản lý để họ nắm vững các quy định mới, tránh những sai sót không đáng có.
- Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn, chứng từ nhận được từ đối tác, đặc biệt là các thông tin về tình trạng hoạt động của người bán để tránh rủi ro sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
- Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ: Thiết lập các quy trình kiểm soát chặt chẽ trong việc tiếp nhận, xử lý và lưu trữ hóa đơn, chứng từ để giảm thiểu rủi ro vi phạm.
Việc chủ động chuẩn bị và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về phạt hành chính mà còn góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh minh bạch và hiệu quả tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ trong việc triển khai các quy định mới về hóa đơn điện tử ETC hoặc rà soát tính hợp pháp của hóa đơn, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.