Tại sao doanh nghiệp cần nộp mẫu phụ lục 04-1/ĐTV‑TNCN đúng hạn?
- Nếu không nộp đúng thời hạn, doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt 0,5% doanh thu hàng tháng (tối đa 5% tổng doanh thu trong năm) và có thể bị phạt tiền từ 10
- 000 ≤ 1 ngày — Trễ hạn (sau thời hạn nộp) — — 0,5% doanh thu hàng tháng (tối đa 5% tổng doanh thu) Không nộp mẫu (vi phạm nghiêm trọng) — — Phạt tiền từ 10
- 000 VNĐ
⚠️ Mức phạt: Nếu doanh nghiệp không nộp mẫu phụ lục 04-1/ĐTV‑TNCN trước hạn, mức phạt sẽ tính 0,5% doanh thu hàng tháng, tối đa 5% doanh thu trong năm
Theo Thông tư 89/2026/TT‑BTC, mẫu 04-1/ĐTV‑TNCN (được công bố trong Phụ lục I của Thông tư) là biểu mẫu bắt buộc để ghi nhận chi tiết thu nhập, giảm trừ gia cảnh và các khoản miễn thuế của người nộp thuế cá nhân mà doanh nghiệp đại diện. Nếu không nộp đúng thời hạn, doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt 0,5% doanh thu hàng tháng (tối đa 5% tổng doanh thu trong năm) và có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 VNĐ đến 50.000.000 VNĐ.
Việc nộp đúng mẫu không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt mà còn bảo đảm quyền lợi giảm trừ thuế cho người lao động, tăng tính minh bạch và tuân thủ quy định của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để khai thuế thay cho cá nhân
- Đăng ký đại diện khai thuế thay cho cá nhân tại cơ quan thuế địa phương (mẫu 02/ĐK‑TNCN).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).
- Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ giữa doanh nghiệp và người lao động.
- Bảng lương tháng (có ký và đóng dấu).
- Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (CMND/CCCD, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh).
- Mẫu 04-1/ĐTV‑TNCN (phụ lục I của Thông tư 89/2026/TT‑BTC) đã tải về và điền đầy đủ.
Đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, cần kèm theo giấy tờ chứng minh thời gian cư trú (visa, thẻ tạm trú) và giấy chứng nhận thu nhập từ nguồn nước ngoài.
Quy trình thực hiện mẫu phụ lục 04-1/ĐTV‑TNCN từng bước
- Tiếp nhận thông tin từ người lao động: Thu thập hợp đồng, bảng lương, giấy tờ chứng minh người phụ thuộc và các khoản miễn thuế.
- Kiểm tra tính hợp lệ: Xác nhận các khoản thu nhập thuộc danh mục miễn thuế (theo Điều 4, Điều 5 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025) và tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc.
- Điền mẫu 04-1/ĐTV‑TNCN: Nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán hoặc bảng Excel, bao gồm:
- Mã số thuế cá nhân (MST).
- Chi tiết thu nhập (lương, phụ cấp, tiền thưởng).
- Số tiền giảm trừ gia cảnh (bản thân và người phụ thuộc).
- Khoản miễn thuế (ví dụ: lương làm việc ban đêm, tiền hưu trí, thu nhập thuyền viên, thu nhập từ nhiệm vụ khoa học‑công nghệ, thu nhập của chuyên gia nước ngoài trong dự án ODA, v.v.).
- Kiểm tra lại và ký duyệt: Người đại diện doanh nghiệp ký xác nhận, đồng thời gửi bản sao cho người lao động để kiểm tra.
- Nộp mẫu qua hệ thống e‑Khai thuế: Đăng nhập vào cổng thông tin điện tử, tải lên file PDF/Excel đã hoàn thiện và nộp.
- Lưu trữ hồ sơ: Lưu bản sao giấy tờ và file điện tử trong thời gian tối thiểu 5 năm theo quy định của Luật Quản lý thuế.
Thời gian dự kiến để hoàn thành toàn bộ quy trình từ khi nhận thông tin đến khi nộp mẫu là 3‑5 ngày làm việc, tùy vào khối lượng hồ sơ.
Chi phí, thời gian xử lý và các mức phạt nếu không nộp đúng quy định
| Hạng mục | Chi phí (VNĐ) | Thời gian xử lý | Mức phạt (nếu trễ) |
|---|---|---|---|
| Chuẩn bị hồ sơ (kế toán nội bộ) | 2.000.000 – 5.000.000 | 1‑2 ngày | — |
| Nộp mẫu qua e‑Khai (phí dịch vụ) | 500.000 – 1.500.000 | ≤ 1 ngày | — |
| Trễ hạn (sau thời hạn nộp) | — | — | 0,5% doanh thu hàng tháng (tối đa 5% tổng doanh thu) |
| Không nộp mẫu (vi phạm nghiêm trọng) | — | — | Phạt tiền từ 10.000.000 VNĐ đến 50.000.000 VNĐ |
Chi phí thực tế có thể thay đổi tùy vào quy mô doanh nghiệp và mức độ phức tạp của hồ sơ. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc thuê chuyên nghiệp thường tốn khoảng 3‑4 triệu đồng mỗi kỳ.
Câu hỏi thường gặp về mẫu phụ lục 04-1/ĐTV‑TNCN
Làm sao để biết mẫu 04-1/ĐTV‑TNCN có bao gồm các khoản miễn thuế nào?
Theo Điều 4 và Điều 5 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, các khoản miễn thuế bao gồm lương làm việc ban đêm, tiền hưu trí, thu nhập thuyền viên, thu nhập từ nhiệm vụ khoa học‑công nghệ, thu nhập của chuyên gia nước ngoài trong dự án ODA, và các khoản liên quan đến công nghệ cao. Khi điền mẫu, doanh nghiệp cần đánh dấu mục “Miễn thuế” và ghi rõ nguồn thu nhập.
Doanh nghiệp có thể đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sau ngày 31/12 không?
Đúng, nếu trong năm tính thuế người nộp thuế chưa đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc, họ vẫn có thể tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Tuy nhiên, việc đăng ký sau ngày 31/12 sẽ chỉ được áp dụng cho kỳ tính thuế tiếp theo.
Phải nộp mẫu phụ lục 04-1/ĐTV‑TNCN bao nhiêu lần trong một năm?
Mỗi doanh nghiệp phải nộp mẫu phụ lục này cho mỗi cá nhân mà họ khai thuế thay, và phải nộp lại khi có thay đổi về thu nhập, giảm trừ hoặc khi thực hiện quyết toán thuế cuối năm.
Tóm tắt quy trình và bước tiếp theo cho doanh nghiệp
Để tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký đại diện và giấy tờ người phụ thuộc trước ngày 31/12.
- Sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống e‑Khai để nộp mẫu.
- Kiểm tra lại thông tin và lưu trữ hồ sơ ít nhất 5 năm.