Giấy đi đường không còn bắt buộc: Thay đổi lớn về chi phí công tác được trừ khi tính thuế TNDN từ 2026
Từ ngày 01/01/2026, một quy định quan trọng trong chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tại Việt Nam chính thức có hiệu lực, mang đến sự thay đổi đáng kể cho hàng triệu doanh nghiệp trong việc quản lý và kê khai chi phí công tác. Cụ thể, theo các văn bản pháp lý mới nhất, “Giấy đi đường” sẽ không còn là chứng từ bắt buộc để doanh nghiệp được khấu trừ chi phí đi lại, phụ cấp công tác khi tính thuế TNDN. Điều này không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính mà còn tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong việc quản lý chi phí.
Quy định mới này được căn cứ vào Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, cùng với hướng dẫn cụ thể từ cơ quan thuế địa phương. Sự thay đổi này yêu cầu các doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, phải rà soát và điều chỉnh lại quy chế tài chính, quy chế nội bộ và quy trình hạch toán kế toán để đảm bảo tuân thủ, tránh những sai sót không đáng có có thể dẫn đến việc bị loại trừ chi phí hoặc bị xử phạt.
Căn cứ pháp lý cho việc loại bỏ yêu cầu “Giấy đi đường”
Để hiểu rõ hơn về cơ sở pháp lý của sự thay đổi này, chúng ta cùng xem xét các văn bản quy phạm pháp luật liên quan:
- Điều 9 Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định về hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán: Thông tư này hướng dẫn doanh nghiệp tham khảo và áp dụng biểu mẫu tại Phụ lục I. Đặc biệt, doanh nghiệp có quyền thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu chứng từ kế toán để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, miễn là tuân thủ Điều 16 Luật Kế toán và đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch. Quan trọng hơn, tại danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC không quy định mẫu “Giấy đi đường”.
- Điểm h Khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: Khoản này nêu rõ các điều kiện để chi phí phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở được tính vào chi phí được trừ.
- Công văn 4248/KHH-QLDN2 năm 2026 của Thuế tỉnh Khánh Hòa (ban hành ngày 07/8/2026) hướng dẫn về chứng từ chi phí công tác được trừ khi tính thuế TNDN đã khẳng định: “…không bắt buộc phải có ‘Giấy đi đường’”.
Điều kiện cụ thể để chi phí công tác được trừ khi tính thuế TNDN
Theo các quy định trên, để chi phí phụ cấp, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Các khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về hóa đơn, chứng từ do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác: Doanh nghiệp phải có văn bản chính thức xác nhận việc cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và nước ngoài).
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ cho phép: Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp phải cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé phương tiện đi lại bởi cá nhân bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt và chi khoán công tác phí
Bên cạnh các điều kiện chung, Nghị định 320/2025/NĐ-CP cũng có những hướng dẫn cụ thể về hình thức thanh toán và chi khoán công tác phí, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản lý chi tiêu:
- Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác mà có phát sinh chi phí từ 05 triệu đồng trở lên và các khoản chi phí này được thanh toán bởi cá nhân bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, thì khoản chi này vẫn được xác định đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp và tính vào chi phí được trừ, nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện nêu trên.
- Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì khoản chi khoán này cũng được tính vào chi phí được trừ.
Tầm quan trọng của quy chế nội bộ và chứng từ khác trong quản lý chi phí
Mặc dù “Giấy đi đường” không còn là chứng từ bắt buộc, vai trò của các quy chế nội bộ và hệ thống chứng từ minh bạch vẫn là yếu tố then chốt để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí trước cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
Việc xây dựng và duy trì một quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ rõ ràng, chi tiết về các khoản chi công tác, mức khoán, quy trình thanh toán và hoàn ứng là vô cùng cần thiết. Quy chế này không chỉ là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện mà còn là bằng chứng quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu.
Ngoài ra, các chứng từ nội bộ khác như quyết định cử công tác, bảng kê chi phí, biên bản nghiệm thu công việc (nếu có) cũng góp phần củng cố tính hợp lý, hợp lệ của các khoản chi. Doanh nghiệp cần đảm bảo các chứng từ này được lập đầy đủ, chính xác và lưu trữ khoa học.
Kết luận và khuyến nghị cho doanh nghiệp
Tóm lại, từ ngày 01/01/2026, quy định về chứng từ chi phí công tác khi tính thuế TNDN đã có sự thay đổi đáng kể, loại bỏ yêu cầu bắt buộc về “Giấy đi đường”. Thay vào đó, doanh nghiệp cần tập trung vào việc đảm bảo đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ, có quyết định cử công tác rõ ràng và đặc biệt là xây dựng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ chặt chẽ, minh bạch. Việc tuân thủ các điều kiện này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí được trừ mà còn đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro về thuế trong quá trình hoạt động kinh doanh.