Rút tiền công ty về tài khoản cá nhân: 3 rủi ro thuế lớn từ 2025

Rút tiền từ tài khoản công ty về tài khoản cá nhân: 3 rủi ro thuế lớn từ 2025 doanh nghiệp Việt Nam cần tránh

Hàng triệu doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam đang đối mặt với một thách thức lớn: quản lý dòng tiền giữa tài khoản công ty và tài khoản cá nhân. Từ ngày 01/01/2025, với sự có hiệu lực của các quy định pháp luật mới về thuế, việc rút tiền từ tài khoản công ty về tài khoản cá nhân mà không có căn cứ rõ ràng sẽ tiềm ẩn rủi ro truy thu thuế nghiêm trọng, bao gồm cả thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), cùng các khoản phạt liên quan. Điều này đòi hỏi các chủ doanh nghiệp phải thay đổi cách nhìn nhận và quản lý tài chính để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh những hậu quả không đáng có.

Về bản chất, khi tiền đã được chuyển vào tài khoản của một doanh nghiệp, khoản tiền đó không còn được coi là tài sản cá nhân của giám đốc hay chủ sở hữu nữa, mà chính thức trở thành tài sản của pháp nhân doanh nghiệp. Đây là một nguyên tắc cơ bản nhưng thường bị bỏ qua bởi nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, những người vẫn giữ thói quen coi tiền trong tài khoản công ty như tiền túi của mình. Mọi khoản tiền rút ra từ tài khoản công ty đều phải có lý do chính đáng, được hỗ trợ bởi chứng từ hợp lệ và có căn cứ pháp lý rõ ràng. Nếu doanh nghiệp không thể cung cấp hồ sơ đầy đủ hoặc không giải trình được bản chất của dòng tiền, nguy cơ bị cơ quan thuế truy thu thuế và xử phạt vi phạm là rất cao.

Vậy, làm thế nào để rút tiền từ tài khoản công ty một cách đúng luật và an toàn về thuế trong bối cảnh các quy định mới sắp có hiệu lực?

Bản chất pháp lý của doanh nghiệp và các trường hợp rút tiền từ tài khoản công ty theo quy định mới

Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, trước hết cần nắm vững bản chất pháp lý của doanh nghiệp. Theo Điều 74 và Điều 83 Bộ luật Dân sự 2015, doanh nghiệp được công nhận là một pháp nhân độc lập. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có tài sản riêng, tách biệt hoàn toàn với tài sản của cá nhân chủ sở hữu hoặc các thành viên góp vốn, và tự chịu trách nhiệm bằng chính tài sản của mình. Cụ thể, một pháp nhân phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Được thành lập theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 và các luật khác có liên quan.
• Có cơ cấu tổ chức rõ ràng.
• Có cơ quan điều hành với tổ chức, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định trong điều lệ hoặc quyết định thành lập.
• Có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó.
• Nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập.

Chính vì vậy, khi tiền đã vào tài khoản công ty, việc rút ra không thể tùy tiện. Kế toán doanh nghiệp phải xác định rõ ràng bản chất của từng giao dịch tiền ra để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.

Hai trường hợp chính khi rút tiền từ tài khoản công ty

Tiền rút ra từ tài khoản công ty thường rơi vào hai trường hợp chính, mỗi trường hợp có những quy định và nghĩa vụ thuế khác nhau:

1. Rút tiền dưới dạng phân phối lợi nhuận

Khi doanh nghiệp hoạt động có lợi nhuận, sau khi đã hoàn thành tất cả các nghĩa vụ về thuế (như thuế TNDN), công ty có thể tiến hành phân phối lợi nhuận cho chủ sở hữu hoặc các thành viên góp vốn. Để thực hiện việc này, doanh nghiệp cần lập biên bản và quyết định phân phối lợi nhuận một cách hợp lệ. Sau đó, tiền sẽ được chuyển từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của người nhận.

Tuy nhiên, nghĩa vụ thuế TNCN đối với khoản lợi nhuận này sẽ có sự khác biệt tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp:

• Đối với công ty TNHH một thành viên: Khi chủ sở hữu nhận lợi nhuận sau thuế TNDN, khoản thu nhập này sẽ không phải nộp thuế thu nhập cá nhân. Điều này được quy định tại khoản 21 Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (dự kiến có hiệu lực từ 01/01/2025). Đây là một điểm ưu đãi đáng chú ý cho loại hình doanh nghiệp này.
• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần: Khi chia lợi nhuận cho cá nhân (thành viên góp vốn hoặc cổ đông), doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN với mức 5% tại thời điểm chi trả. Quy định này được nêu tại Điều 12 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (dự kiến có hiệu lực từ 01/01/2025). Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế này thay cho người nhận.

Ví dụ minh họa về phân phối lợi nhuận:

Công ty A là công ty TNHH một thành viên, sau khi nộp thuế TNDN, có lợi nhuận sau thuế là 1 tỷ đồng. Chủ sở hữu quyết định rút toàn bộ 1 tỷ đồng lợi nhuận này về tài khoản cá nhân. Theo khoản 21 Điều 4 Luật Thuế TNCN 2025, chủ sở hữu Công ty A sẽ không phải nộp thuế TNCN đối với khoản lợi nhuận này.

Công ty B là công ty TNHH hai thành viên, có lợi nhuận sau thuế là 1 tỷ đồng. Hai thành viên quyết định chia đều lợi nhuận, mỗi người nhận 500 triệu đồng. Theo Điều 12 Luật Thuế TNCN 2025, Công ty B phải khấu trừ 5% thuế TNCN trên mỗi khoản chi trả. Số thuế TNCN mỗi thành viên phải nộp là: 500.000.000 VNĐ × 5% = 25.000.000 VNĐ. Tổng số thuế TNCN Công ty B phải khấu trừ và nộp là 50.000.000 VNĐ.

2. Rút tiền khi chưa có lợi nhuận hoặc không phải phân phối lợi nhuận

Nếu giám đốc hoặc chủ sở hữu rút tiền từ tài khoản công ty nhưng không phải là khoản phân phối lợi nhuận và không chứng minh được bản chất giao dịch, doanh nghiệp sẽ phải ghi nhận và hạch toán khoản tiền đó theo đúng bản chất thực tế. Các hình thức phổ biến bao gồm:

• Tạm ứng: Nếu là khoản tạm ứng cho cá nhân để phục vụ công việc của công ty, cần có giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi và sau đó là chứng từ hoàn ứng rõ ràng.
• Vay cá nhân: Khi doanh nghiệp cho cá nhân vay, phải lập hợp đồng vay, biên bản ghi nhận và xác định lãi suất. Lãi vay nếu có sẽ được ghi nhận là doanh thu tài chính của doanh nghiệp và phải kê khai, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định.
• Khoản phải thu: Nếu là khoản thu từ khách hàng hoặc đối tác, cần lập hoá đơn, chứng từ bán hàng và ghi nhận đúng thời điểm doanh thu.

Đối với các giao dịch bằng tiền mặt, doanh nghiệp phải tuân thủ quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung 2025) về việc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế). Việc không có chứng từ hợp lệ có thể dẫn đến việc bị truy thu thuế và phạt vi phạm.

Do đó, mọi khoản rút tiền cần có hồ sơ, chứng từ và cách hạch toán phù hợp. Nếu cần thanh toán cho nhà cung cấp nhưng không thể thực hiện chuyển khoản, nên rút tiền mặt trực tiếp tại ngân hàng thay vì chuyển qua tài khoản cá nhân để tránh rủi ro thuế.

Việc tuân thủ đúng quy trình và lưu trữ đầy đủ chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro truy thu thuế và tránh các hình phạt không đáng có.