Quy định tiêu hủy hóa đơn, chứng từ 2026: Hướng dẫn tuân thủ cho doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội

Việc tiêu hủy hóa đơn, chứng từ là một nghiệp vụ kế toán quan trọng mà mọi doanh nghiệp tại Việt Nam cần thực hiện đúng theo quy định pháp luật. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các hướng dẫn liên quan, quy trình này càng đòi hỏi sự chặt chẽ và minh bạch. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về các quy định tiêu hủy hóa đơn, chứng từ, giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị hoạt động tại khu vực Long Biên, Hà Nội, nắm vững và tuân thủ hiệu quả.

Tại sao việc tiêu hủy hóa đơn, chứng từ đúng quy định lại quan trọng đối với doanh nghiệp Việt Nam?

Bạn có biết, hàng năm, hàng ngàn doanh nghiệp tại Việt Nam phải đối mặt với các rủi ro pháp lý và mức phạt hành chính đáng kể chỉ vì không tuân thủ đúng quy định về lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn, chứng từ? Việc quản lý và xử lý các tài liệu kế toán, đặc biệt là hóa đơn và chứng từ, không chỉ là một nghiệp vụ thông thường mà còn là một yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt, ảnh hưởng trực tiếp đến sự minh bạch và tuân thủ của doanh nghiệp.

Đối với mọi doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, từ các công ty nhỏ đến các tập đoàn lớn, việc tiêu hủy hóa đơn, chứng từ khi chúng đã hết thời hạn lưu trữ là một bước không thể bỏ qua trong chu trình quản lý tài liệu. Nếu không thực hiện đúng cách, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các hậu quả nghiêm trọng như:

• Bị phạt hành chính: Vi phạm quy định về lưu trữ, bảo quản hoặc tiêu hủy tài liệu kế toán có thể dẫn đến các mức phạt tiền đáng kể theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, thuế.
• Rủi ro về dữ liệu và bảo mật: Hóa đơn, chứng từ chứa nhiều thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp và khách hàng. Việc tiêu hủy không đúng cách có thể làm lộ thông tin, gây thiệt hại về uy tín và tài chính.
• Khó khăn trong kiểm tra, thanh tra: Khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác yêu cầu kiểm tra, nếu doanh nghiệp không thể chứng minh việc tiêu hủy đã được thực hiện hợp pháp, hoặc vẫn còn lưu giữ các tài liệu đã hết hạn mà không có lý do chính đáng, có thể gây ra những rắc rối không cần thiết.
• Tốn kém chi phí lưu trữ: Việc lưu giữ quá nhiều tài liệu không cần thiết sẽ làm tăng chi phí cho không gian lưu trữ vật lý hoặc dung lượng lưu trữ điện tử, đồng thời gây khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm thông tin.

Theo khoản 8 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (áp dụng từ 01/07/2026), việc tiêu hủy hóa đơn, chứng từ được định nghĩa rõ ràng:

• Đối với hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử: Là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong đó. Điều này đòi hỏi các giải pháp công nghệ đảm bảo tính vĩnh viễn của việc xóa bỏ.
• Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in (hóa đơn giấy): Là việc sử dụng các biện pháp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc các hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó. Mục tiêu là loại bỏ hoàn toàn khả năng phục hồi hoặc tái sử dụng thông tin.

Hiểu rõ và tuân thủ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Điều kiện tiên quyết để tiêu hủy hóa đơn, chứng từ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Trước khi tiến hành tiêu hủy bất kỳ hóa đơn hay chứng từ nào, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các tài liệu đó đã đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam. Điều kiện tiên quyết duy nhất và quan trọng nhất là hóa đơn, chứng từ đó đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Luật Kế toán 2015. Việc xác định chính xác thời hạn lưu trữ là bước đầu tiên và tối quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử và giấy theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Bên cạnh việc xác định thời hạn lưu trữ, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng đặt ra các yêu cầu cụ thể về việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất khi cần thiết. Theo khoản 1 và 2 Điều 5 của Nghị định này, các doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Đảm bảo tính an toàn và toàn vẹn: Hóa đơn, chứng từ phải được bảo quản, lưu trữ sao cho đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tài liệu điện tử, nơi rủi ro về mất mát hoặc sửa đổi dữ liệu có thể cao hơn.
• Lưu trữ đúng thời hạn: Việc lưu trữ phải tuân thủ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán, như đã đề cập chi tiết trong Luật Kế toán 2015.
• Đối với hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử:
  • Phải được bảo quản, lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.
  • Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động, khả năng ứng dụng công nghệ, đồng thời phải đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định tại Điều 13 Luật Giao dịch điện tử.
  • Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải luôn sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng, ví dụ như Chi cục Thuế Long Biên hoặc Cục Thuế Hà Nội trong quá trình kiểm tra, thanh tra.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các vi phạm mà còn xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu chuyên nghiệp và hiệu quả.

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán theo Luật Kế toán 2015

Khoản 3 và 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015 quy định chi tiết về thời hạn bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, bao gồm cả hóa đơn và chứng từ. Doanh nghiệp cần phân loại tài liệu để xác định đúng thời hạn lưu trữ:

Cụ thể, thời hạn lưu trữ được phân loại như sau:

Sau khi xác định hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ theo các quy định trên, doanh nghiệp có thể bắt đầu chuẩn bị các bước tiếp theo để tiêu hủy.

Mẫu thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy, biên lai giấy theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Sau khi đã xác định các hóa đơn, chứng từ đủ điều kiện tiêu hủy và hoàn tất quy trình nội bộ, doanh nghiệp cần lưu ý đến việc thông báo kết quả tiêu hủy theo quy định. Hiện hành, Mẫu 02/HUY-HĐBLG Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy, biên lai giấy được quy định tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đây là mẫu văn bản quan trọng mà doanh nghiệp cần sử dụng để báo cáo với cơ quan thuế về việc đã thực hiện tiêu hủy hóa đơn, chứng từ giấy. Việc nộp thông báo này đúng hạn và đầy đủ là một phần không thể thiếu trong quy trình tuân thủ pháp luật về thuế và kế toán.

Việc tiêu hủy hóa đơn, chứng từ không chỉ là một nghiệp vụ kế toán đơn thuần mà còn là một yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt, đòi hỏi sự hiểu biết và tuân thủ chặt chẽ các quy định từ Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Luật Kế toán 2015. Từ việc xác định đúng thời hạn lưu trữ, đảm bảo các yêu cầu về bảo quản, đến việc sử dụng đúng mẫu thông báo kết quả tiêu hủy, mỗi bước đều có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý và hành chính. Đối với các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, việc chủ động cập nhật và áp dụng đúng các quy định này sẽ góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch và bền vững. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về quy trình tiêu hủy hóa đơn, chứng từ hoặc cần hỗ trợ về các vấn đề thuế, kế toán, đội ngũ chuyên gia của ANC Việt Nam luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp.