Hóa đơn ghi ‘Bán cho người tiêu dùng’ sẽ không được tính chi phí hợp lệ khi xác định thuế TNDN từ 2026: Doanh nghiệp cần làm gì?
Từ ngày 01/7/2026, một quy định pháp lý quan trọng sẽ chính thức có hiệu lực, tác động trực tiếp đến cách thức hạch toán chi phí của hàng triệu doanh nghiệp tại Việt Nam. Cụ thể, các hóa đơn được xuất cho người tiêu dùng mà không ghi rõ thông tin người mua sẽ không còn giá trị để tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Điều này đặt ra yêu cầu cấp bách cho các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, đặc biệt là các doanh nghiệp tại khu vực Long Biên, Hà Nội, phải rà soát lại toàn bộ quy trình xuất hóa đơn và quản lý chi phí của mình.
Quy định mới này, được nêu rõ tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nhằm mục đích tăng cường tính minh bạch, chính xác trong quản lý thuế và đảm bảo mọi giao dịch kinh tế đều có chứng từ rõ ràng, phục vụ công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan thuế. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị loại trừ các khoản chi phí, làm tăng thu nhập chịu thuế và kéo theo nghĩa vụ nộp thuế TNDN cao hơn, cùng với các mức phạt hành chính nếu có sai phạm.
Cơ sở pháp lý và thời điểm áp dụng quy định mới về hóa đơn điện tử
Để hiểu rõ hơn về tác động của quy định mới, chúng ta cần đi sâu vào các căn cứ pháp lý cụ thể. Vấn đề này được chi phối bởi ba văn bản pháp luật quan trọng: Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, và Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về hóa đơn điện tử.
Đáng chú ý, từ ngày 01/7/2026, các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế 2025 sẽ chính thức được áp dụng toàn bộ, tạo nền tảng cho các quy định chi tiết về hóa đơn và chi phí hợp lệ.
Nguyên tắc lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế 2025
Căn cứ khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025, các nguyên tắc cơ bản về hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng, áp dụng từ 01/7/2026. Theo đó:
- Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và giao cho người mua.
- Hóa đơn điện tử phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu và ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán.
- Nội dung hóa đơn phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Người lập hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
Những nguyên tắc này là nền tảng quan trọng, khẳng định yêu cầu về tính minh bạch và đầy đủ thông tin trên hóa đơn, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định chi phí hợp lệ.
Quy định chi tiết về thông tin người mua trên hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Đi sâu vào chi tiết, điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP làm rõ quy định về thông tin người mua trên hóa đơn như sau:
- Trường hợp người mua là người tiêu dùng cung cấp thông tin: Nếu người mua cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân (hoặc số hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch đối với người nước ngoài), thì trên hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các thông tin này.
- Trường hợp người mua không cung cấp thông tin: Nếu người mua là người tiêu dùng và không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, thì trên hóa đơn phải thể hiện rõ dòng chữ “Bán cho người tiêu dùng”.
- Trường hợp đặc thù: Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại điểm 9 Phụ lục này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua. Tuy nhiên, các trường hợp này cần được xem xét cụ thể theo hướng dẫn chi tiết.
Điểm mấu chốt và cảnh báo quan trọng nhất từ Nghị định này là:
“Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.”
Điều kiện chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Song song với quy định về hóa đơn, Nghị định 320/2025/NĐ-CP cũng đưa ra các điều kiện để một khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Cụ thể, tại tiết c2 điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định này, quy định tập trung vào các khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và các trường hợp đặc thù:
- Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.
Ngoài ra, Nghị định cũng quy định về các khoản chi do doanh nghiệp ủy quyền hoặc giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu các khoản chi này từ 05 triệu đồng trở lên và được thanh toán bởi người lao động bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, thì vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ.
- Có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ.
- Khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Điều này cho thấy sự phân biệt rõ ràng giữa việc doanh nghiệp mua hàng trực tiếp từ người bán (và cần hóa đơn có thông tin doanh nghiệp) và việc người lao động mua hộ (với các điều kiện chặt chẽ hơn). Tuy nhiên, dù là trường hợp nào, hóa đơn gốc vẫn phải tuân thủ quy định về thông tin người mua. Nếu người bán chỉ xuất hóa đơn “Bán cho người tiêu dùng” cho khoản mua hộ này, thì khoản chi đó vẫn có nguy cơ bị loại trừ, bất kể giá trị hay phương thức thanh toán.
Doanh nghiệp tại Long Biên và Hà Nội cần chuẩn bị gì để tuân thủ quy định mới?
Quy định về hóa đơn “Bán cho người tiêu dùng” không được tính chi phí hợp lệ từ 01/7/2026 là một thay đổi lớn, đòi hỏi các doanh nghiệp phải chủ động thích nghi. Việc nắm vững các quy định trong Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Nghị định 320/2025/NĐ-CP là vô cùng cần thiết để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.
Để tránh rủi ro bị loại trừ chi phí và các khoản phạt không đáng có, các doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị đang hoạt động tại khu vực Long Biên và các quận lân cận của Hà Nội, cần thực hiện các bước sau:
- Rà soát quy trình xuất/nhận hóa đơn: Đảm bảo mọi hóa đơn đầu vào phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh đều có đầy đủ thông tin người mua là doanh nghiệp, hoặc tuân thủ chặt chẽ các điều kiện cho trường hợp người lao động mua hộ.
- Đào tạo nhân sự: Phổ biến rộng rãi quy định mới cho bộ phận kế toán, mua hàng và các phòng ban liên quan để họ hiểu rõ tầm quan trọng của việc thu thập thông tin người mua trên hóa đơn.
- Cập nhật quy chế nội bộ: Điều chỉnh quy chế tài chính, quy chế mua sắm nội bộ để phù hợp với yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và quy định về ủy quyền mua hàng cho người lao động.
- Tham vấn chuyên gia: Trong trường hợp có vướng mắc hoặc cần tư vấn chuyên sâu, doanh nghiệp có thể liên hệ các đơn vị tư vấn thuế uy tín hoặc Cục Thuế Hà Nội để được hỗ trợ kịp thời.
Việc chủ động chuẩn bị và tuân thủ sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tránh được các rủi ro pháp lý mà còn nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp trong hoạt động tài chính kế toán của mình.