Ủy Nhiệm Lập Hóa Đơn Điện Tử 2026: Doanh Nghiệp Cần Công Khai Thông Tin Thế Nào Để Tránh Sai Phạm?

Bạn có biết, việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán nhưng đồng thời cũng đặt ra những yêu cầu nghiêm ngặt về công khai thông tin và thông báo cho cơ quan thuế? Từ năm 2026, hàng triệu doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là các đơn vị hoạt động tại khu vực Long Biên, Hà Nội, sẽ phải tuân thủ các quy định mới nhất về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính. Một trong những điểm cốt lõi mà các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là trách nhiệm công khai thông tin về việc ủy nhiệm để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.

Quy định mới này áp dụng cho tất cả các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có nhu cầu ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, cũng như các bên nhận ủy nhiệm. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý và hành chính đáng kể. Bài viết này sẽ đi sâu vào các quy định chi tiết, hướng dẫn cụ thể các bước cần thực hiện và chỉ ra những điểm dễ sai sót để doanh nghiệp có thể chủ động phòng tránh, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Cục Thuế Hà Nội.

Chi Tiết Quy Định Về Nguyên Tắc Ủy Nhiệm Lập Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 91/2026/TT-BTC

Để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong hoạt động kinh doanh, Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính đã ban hành những nguyên tắc cụ thể về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp, tổ chức khi quyết định ủy nhiệm hoặc nhận ủy nhiệm cần nắm vững các điều khoản này, đặc biệt là Khoản 1 Điều 9 của Thông tư.

1. Điều kiện của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm

• Bên ủy nhiệm: Phải là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải đang hoạt động hợp pháp, không thuộc trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 8 của Thông tư 91/2026/TT-BTC.
• Bên nhận ủy nhiệm: Phải là bên thứ ba có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Tương tự, bên nhận ủy nhiệm cũng không được thuộc trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 8 của Thông tư 91/2026/TT-BTC. Việc đảm bảo cả hai bên đều đủ điều kiện là nền tảng cho một thỏa thuận ủy nhiệm hợp pháp.

2. Hình thức ủy nhiệm phải bằng văn bản

Việc ủy nhiệm bắt buộc phải được lập thành văn bản, có thể là hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để xác định quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Chỉ có một trường hợp ngoại lệ là việc bán tài sản thi hành án của cơ quan thi hành án thì không yêu cầu văn bản ủy nhiệm.

3. Nguyên tắc thông báo cho cơ quan thuế

Một trong những nguyên tắc cốt lõi là việc ủy nhiệm phải được thông báo cho cơ quan thuế ngay khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là bước quan trọng để cơ quan quản lý nắm bắt thông tin và đảm bảo việc phát hành hóa đơn được kiểm soát chặt chẽ. Để biết chi tiết về trình tự và mẫu biểu thông báo, vui lòng tham khảo mục Trình Tự Thông Báo Với Cơ Quan Thuế Về Việc Ủy Nhiệm Lập Hóa Đơn Điện Tử dưới đây.

4. Nội dung hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập

Hóa đơn điện tử được lập bởi bên nhận ủy nhiệm có thể là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế (bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền). Tuy nhiên, điều kiện bắt buộc là hóa đơn đó phải thể hiện đầy đủ thông tin của cả hai bên:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.

Việc này giúp người mua và cơ quan thuế dễ dàng truy xuất nguồn gốc và xác định trách nhiệm của các bên liên quan.

5. Trách nhiệm công khai thông tin ủy nhiệm

Đây là điểm nhấn quan trọng nhất của quy định này. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết hoặc thông báo công khai về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết. Các hình thức công khai bao gồm:

• Niêm yết trên website chính thức của đơn vị mình.
• Niêm yết trên giao diện gian hàng hoặc hệ thống của nền tảng (đối với các doanh nghiệp kinh doanh trên sàn thương mại điện tử).
• Thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo chí, truyền hình, đài phát thanh…).

Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn, các bên cũng phải hủy bỏ các niêm yết, thông báo đã công khai và thực hiện thông báo công khai về việc chấm dứt này. Điều này đảm bảo tính cập nhật và chính xác của thông tin đối với công chúng và người mua hàng.

6. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã

Đối với trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thỏa thuận rõ ràng về phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc này có thể thực hiện trực tiếp hoặc thông qua một tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

7. Trách nhiệm của bên nhận ủy nhiệm

Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử theo đúng thực tế phát sinh, tuân thủ thỏa thuận với bên ủy nhiệm và các nguyên tắc chung đã nêu tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

8. Phù hợp với phương pháp tính thuế GTGT

Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) mà bên ủy nhiệm đang áp dụng (ví dụ: phương pháp khấu trừ hay phương pháp trực tiếp). Sự không nhất quán có thể gây ra sai sót trong kê khai thuế và dẫn đến các vấn đề về tuân thủ.

Trình Tự Thông Báo Với Cơ Quan Thuế Về Việc Ủy Nhiệm Lập Hóa Đơn Điện Tử

Ngoài các nguyên tắc ủy nhiệm, việc thông báo cho cơ quan thuế là một thủ tục bắt buộc và quan trọng. Căn cứ vào Khoản 3 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, quy trình thông báo được quy định cụ thể như sau:

• Xác định là thay đổi thông tin đăng ký: Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được xác định là một thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này.
• Sử dụng mẫu biểu cụ thể: Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm. Mẫu biểu này cũng được sử dụng trong trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên.
• Trách nhiệm điền thông tin: Bên ủy nhiệm có trách nhiệm điền đầy đủ thông tin của bên nhận ủy nhiệm vào mẫu thông báo, trừ trường hợp bán tài sản thi hành án của cơ quan thi hành án.

Việc tuân thủ đúng trình tự và sử dụng đúng mẫu biểu khi thông báo cho Chi cục Thuế Long Biên hoặc Cục Thuế Hà Nội là yếu tố then chốt để đảm bảo tính hợp pháp của việc ủy nhiệm và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Ví Dụ Minh Họa và Lời Khuyên Thực Tiễn

Ví dụ minh họa về công khai thông tin:

Công ty A (bên ủy nhiệm) là một doanh nghiệp sản xuất đồ gia dụng tại Long Biên, Hà Nội, quyết định ủy nhiệm cho Công ty B (bên nhận ủy nhiệm) là một công ty chuyên nghiệp để lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng của mình. Để tuân thủ quy định về công khai thông tin, Công ty A và Công ty B cần thực hiện các bước sau:

• Công ty A niêm yết thông báo về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho Công ty B trên website chính thức của mình (ví dụ: mục “Thông tin đối tác” hoặc “Chính sách bán hàng”).
• Công ty B cũng niêm yết thông tin tương tự trên website của mình, có thể trong mục “Dịch vụ cung cấp” hoặc “Đối tác”.
• Nếu Công ty A bán hàng qua một sàn thương mại điện tử, thông tin ủy nhiệm cũng cần được hiển thị rõ ràng trên giao diện gian hàng của Công ty A trên sàn đó.
• Khi thỏa thuận ủy nhiệm kết thúc, cả hai công ty phải gỡ bỏ các thông báo đã niêm yết và công khai thông báo về việc chấm dứt ủy nhiệm trên các kênh tương tự.

Lời khuyên thực tiễn cho doanh nghiệp:

Để đảm bảo quá trình ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật, các doanh nghiệp nên:

• Thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất từ Bộ Tài chính và Cục Thuế Hà Nội.
• Lập hợp đồng ủy nhiệm rõ ràng, chi tiết về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
• Đảm bảo các kênh công khai thông tin (website, nền tảng thương mại điện tử) luôn được cập nhật và dễ dàng tiếp cận cho người mua.
• Thực hiện đúng và đủ các thủ tục thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III.
• Đào tạo nhân sự kế toán về các quy định liên quan để tránh sai sót.

Kết Luận

Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về công khai thông tin và thông báo cho cơ quan thuế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bằng cách nắm vững các nguyên tắc, thực hiện đúng trình tự và chủ động công khai thông tin, các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội nói riêng và cả nước nói chung có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong mọi giao dịch. Việc tuân thủ chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và xây dựng niềm tin với khách hàng và cơ quan quản lý.