Tiền xăng xe có chịu thuế TNCN và BHXH bắt buộc?
- Theo Điều 138 Luật Thuế thu nhập cá nhân, nếu không khai báo đúng hoặc chậm nộp, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 0,1% đến 0,3% doanh thu chịu thuế, tối đa 5% thuế TNCN chưa nộp
- Đối với BHXH, Điều 45 Luật BHXH 2024 quy định mức phạt từ 0,5% đến 2% tiền lương chưa đóng bảo hiểm
Tiền xăng xe mà doanh nghiệp trả cho nhân viên có phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc hay không? Câu trả lời phụ thuộc vào bản chất của khoản chi trả và cách ghi nhận trong hợp đồng lao động.
Quy định pháp lý về tiền xăng xe
Theo Khoản 1, 2 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thu nhập từ tiền lương, tiền công bao gồm mọi khoản lợi ích mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động, trừ những khoản được pháp luật miễn thuế. Đồng thời, Khoản 13 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP liệt kê 13 loại phụ cấp, trợ cấp không tính thuế TNCN.
Về bảo hiểm xã hội, Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung trả thường xuyên, ổn định.
Do đó, để xác định tiền xăng xe có thuộc thuế TNCN và BHXH hay không, doanh nghiệp cần xem xét:
- Tiền xăng xe được ghi là công tác phí trong mức khoán chi hợp pháp.
- Tiền xăng xe được ghi là tiền lương, tiền công trong hợp đồng.
- Tiền xăng xe được ghi thành mục riêng trong hợp đồng, không mang tính lương.
Lưu ý: Khi ghi là công tác phí, doanh nghiệp phải có chứng từ, quy chế chi phí phù hợp với quy định của Luật Thuế TNDN.
Ba bước thực hiện đúng khi ghi nhận tiền xăng xe trong bảng lương
- Xác định bản chất khoản tiền: Kiểm tra hợp đồng lao động và quy chế nội bộ để xác định tiền xăng xe là công tác phí, tiền lương hay hỗ trợ riêng.
- Ghi nhận đúng mục trong bảng lương: Nếu là công tác phí, ghi vào mục “Chi phí công tác”; nếu là tiền lương, ghi vào mục “Tiền lương, phụ cấp”; nếu là hỗ trợ riêng, ghi vào mục “Khoản hỗ trợ khác”.
- Khai báo và nộp thuế: Đối với khoản tính thuế, khai báo trong tờ khai TNCN (Mẫu 02/KK‑TNCN) và đóng BHXH theo mức lương tính được.
Sai lầm thường gặp và mức phạt liên quan
Doanh nghiệp thường gặp các lỗi sau:
- Ghi nhận tiền xăng xe là công tác phí nhưng không có chứng từ hợp lệ, dẫn tới việc cơ quan thuế xem là tiền lương.
- Không ghi mục riêng cho hỗ trợ xăng xe trong hợp đồng, khiến khoản này bị tính vào tiền lương và phải đóng BHXH.
- Quên khai báo hoặc khai báo sai số tiền, gây vi phạm quy định về thuế TNCN.
Theo Điều 138 Luật Thuế thu nhập cá nhân, nếu không khai báo đúng hoặc chậm nộp, doanh nghiệp có thể
Đối với BHXH, Điều 45 Luật BHXH 2024 quy định mức phạt từ 0,5% đến 2% tiền lương chưa đóng bảo hiểm.
Câu hỏi thường gặp về thuế TNCN và BHXH cho tiền xăng xe
Tiền xăng xe được trả dưới dạng công tác phí có phải khai thuế TNCN không?
Không. Khi tiền xăng xe được ghi là công tác phí trong mức khoán chi phù hợp với quy định của Luật Thuế TNDN, khoản này được miễn thuế TNCN (theo Khoản 13 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP).
Tiền xăng xe nếu được ghi là phụ cấp lương trong hợp đồng có phải đóng BHXH không?
Có. Phụ cấp lương được coi là một phần của tiền lương tháng, do đó phải tính vào cơ sở đóng BHXH bắt buộc (theo Điều 31 Luật BHXH 2024).
Làm sao để tránh bị phạt khi doanh nghiệp không chắc chắn bản chất của khoản tiền xăng xe?
Doanh nghiệp nên:
- Rà soát hợp đồng lao động và quy chế nội bộ để xác định rõ mục chi trả.
- Tham khảo các văn bản pháp luật hiện hành để cập nhật quy định mới.
- Tham vấn chuyên gia thuế hoặc để đảm bảo khai báo chính xác.
Hành động ngay: Kiểm tra hợp đồng và chuẩn bị khai báo
Doanh nghiệp cần thực hiện ngay các bước sau để tuân thủ quy định:
- Kiểm tra lại mọi mục “tiền xăng xe” trong hợp đồng lao động hiện tại.
- Đảm bảo có chứng từ, quy chế chi phí hợp pháp nếu muốn ghi là công tác phí.
- Chuẩn bị tờ khai TNCN và bảng lương cho kỳ tính thuế tới hạn.
- Liên hệ với , của ANC Việt Nam (địa chỉ Long Biên, Hà Nội) nếu cần hỗ trợ chi tiết.