Doanh nghiệp bán hàng lưu động: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Từ năm 2026, các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam hoạt động bán hàng lưu động sẽ phải tuân thủ một quy định mới quan trọng về hóa đơn điện tử. Quy định này mở rộng việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ cho các giao dịch cố định mà còn áp dụng cho cả các hoạt động bán hàng di động, nhằm tăng cường minh bạch và hiệu quả quản lý thuế trên toàn quốc, bao gồm cả các đơn vị kinh doanh tại khu vực Long Biên, Hà Nội.
Cụ thể, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã ban hành những hướng dẫn chi tiết, yêu cầu các tổ chức, cá nhân khi xuất hàng hóa để bán lưu động phải lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Đặc biệt, khi thực hiện giao dịch bán hàng tại điểm lưu động, việc lập hóa đơn điện tử là bắt buộc theo quy định. Điều này góp phần vào việc số hóa công tác quản lý thuế tại Việt Nam, ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều mô hình kinh doanh linh hoạt.
Chi tiết quy định về hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng lưu động và các trường hợp đặc biệt
Quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử đã được làm rõ tại điểm d khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Theo đó, các tổ chức, cá nhân có hoạt động xuất hàng hóa để bán lưu động phải tuân thủ hai bước chính:
- Bước 1: Lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Khi hàng hóa được xuất ra khỏi kho để di chuyển đến các điểm bán lưu động, doanh nghiệp phải lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này có vai trò như một chứng từ chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa trong quá trình vận chuyển, tránh các rủi ro về kiểm tra của cơ quan chức năng.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử khi bán hàng. Ngay tại thời điểm hàng hóa được bán cho khách hàng tại điểm lưu động, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định hiện hành. Điều này đảm bảo mọi giao dịch bán hàng đều được ghi nhận và kê khai thuế đầy đủ, chính xác.
Ngoài ra, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp cụ thể khác theo yêu cầu quản lý:
- Tài sản điều chuyển giữa các đơn vị: Trường hợp tài sản được điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức, đơn vị có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa.
- Tổ chức cho thuê tài chính: Các tổ chức cho thuê tài chính cho thuê tài sản thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng cũng phải lập hóa đơn theo quy định.
Khi nào được lập hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh giá trị, khối lượng theo Thông tư 91/2026/TT-BTC?
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, không phải lúc nào các giao dịch cũng diễn ra đúng như dự kiến ban đầu. Thông tư 91/2026/TT-BTC đã đưa ra hướng dẫn cụ thể về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập trong trường hợp có sự thay đổi về giá trị hoặc khối lượng. Căn cứ vào điểm a khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán được phép lập hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh trong các tình huống sau:
Điều kiện tiên quyết là hóa đơn điện tử đã lập ban đầu không bị sai sót về nội dung, nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật có liên quan. Các trường hợp cụ thể bao gồm:
- Điều chỉnh giá trị quyết toán dự án đầu tư: Khi có sự thay đổi về đơn giá, khối lượng theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Điều chỉnh giá bán theo quy định của pháp luật chuyên ngành: Ví dụ, các ngành nghề có quy định đặc thù về giá bán có thể được điều chỉnh theo quyết định của cơ quan quản lý.
- Điều chỉnh giá trị, khối lượng theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Áp dụng cho các trường hợp kiểm tra, thanh tra và có kết luận chính thức về sự chênh lệch.
- Điều chỉnh giá bán buôn điện: Giữa Tập đoàn Điện lực Việt Nam với các Tổng công ty Điện lực và giữa các Tổng công ty Điện lực với các Công ty Điện lực.
Đối với hóa đơn điện tử mới được lập để điều chỉnh, người bán cần phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
- Nếu phát sinh giảm về giá trị hoặc khối lượng, ghi số âm.
- Nếu phát sinh tăng về giá trị hoặc khối lượng, ghi số dương.
Trường hợp nào sử dụng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ?
Căn cứ Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ bao gồm:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn. Các đối tượng này được miễn phí dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Danh mục địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn được xác định theo quy định pháp luật về đầu tư.
- Cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ: Cục Thuế sẽ thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để cung cấp hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ cho các đối tượng nêu trên.
Quy định này nhằm hỗ trợ các đơn vị kinh doanh nhỏ và các khu vực khó khăn trong việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, giảm bớt gánh nặng chi phí ban đầu và khuyến khích việc áp dụng công nghệ số trong quản lý thuế.
Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để tuân thủ quy định hóa đơn điện tử mới
Để đảm bảo tuân thủ hiệu quả các quy định mới về hóa đơn điện tử, đặc biệt là đối với hoạt động bán hàng lưu động và các trường hợp điều chỉnh, các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện một số bước chuẩn bị quan trọng. Việc này không chỉ giúp tránh các sai sót pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
- Nghiên cứu và nắm vững quy định: Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ lưỡng Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC cùng các văn bản hướng dẫn liên quan. Việc hiểu rõ các yêu cầu về lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, lập hóa đơn điện tử tại điểm bán, và các trường hợp điều chỉnh hóa đơn là rất cần thiết.
- Đánh giá và nâng cấp hệ thống: Kiểm tra lại hệ thống kế toán, bán hàng hiện tại để đảm bảo tương thích với việc phát hành hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể cần đầu tư vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc tích hợp các giải pháp hiện có để đáp ứng yêu cầu mới, đặc biệt là cho các hoạt động bán hàng lưu động cần thiết bị di động.
- Đào tạo nhân sự: Tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên bán hàng, kế toán và các bộ phận liên quan về quy trình lập, quản lý và xử lý hóa đơn điện tử theo quy định mới. Đảm bảo mọi nhân viên đều nắm rõ trách nhiệm và cách thức thực hiện.
- Thiết lập quy trình nội bộ: Xây dựng và ban hành các quy trình nội bộ rõ ràng về việc xuất hàng, vận chuyển, bán hàng lưu động và xử lý hóa đơn điện tử. Điều này giúp chuẩn hóa hoạt động và giảm thiểu rủi ro sai sót.
- Liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ: Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp có thể gặp phải các vướng mắc. Chủ động liên hệ với Chi cục Thuế Long Biên, Cục Thuế Hà Nội hoặc các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi suôn sẻ sang mô hình quản lý hóa đơn điện tử mới, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Kết luận
Quy định về hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng lưu động từ năm 2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP là một bước tiến quan trọng trong công tác quản lý thuế tại Việt Nam. Các doanh nghiệp cần chủ động nắm bắt và thực hiện đúng các yêu cầu về lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và hóa đơn điện tử tại điểm bán. Đồng thời, việc hiểu rõ các trường hợp điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và các chính sách miễn phí dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật một cách hiệu quả. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ là chìa khóa để các đơn vị kinh doanh, đặc biệt là tại các thành phố lớn như Hà Nội, thích nghi thành công với những thay đổi này.