Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử 2026: 3 Loại Hóa Đơn Bị Cấm Khi Nợ Thuế

Các loại hóa đơn không được sử dụng khi doanh nghiệp nợ thuế theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP

Việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử luôn là một trong những vấn đề trọng tâm đối với các doanh nghiệp và người nộp thuế tại Việt Nam. Đặc biệt, khi nghĩa vụ thuế không được thực hiện đúng hạn, người nộp thuế có thể phải đối mặt với biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh. Vậy, những loại hóa đơn nào sẽ bị ngừng sử dụng trong trường hợp này?

Nghị định 252/2026/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định chi tiết về các loại hóa đơn bị ngừng sử dụng khi người nộp thuế bị áp dụng biện pháp cưỡng chế. Quy định này nhằm tăng cường kỷ luật tài chính, đảm bảo thu ngân sách nhà nước và thúc đẩy ý thức tuân thủ pháp luật thuế. Đối với các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội và trên cả nước, việc nắm rõ các quy định này là cực kỳ quan trọng để tránh những gián đoạn không đáng có. Tuy nhiên, pháp luật cũng mở ra một số ngoại lệ nhất định, cho phép người nộp thuế vẫn có thể sử dụng hóa đơn trong một số trường hợp đặc biệt, đi kèm với các điều kiện nghiêm ngặt.

Chi tiết quy định về ngừng sử dụng hóa đơn và căn cứ pháp lý theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP

Theo khoản 2 và khoản 4 Điều 69 của Nghị định 252/2026/NĐ-CP về cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế, biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn sẽ được áp dụng đối với người nộp thuế có nợ thuế. Các loại hóa đơn bị ngừng sử dụng bao gồm:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn được cấp mã xác thực bởi Tổng cục Thuế trước khi người bán gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Loại hóa đơn này do doanh nghiệp tự phát hành và sử dụng, không cần mã xác thực từ cơ quan thuế, thường áp dụng cho các doanh nghiệp có rủi ro thấp về thuế.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế: Loại hóa đơn này được tạo ra trực tiếp từ các thiết bị máy tính tiền và có khả năng truyền dữ liệu giao dịch về cơ quan thuế theo quy định.

Như vậy, khi bị áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn, người nộp thuế sẽ không được phép phát hành và sử dụng bất kỳ loại hóa đơn điện tử nào trong ba loại nêu trên để ghi nhận các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của mình.

Ngoại lệ: Sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh

Mặc dù bị ngừng sử dụng hóa đơn, pháp luật vẫn tạo điều kiện cho người nộp thuế duy trì hoạt động kinh doanh ở mức tối thiểu thông qua việc sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh. Điều này được quy định tại khoản 4 Điều 69 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Để được chấp thuận, người nộp thuế phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn theo pháp luật về hóa đơn gửi cơ quan thuế.
• Được cơ quan thuế chấp thuận.
• Phải nộp ngay vào ngân sách nhà nước số tiền thuế nợ đang bị áp dụng biện pháp cưỡng chế, với mức tối thiểu là 18% tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn mà người nộp thuế đề nghị sử dụng theo từng lần phát sinh.

Ví dụ minh họa:

Công ty B đang bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn do nợ thuế. Công ty B có một hợp đồng cung cấp dịch vụ trị giá 100 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT) và cần xuất hóa đơn cho giao dịch này. Để được cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh, Công ty B phải nộp ngay vào ngân sách nhà nước số tiền thuế nợ tối thiểu là 18% của 100 triệu đồng, tức là: 100.000.000 VNĐ × 18% = 18.000.000 VNĐ.

Sau khi nộp đủ số tiền này và được cơ quan thuế chấp thuận, Công ty B sẽ được cấp hóa đơn cho giao dịch 100 triệu đồng đó.

Tạm dừng cưỡng chế trích tiền, phong tỏa tài khoản

Một điểm đáng chú ý khác là khi người nộp thuế được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh, cơ quan thuế sẽ tạm dừng thực hiện biện pháp cưỡng chế bằng cách trích tiền từ tài khoản hoặc phong tỏa tài khoản đối với người nộp thuế. Các điều kiện cụ thể như sau:

• Người nộp thuế phải đăng ký với cơ quan thuế một tài khoản của mình mở tại tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài.
• Thời gian tạm dừng cưỡng chế là 10 ngày làm việc kể từ ngày được chấp thuận sử dụng hóa đơn.
• Số tiền được tạm dừng cưỡng chế bằng biện pháp trích tiền từ tài khoản, phong tỏa tài khoản sẽ bằng tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn được sử dụng.

Các bước cần thực hiện khi doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn

Khi doanh nghiệp tại Hà Nội, đặc biệt là các đơn vị hoạt động tại khu vực Long Biên, nhận được thông báo về việc áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn từ Chi cục Thuế Long Biên hoặc Cục Thuế Hà Nội, việc hiểu rõ và thực hiện đúng các bước sau đây là vô cùng quan trọng để giảm thiểu tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh:

Bước 1: Xác định nguyên nhân và số tiền thuế nợ

• Ngay lập tức kiểm tra lại các thông báo, quyết định của cơ quan thuế để xác định chính xác lý do bị cưỡng chế và tổng số tiền thuế nợ (bao gồm cả tiền chậm nộp, tiền phạt nếu có).
• Đối chiếu với sổ sách kế toán của doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác của số liệu.

Bước 2: Lập kế hoạch xử lý nợ thuế

• Ưu tiên thanh toán các khoản nợ thuế càng sớm càng tốt để chấm dứt biện pháp cưỡng chế.
• Nếu không thể thanh toán toàn bộ ngay lập tức, cần lập kế hoạch tài chính để giải quyết nợ thuế theo từng phần hoặc tìm kiếm các giải pháp tài chính khác.

Bước 3: Thực hiện thủ tục đề nghị sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh (nếu cần)

Trong trường hợp doanh nghiệp có các giao dịch kinh doanh cấp bách và cần xuất hóa đơn ngay, có thể thực hiện thủ tục đề nghị sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh:

• Chuẩn bị văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn.
• Nộp văn bản này cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thực hiện nộp số tiền thuế nợ tối thiểu 18% tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn vào ngân sách nhà nước trước khi được cấp hóa đơn.
• Đảm bảo đăng ký tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế để được tạm dừng cưỡng chế trích tiền/phong tỏa tài khoản trong thời gian quy định.

Tóm tắt các quy định quan trọng về hóa đơn khi nợ thuế

Nghị định 252/2026/NĐ-CP đã đưa ra những quy định rõ ràng về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với người nộp thuế có nợ thuế. Theo đó, ba loại hóa đơn điện tử chính (có mã, không mã, khởi tạo từ máy tính tiền) sẽ bị ngừng sử dụng. Tuy nhiên, pháp luật vẫn tạo điều kiện cho người nộp thuế có thể sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh, với điều kiện phải nộp tối thiểu 18% giá trị hóa đơn vào ngân sách nhà nước và được cơ quan thuế chấp thuận. Việc nắm vững các quy định này là vô cùng cần thiết để các doanh nghiệp, đặc biệt là tại khu vực Long Biên, Hà Nội, có thể chủ động quản lý nghĩa vụ thuế và duy trì hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.