Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử có mã: Ai được phép và điều kiện áp dụng
Bạn có biết rằng, theo khoản 1 Điều 9 Thông tư 91/2026/TT‑BTC, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tại Việt Nam có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế? Quy định này được nêu rõ trong khoản 1 Điều 9 Thông tư 91/2026/TT‑BTC. Để trả lời câu hỏi “Người bán có được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không?” – câu trả lời là có, nhưng chỉ khi cả hai bên đáp ứng đầy đủ các tiêu chí pháp lý.
- Đối tượng đủ điều kiện: Người bán và bên nhận ủy nhiệm phải là tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh có giấy phép sử dụng hóa đơn điện tử.
- Không thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 8 Thông tư 91/2026/TT‑BTC.
- Phải có hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản (trừ trường hợp bán tài sản thi hành án).
- Cần thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập có thể là hóa đơn có mã hoặc hóa đơn không có mã, bao gồm cả loại khởi tạo từ máy tính tiền.
Cơ sở pháp lý chi tiết: Thông tư 91/2026/TT‑BTC
Quy định ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được quy định cụ thể trong:
- Khoản 1 Điều 9 Thông tư 91/2026/TT‑BTC (nguyên tắc ủy nhiệm).
- Điều 10 Thông tư 91/2026/TT‑BTC (xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai).
Ví dụ minh họa:
| Điều | Nội dung chính | Áp dụng |
|---|---|---|
| Khoản 1, Điều 9 | Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử | Doanh nghiệp bán hàng |
| Điều 10 | Xử lý hóa đơn sai | Doanh nghiệp cần điều chỉnh |
Những quy định này được ban hành bởi Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế, áp dụng trên toàn quốc tại Việt Nam.
Các bước thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử có mã cho doanh nghiệp
Để thực hiện ủy nhiệm một cách hợp pháp, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:
- Kiểm tra điều kiện đủ tiêu chuẩn: Xác nhận rằng cả người bán và bên nhận ủy nhiệm đều có giấy phép sử dụng hóa đơn điện tử và không nằm trong danh sách ngừng, tạm ngừng.
- Lập hợp đồng ủy nhiệm: Soạn thảo hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản, nêu rõ quyền và nghĩa vụ, thời gian thực hiện, và các thông tin về mã số thuế của hai bên.
- Thông báo cho cơ quan thuế: Gửi mẫu số 04/SS‑HĐĐT (Phụ lục III) tới cơ quan thuế địa phương trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng.
- Đăng ký sử dụng phần mềm: Đảm bảo phần mềm lập hóa đơn điện tử của bên nhận ủy nhiệm được đăng ký và cấp mã số thuế (nếu là loại có mã).
- Kiểm tra và ký số: Khi hóa đơn được lập, người bán phải ký số điện tử và gửi cho người mua. Đối với hóa đơn có mã, cần gửi dữ liệu lên cơ quan thuế để nhận mã.
Quy trình này giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý và tránh rủi ro phát sinh.
Mức phạt và những sai lầm thường gặp khi ủy nhiệm và điều chỉnh hóa đơn
Việc không tuân thủ đúng quy trình ủy nhiệm hoặc xử lý lỗi sai trên hóa đơn điện tử có thể dẫn đến các hình phạt theo quy định của Thông tư 91/2026/TT‑BTC, bao gồm việc phạt tiền và các biện pháp xử lý khác.
- Phạt tiền: Nếu doanh nghiệp không thông báo sai lệch hoặc không thực hiện điều chỉnh/ký lại hóa đơn đúng thời hạn, sẽ bị xử phạt theo mức quy định trong Thông tư.
- Khấu trừ thuế: Hóa đơn sai có thể bị từ chối công nhận, dẫn đến việc không được khấu trừ thuế GTGT.
- Rủi ro kiểm tra: Cơ quan thuế có thể tiến hành kiểm tra, yêu cầu doanh nghiệp cung cấp tài liệu chứng minh hợp đồng ủy nhiệm và các biên bản điều chỉnh.
Những sai lầm thường gặp:
- Không ghi rõ “hóa đơn có mã” hoặc “không có mã” trên hợp đồng ủy nhiệm.
- Quên thông báo cho cơ quan thuế trong thời hạn 30 ngày.
- Không lưu trữ văn bản thỏa thuận khi người mua là cá nhân, dẫn đến khó chứng minh khi có tranh chấp.
Đối với lỗi ghi sai số tiền, quy định như sau:
- Sai chỉ bằng chữ: Thông báo cho người mua, không cần lập lại hóa đơn. Gửi mẫu 04/SS‑HĐĐT cho cơ quan thuế.
- Sai bằng số: Doanh nghiệp có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Cần ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn…” và ký số điện tử.
Câu hỏi thường gặp về ủy nhiệm và sửa lỗi hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể ủy nhiệm bên thứ ba lập hóa đơn điện tử có mã nếu bên nhận không có giấy phép sử dụng phần mềm?
Theo khoản 1, điểm a Điều 9 Thông tư 91/2026/TT‑BTC, cả hai bên phải là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu bên nhận chưa có giấy phép, không được ủy nhiệm.
Làm sao để thông báo sai lệch số tiền trên hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế?
Doanh nghiệp phải nộp mẫu số 04/SS‑HĐĐT (Phụ lục III) kèm theo chi tiết lỗi. Thông báo này phải được gửi trong vòng 30 ngày kể từ khi phát hiện lỗi.