Hóa đơn từ DN trạng thái 06: Rủi ro pháp lý và cách kiểm tra 2026

Hóa đơn từ doanh nghiệp trạng thái 06: Nguy cơ bị coi là không hợp pháp từ 2026

Hàng ngàn doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với rủi ro lớn khi nhận hóa đơn từ các đối tác có mã số thuế rơi vào trạng thái 06 – tức là “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”. Từ ngày 01/01/2026, theo quy định mới nhất tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc sử dụng các hóa đơn này có thể bị coi là không hợp pháp, gây ra những hệ lụy nghiêm trọng về thuế và pháp lý cho bên mua. Vậy, chính xác thì quy định này là gì, áp dụng từ khi nào và ai sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp?

Quy định mới nêu rõ rằng, hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký sẽ bị xếp vào nhóm hóa đơn không hợp pháp. Điều này có nghĩa là, nếu doanh nghiệp của bạn nhận được hóa đơn từ một nhà cung cấp mà sau đó bị cơ quan thuế công bố ở trạng thái 06, đặc biệt là những hóa đơn được xuất sau ngày công bố đó, thì khả năng cao hóa đơn đó sẽ không có giá trị pháp lý để khấu trừ thuế GTGT đầu vào hay tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Tất cả các doanh nghiệp, từ các công ty lớn đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đều có thể bị ảnh hưởng nếu không chủ động kiểm tra và xác minh tình trạng pháp lý của các nhà cung cấp. Việc này đòi hỏi sự cẩn trọng và cập nhật liên tục các thông tin từ cơ quan thuế để tránh những rủi ro không đáng có.

Chi tiết quy định về hóa đơn không hợp pháp và căn cứ pháp lý mới nhất 2026

Để hiểu rõ hơn về tính hợp pháp của hóa đơn do doanh nghiệp trạng thái 06 xuất, chúng ta cần đi sâu vào các quy định pháp luật hiện hành. Căn cứ pháp lý quan trọng nhất trong trường hợp này là Khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một văn bản pháp luật có hiệu lực từ năm 2026, đã định nghĩa rất cụ thể về các trường hợp sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

Định nghĩa về Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp

Theo Khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp bao gồm nhiều trường hợp, trong đó có những điểm đặc biệt quan trọng liên quan đến doanh nghiệp trạng thái 06:

• Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả.
• Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.
• Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn (trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế).
• Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc chưa có mã của cơ quan thuế (đối với trường hợp bắt buộc có mã).
• Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đây là điểm mấu chốt liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp trạng thái 06.
• Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp. Điều này cho thấy ngay cả hóa đơn được lập trước khi doanh nghiệp bị xác định trạng thái 06 vẫn có thể bị vô hiệu nếu có kết luận từ cơ quan chức năng.

Định nghĩa về Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ

Bên cạnh đó, Nghị định cũng làm rõ khái niệm “sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ”, bao gồm:

• Sử dụng hóa đơn, chứng từ tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định.
• Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ).
• Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả.
• Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn (đối với hóa đơn giấy).
• Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.
• Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

Như vậy, có thể thấy rằng, việc sử dụng hóa đơn từ một doanh nghiệp đã bị cơ quan thuế xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký (trạng thái 06) là một trong những trường hợp rõ ràng nhất của việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Điều này đặt ra yêu cầu cao về việc kiểm tra và xác minh đối tác trước khi thực hiện giao dịch.

Ví dụ minh họa về tác động của hóa đơn không hợp pháp

Để hình dung rõ hơn về tác động của quy định này, hãy xem xét ví dụ sau:

Công ty Cổ phần Phát triển An Việt (bên mua) nhận được hóa đơn GTGT trị giá 110 triệu đồng (trong đó thuế GTGT là 10 triệu đồng) từ Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Bình Minh (bên bán) vào ngày 15/03/2026. Đến ngày 01/06/2026, cơ quan thuế ban hành thông báo xác định Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Bình Minh không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký (trạng thái 06) từ ngày 01/05/2026.

• Trường hợp 1: Hóa đơn lập trước ngày xác định trạng thái 06. Nếu Công ty An Việt nhận hóa đơn vào ngày 15/03/2026 (trước ngày 01/05/2026), hóa đơn này vẫn có thể được coi là hợp pháp nếu không có kết luận khác từ cơ quan chức năng (ví dụ: cơ quan thuế hoặc công an kết luận đây là hóa đơn khống, hóa đơn giả mạo).
• Trường hợp 2: Hóa đơn lập từ ngày xác định trạng thái 06. Nếu Công ty An Việt nhận một hóa đơn khác từ Công ty Bình Minh vào ngày 10/06/2026 (sau ngày 01/05/2026), thì hóa đơn này sẽ bị coi là không hợp pháp theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Khi đó, Công ty An Việt sẽ không được khấu trừ 10 triệu đồng thuế GTGT đầu vào và không được tính 100 triệu đồng giá trị hàng hóa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Điều này dẫn đến việc Công ty An Việt phải nộp thêm thuế GTGT và thuế TNDN, đồng thời có thể bị xử phạt hành chính về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Ví dụ trên cho thấy tầm quan trọng của việc kiểm tra tình trạng pháp lý của nhà cung cấp và ngày hiệu lực của các thông báo từ cơ quan thuế.

6 lý do chính khiến doanh nghiệp rơi vào trạng thái 06 và cách tra cứu thông tin

Mã số thuế trạng thái 06 là một cảnh báo quan trọng từ cơ quan thuế, cho biết người nộp thuế (NNT) không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Việc hiểu rõ các lý do dẫn đến trạng thái này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý rủi ro và kiểm tra đối tác. Theo PHỤ LỤC I ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC, có 06 lý do chính dẫn đến mã số thuế ở trạng thái 06:

Các lý do trên đều xoay quanh việc doanh nghiệp không còn hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký, hoặc đang trong quá trình giải thể, phá sản mà chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế. Khi một doanh nghiệp rơi vào trạng thái 06, cơ quan thuế sẽ công khai thông tin này để cảnh báo các bên liên quan.

Cách tra cứu thông tin doanh nghiệp trạng thái 06 trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế

Theo Điều 33 Thông tư 90/2026/TT-BTC, cơ quan thuế có trách nhiệm công khai thông tin đăng ký thuế của người nộp thuế trên Hệ thống thông tin quản lý thuế đối với các trường hợp cụ thể, bao gồm cả trạng thái 06. Việc này được thực hiện theo quy định tại Điều 7 Luật số 108/2025/QH15 và Điều 4 Nghị định số 252/2026/NĐ-CP.

Các trường hợp được công khai bao gồm:

• Người nộp thuế ngừng hoạt động, chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế (trạng thái 03).
• Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký (trạng thái 06).
• Người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh (trạng thái 05).

Nội dung công khai bao gồm các thông tin đăng ký thuế cơ bản. Khi người nộp thuế hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc được khôi phục mã số thuế, hệ thống sẽ tự động cập nhật tình trạng mới.

Để tra cứu công khai lịch sử các trạng thái 03, 05, 06 của một mã số thuế, người nộp thuế có thể thực hiện các bước sau trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế:

1. Bước 1: Truy cập Cổng công khai thông tin NNT. Mở trình duyệt web và truy cập vào đường link chính thức của Tổng cục Thuế: https://congkhaithongtin./cong-khai-thong-tin-nnt.
2. Bước 2: Điền thông tin tra cứu. Tại giao diện tra cứu, bạn cần nhập chính xác mã số thuế của doanh nghiệp cần kiểm tra vào ô “Mã số thuế”. Sau đó, nhập mã Captcha hiển thị trên màn hình để xác minh.
3. Bước 3: Thực hiện tìm kiếm. Nhấn nút “Tìm kiếm” để hệ thống xử lý yêu cầu.
4. Bước 4: Xem kết quả.
   • Nếu doanh nghiệp chưa từng bị rơi vào các trạng thái 03, 05, 06, kết quả sẽ hiển thị “Không có thông tin”.
   • Nếu doanh nghiệp đã từng hoặc đang ở một trong các trạng thái này, hệ thống sẽ hiển thị chi tiết thông tin lịch sử trạng thái mã số thuế, bao gồm mã lý do, ngày hiệu lực và các thông tin liên quan khác.

Việc tra cứu này là một công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ mình khỏi những rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn không hợp pháp.

Hậu quả pháp lý và mức phạt khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp tại Việt Nam

Việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp, đặc biệt là từ các doanh nghiệp trạng thái 06, không chỉ đơn thuần là một sai sót hành chính mà còn kéo theo những hậu quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng cho cả bên mua và bên bán tại Việt Nam. Các quy định pháp luật về thuế và quản lý hóa đơn rất chặt chẽ, nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong hoạt động kinh doanh.

Đối với bên mua (doanh nghiệp nhận hóa đơn không hợp pháp)

Khi doanh nghiệp nhận và sử dụng hóa đơn được xác định là không hợp pháp, các hậu quả chính bao gồm:

• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Giá trị thuế GTGT ghi trên hóa đơn không hợp pháp sẽ không được tính vào số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Điều này làm tăng nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp.
• Không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào ghi trên hóa đơn không hợp pháp sẽ không được ghi nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Điều này dẫn đến việc tăng lợi nhuận chịu thuế và tăng số thuế TNDN phải nộp.
• Bị truy thu thuế: Cơ quan thuế sẽ truy thu toàn bộ số thuế GTGT và thuế TNDN đã kê khai sai do sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
• Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế: Ngoài việc truy thu thuế, doanh nghiệp còn phải chịu các mức phạt hành chính theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Mức phạt có thể bao gồm phạt chậm nộp tiền thuế và phạt về hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp.
• Ảnh hưởng đến uy tín và lịch sử tuân thủ thuế: Việc bị phát hiện sử dụng hóa đơn không hợp pháp sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của doanh nghiệp và có thể dẫn đến việc bị cơ quan thuế đưa vào danh sách rủi ro cao, tăng cường kiểm tra, thanh tra trong tương lai.

Đối với bên bán (doanh nghiệp trạng thái 06 xuất hóa đơn)

Doanh nghiệp đã bị xác định trạng thái 06 nhưng vẫn tiếp tục xuất hóa đơn sẽ phải đối mặt với những hậu quả nặng nề hơn:

• Bị xử phạt hành chính về hành vi lập hóa đơn không hợp pháp: Các hành vi như lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả, hoặc lập hóa đơn khi không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký sẽ bị xử phạt rất nghiêm khắc theo quy định của pháp luật về hóa đơn.
• Bị cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế: Cơ quan thuế có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế như ngừng sử dụng hóa đơn, phong tỏa tài khoản, thu hồi giấy phép kinh doanh để thu hồi nợ thuế và xử lý vi phạm.
• Có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự: Trong trường hợp hành vi lập và sử dụng hóa đơn không hợp pháp có dấu hiệu của tội trốn thuế, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước, cá nhân có liên quan và pháp nhân doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự Việt Nam.

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm tra chặt chẽ đối với các hóa đơn đầu vào và thường xuyên cập nhật thông tin về tình trạng pháp lý của các nhà cung cấp.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn từ doanh nghiệp trạng thái 06

Nếu tôi đã nhận hóa đơn trước khi nhà cung cấp bị trạng thái 06, hóa đơn đó có hợp lệ không?

Theo Khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn được lập trước ngày cơ quan thuế xác định bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký vẫn có thể bị coi là không hợp pháp nếu cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác có kết luận đó là hóa đơn không hợp pháp. Do đó, mặc dù hóa đơn được lập trước thời điểm công bố trạng thái 06, doanh nghiệp vẫn cần cẩn trọng và sẵn sàng giải trình nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế.

Làm thế nào để doanh nghiệp tôi phòng tránh rủi ro nhận hóa đơn từ các đơn vị trạng thái 06?

Để phòng tránh rủi ro, doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp sau: (1) Thường xuyên kiểm tra tình trạng pháp lý của nhà cung cấp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (congkhaithongtin.) trước và trong quá trình giao dịch. (2) Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ giấy tờ pháp lý và thông tin liên hệ rõ ràng. (3) Ưu tiên giao dịch với các đối tác có uy tín, lịch sử hoạt động minh bạch. (4) Cập nhật kiến thức về các quy định pháp luật thuế mới nhất để nhận biết các dấu hiệu rủi ro.

Khi phát hiện đã nhận hóa đơn không hợp pháp từ doanh nghiệp trạng thái 06, tôi cần làm gì để giảm thiểu thiệt hại?

Khi phát hiện đã nhận hóa đơn không hợp pháp, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các bước sau để giảm thiểu thiệt hại: (1) Không kê khai khấu trừ thuế GTGT và không tính vào chi phí được trừ đối với hóa đơn đó. Nếu đã kê khai, cần lập hồ sơ điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế. (2) Thu thập các chứng từ chứng minh giao dịch thực tế (hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán qua ngân hàng) để giải trình với cơ quan thuế. (3) Liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu giải quyết hoặc cung cấp hóa đơn hợp lệ khác nếu có thể. (4) Tham vấn chuyên gia thuế để được tư vấn cụ thể về cách xử lý và giải trình với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật Việt Nam.

Hành động cấp thiết cho doanh nghiệp Việt Nam để đảm bảo tuân thủ thuế 2026

Trong bối cảnh các quy định về hóa đơn và quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, đặc biệt là với sự ra đời của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 90/2026/TT-BTC, việc chủ động thực hiện các biện pháp phòng ngừa là vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các hành động sau:

• Thiết lập quy trình kiểm tra đối tác định kỳ: Xây dựng một quy trình nội bộ để thường xuyên kiểm tra tình trạng pháp lý của các nhà cung cấp, đặc biệt là những đối tác mới hoặc những giao dịch có giá trị lớn. Việc này bao gồm tra cứu thông tin trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và các nguồn thông tin công khai khác.
• Nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán và tài chính: Đảm bảo đội ngũ nhân sự phụ trách kế toán, tài chính được đào tạo và cập nhật liên tục về các quy định pháp luật thuế mới, đặc biệt là các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử và tính hợp pháp của hóa đơn.
• Lưu trữ chứng từ đầy đủ và minh bạch: Duy trì hệ thống lưu trữ chứng từ giao dịch một cách khoa học, đầy đủ và minh bạch. Điều này bao gồm hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa/dịch vụ, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, và các tài liệu liên quan khác để có thể giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Thận trọng với các giao dịch bất thường: Cảnh giác với các nhà cung cấp đưa ra mức giá quá thấp so với thị trường, yêu cầu thanh toán bằng tiền mặt với số lượng lớn, hoặc có dấu hiệu hoạt động không rõ ràng. Đây có thể là những dấu hiệu cảnh báo về rủi ro hóa đơn không hợp pháp.
• Tham vấn chuyên gia thuế: Khi có bất kỳ nghi ngờ nào về tính hợp pháp của hóa đơn hoặc cần hiểu rõ hơn về các quy định phức tạp, đừng ngần ngại tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế uy tín. Họ có thể cung cấp cái nhìn chuyên sâu và hướng dẫn các bước xử lý phù hợp.

Việc chủ động và cẩn trọng trong quản lý hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản truy thu, phạt mà còn góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh minh bạch và bền vững tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ rà soát tính hợp pháp của hóa đơn, xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ về thuế hoặc tư vấn về các quy định thuế mới nhất, ANC Việt Nam có thể cung cấp giải pháp chuyên nghiệp qua hotline 0942597477.