Thuế TNCN 2026: Hồ sơ khấu trừ bảo hiểm cần gì? Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp Việt Nam

Bạn đã sẵn sàng cho những thay đổi quan trọng về thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) sẽ chính thức có hiệu lực từ năm 2026? Với sự ra đời của Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Luật Bảo hiểm xã hội 2024, việc xác định các khoản đóng bảo hiểm được trừ khi tính thuế TNCN sẽ có những điều chỉnh đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu người lao động và hàng trăm nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam. Để đảm bảo tuân thủ và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, việc nắm rõ các quy định mới về hồ sơ, chứng từ là vô cùng cần thiết.

Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ đi sâu phân tích các quy định mới, hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, chứng từ cần thiết, và đưa ra những lời khuyên hữu ích giúp doanh nghiệp và người lao động chuẩn bị tốt nhất cho giai đoạn chuyển đổi này.

Từ 2026, quy định mới về khấu trừ bảo hiểm khi tính thuế TNCN sẽ ảnh hưởng đến hàng triệu người lao động và doanh nghiệp Việt Nam

Kể từ năm 2026, khung pháp lý về thuế TNCN và bảo hiểm xã hội tại Việt Nam sẽ chứng kiến những cập nhật quan trọng, đặc biệt là trong việc xác định các khoản đóng góp bảo hiểm được phép khấu trừ khỏi thu nhập chịu thuế. Đây là một trong những yếu tố then chốt giúp giảm gánh nặng thuế cho người lao động và đảm bảo tính công bằng trong hệ thống thuế.

Theo điểm a khoản 2 Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thu nhập tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là tổng thu nhập chịu thuế mà người nộp thuế nhận được trong kỳ tính thuế, sau khi đã trừ đi các khoản đóng góp bảo hiểm theo quy định. Điều này khẳng định tầm quan trọng của việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ, chứng từ liên quan đến các khoản đóng góp này.

Các quy định mới không chỉ làm rõ hơn về các loại hình bảo hiểm được khấu trừ mà còn đặt ra những yêu cầu cụ thể về chứng từ, thời điểm khấu trừ, và giới hạn mức khấu trừ đối với một số loại hình bảo hiểm tự nguyện. Điều này đòi hỏi cả người lao động và tổ chức trả thu nhập (doanh nghiệp) phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, rà soát lại các quy trình hiện hành để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế và bảo hiểm xã hội tại Việt Nam.

Các khoản bảo hiểm được trừ khi tính thuế TNCN theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP

Để xác định chính xác thu nhập tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công, người nộp thuế được phép trừ đi các khoản đóng góp bảo hiểm theo quy định. Cụ thể, theo điểm a khoản 2 Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, các khoản được trừ bao gồm:

• Bảo hiểm bắt buộc: Các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo Luật Bảo hiểm xã hội, và bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc.
• Bảo hiểm tự nguyện: Khoản đóng góp bảo hiểm xã hội tự nguyện theo Luật Bảo hiểm xã hội, khoản đóng góp bảo hiểm y tế tự nguyện theo Luật Bảo hiểm y tế.
• Bảo hiểm hưu trí bổ sung và tự nguyện: Khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện.
• Bảo hiểm nhân thọ: Khoản mua bảo hiểm nhân thọ.

Giới hạn mức khấu trừ đối với bảo hiểm tự nguyện và nhân thọ

Một điểm đáng chú ý trong quy định mới là việc áp dụng giới hạn mức đóng góp được trừ đối với một số loại hình bảo hiểm. Cụ thể, mức đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, và bảo hiểm nhân thọ được trừ ra khỏi thu nhập khi xác định thu nhập tính thuế tổng tối đa không quá 03 triệu đồng/tháng. Giới hạn này áp dụng cho tổng số tiền do người sử dụng lao động đóng cho người lao động và cả số tiền do người lao động tự đóng (nếu có).

Ví dụ minh họa về giới hạn khấu trừ:

Bà Mai là nhân viên tại Công ty X. Hàng tháng, bà Mai đóng 1 triệu đồng cho bảo hiểm hưu trí tự nguyện và 2.5 triệu đồng cho bảo hiểm nhân thọ. Tổng cộng là 3.5 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP, khoản được trừ tối đa khi tính thuế TNCN chỉ là 3 triệu đồng/tháng. Phần vượt quá 0.5 triệu đồng sẽ không được khấu trừ.

Thời điểm xác định khoản đóng góp bảo hiểm được trừ

Khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện của năm nào sẽ được trừ vào thu nhập chịu thuế của năm đó. Điều này đảm bảo nguyên tắc tính thuế theo kỳ và tránh sự chồng chéo giữa các năm tài chính.

Đặc biệt, Công văn 7214/DAN-QLDN2 năm 2026 cũng đã hướng dẫn cụ thể về trường hợp trả lương lệch tháng. Các hướng dẫn này được áp dụng rộng rãi, giúp các doanh nghiệp và người lao động tại các thành phố lớn như Hà Nội, đặc biệt là khu vực Long Biên, hiểu rõ hơn về nghĩa vụ thuế của mình. Theo đó, thời điểm xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người nộp thuế. Khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc của người lao động sẽ được trừ theo nguyên tắc khoản đóng góp của năm nào được trừ vào thu nhập chịu thuế của năm đó.

Ví dụ về xử lý lương lệch tháng:

Công ty A đã khấu trừ bảo hiểm bắt buộc tháng 12/2025 của người lao động trước khi chi trả lương tháng 12/2025. Tuy nhiên, lương tháng 12/2025 lại được chi trả vào tháng 01/2026. Trong trường hợp này, khoản bảo hiểm bắt buộc tháng 12/2025 mà Công ty A đã khấu trừ sẽ được trừ vào tổng thu nhập chịu thuế khi xác định thu nhập tính thuế của tháng 01/2026.

Hồ sơ, chứng từ cần thiết để xác định khoản được trừ

Để đảm bảo tính hợp lệ của các khoản khấu trừ, người nộp thuế và tổ chức trả thu nhập cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định. Căn cứ xác định thu nhập được trừ là:

• Bản chụp chứng từ nộp tiền (hoặc nộp phí): Do tổ chức bảo hiểm, quỹ hưu trí bổ sung, doanh nghiệp bảo hiểm cấp. Đây là bằng chứng trực tiếp về việc đã thực hiện các khoản đóng góp bảo hiểm.
• Xác nhận của tổ chức trả thu nhập: Về số tiền bảo hiểm đã khấu trừ, đã nộp (trong trường hợp tổ chức trả thu nhập nộp thay cho người lao động).

Chuẩn bị sẵn sàng cho những thay đổi về thuế TNCN từ năm 2026

Việc nắm vững các quy định mới về khấu trừ bảo hiểm khi tính thuế TNCN từ năm 2026 là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp và người lao động tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Từ việc xác định các loại hình bảo hiểm được trừ, hiểu rõ giới hạn mức khấu trừ, đến việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ, mỗi bước đều quan trọng để tránh những sai sót không đáng có.

ANC Việt Nam luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp và cá nhân trong việc cập nhật và áp dụng hiệu quả các quy định thuế mới. Hãy chủ động rà soát lại các quy trình hiện hành và chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp tại Việt Nam.