Tại sao doanh nghiệp cần nộp Mẫu 05b KT đúng hạn?
- ⚠️ Mức phạt: Trễ hạn trên 30 ngày sẽ bị phạt 0,5% giá trị bảo hiểm chưa nộp mỗi ngày, tối đa 10% của tổng số bảo hiểm phải nộp
Mẫu 05b KT là mẫu báo cáo tình hình đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT) bắt buộc, được quy định tại Công văn 1584/BHXH‑QLT năm 2025. Việc nộp đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tránh các hình thức xử phạt theo quy định pháp luật và duy trì quyền lợi bảo hiểm cho người lao động.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để khai báo Mẫu 05b KT
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc giấy thành lập) để xác nhận tên, mã số thuế và địa chỉ.
- Mã số thuế (MST) của doanh nghiệp, trích từ giấy chứng nhận đăng ký.
- Danh sách lao động hiện đang sử dụng, bao gồm họ tên, mã số BHXH, vị trí công việc và mức lương.
- Hợp đồng lao động hoặc giấy tờ chứng minh thời gian thử việc, học nghề, thực tập.
- Bảng lương tháng để tính tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc (theo Điều 31 Luật BHXH 2024).
- Biên bản quyết định tham gia BHXH/BHYT (nếu có) của các lao động chưa đăng ký.
- Giấy tờ chứng minh người lao động đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH (đối với nhóm 2).
Quy trình chi tiết từng bước điền Mẫu 05b KT
- Nhận mẫu: Tải về mẫu 05b KT từ trang web của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua liên kết “Tải về Mẫu 05b KT – Mẫu báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT bắt buộc”.
- Điền thông tin cơ bản (phần A):
- Số hiệu: Ghi chữ tên đơn vị (nếu có).
- Kính gửi: Ghi tên cơ quan BHXH đã gửi thông báo đề nghị đăng ký tham gia.
- Đơn vị/doanh nghiệp: Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký.
- Mã số thuế: Ghi MST hoặc mã số trên giấy chứng nhận đăng ký.
- Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở pháp lý.
- Chức vụ: Ghi chức vụ người ký báo cáo (ví dụ: Giám đốc, Tổng giám đốc).
- Thống kê tổng số lao động (phần B): Ghi tổng số lao động đang sử dụng, chia thành các nhóm sau:
- Nhóm 1: Lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT bắt buộc.
- Số lao động đã đăng ký.
- Số lao động chưa đăng ký.
- Nhóm 2: Lao động không thuộc đối tượng bắt buộc, gồm các trường hợp:
- Lao động đang hưởng lương hưu hoặc trợ cấp BHXH (Bảng 2).
- Lao động đang thử việc (Bảng 3).
- Lao động học nghề, thực tập nghề (Bảng 4).
- Lao động đang tham gia BHXH tại đơn vị khác (Bảng 5).
- Lao động làm việc theo hợp đồng dưới 01 tháng (Bảng 6).
- Lao động có kê khai thuế nhưng không thực tế làm việc (Bảng 7).
- Số lao động còn phải tham gia BHXH, BHYT bắt buộc (Bảng 8).
- Nhóm 1: Lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT bắt buộc.
- Tính tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc:
Theo Điều 31 Luật BHXH 2024, tiền lương bao gồm mức lương cơ bản, phụ cấp không phụ thuộc vào năng suất và các khoản bổ sung cố định. Ví dụ, nếu một công nhân có mức lương cơ bản 5.000.000 VND, phụ cấp ăn trưa 500.000 VND và phụ cấp khu vực 300.000 VND, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH sẽ là 5.800.000 VND.
- Ký và nộp mẫu:
- Người có chức vụ ký (Giám đốc hoặc người được ủy quyền) ký tên và đóng dấu công ty.
- Gửi bản sao kê qua email hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH địa phương.
Chi phí, thời gian xử lý và các mức phạt nếu chậm nộp
Việc nộp Mẫu 05b KT thường không phát sinh chi phí nếu thực hiện trực tuyến. Thời gian xử lý phụ thuộc vào cơ quan BHXH địa phương, thường từ 1‑3 ngày làm việc sau khi nhận được hồ sơ đầy đủ.
Câu hỏi thường gặp về Mẫu 05b KT
Làm sao để xác định nhóm lao động nào phải ghi vào Bảng 2 hay Bảng 3?
Theo Nghị định 158/2025/NĐ‑CP, Nhóm 2 bao gồm các lao động không thuộc đối tượng BHXH bắt buộc. Cụ thể, những người đang hưởng lương hưu hoặc trợ cấp BHXH ghi vào Bảng 2, còn những người đang trong thời gian thử việc (theo hợp đồng thử việc chưa quá 60 ngày) ghi vào Bảng 3. Việc phân loại dựa trên hợp đồng lao động và quyết định hưởng trợ cấp.
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH có tính theo giờ hay ngày nếu hợp đồng không quy định mức lương tháng?
Theo Điều 31 Luật BHXH 2024, nếu hợp đồng quy định lương theo giờ, tiền lương tính trong tháng bằng lương giờ × số giờ làm việc trong tháng. Tương tự, nếu lương theo ngày, sẽ tính lương ngày × số ngày làm việc trong tháng. Tỷ giá chuyển đổi ngoại tệ được lấy theo tỷ giá mua vào do 04 ngân hàng công bố tại ngày cuối tháng.
Những khoản trợ cấp BHXH có phải chịu thuế thu nhập cá nhân không?
Theo quy định hiện hành, các khoản trợ cấp BHXH (bao gồm phụ cấp ăn trưa, phụ cấp khu vực, …) không được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, vì chúng được miễn thuế theo Luật Thuế Thu nhập cá nhân.