Mua nông sản trên 5 triệu đồng: Điều kiện quan trọng để trừ chi phí thuế TNDN năm 2025
- ⚠️ Mức phạt: Vi phạm quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có thể bị phạt từ 0,5% đến 2% giá trị giao dịch, tối đa 10 triệu đồng cho mỗi lần vi phạm, theo Điều 138 Luật Thuế GTGT 2024
Bạn có biết rằng từ 1/7/2025, các doanh nghiệp mua nông sản trực tiếp từ nông dân với giá trị trên 5 triệu đồng/lần sẽ chỉ được trừ vào chi phí tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng một loạt điều kiện pháp lý? Quy định mới này ảnh hưởng tới hàng ngàn doanh nghiệp nông‑nghiệp và thực phẩm trên khắp Việt Nam. Ngay sau đây, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết quy định, các bước thực hiện, mức phạt và những lưu ý quan trọng.
Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý về chi phí trừ thuế TNDN khi mua nông sản trên 5 triệu đồng
Theo Khoản 1, Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được trừ các khoản chi nếu đáp ứng đủ các tiêu chí a, b và c. Đối với mua nông sản, các tiêu chí quan trọng bao gồm:
- a) Chi phí thực tế phát sinh: Khoản chi phải liên quan trực tiếp tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- b) Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Phải có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.
- c) Thanh toán không dùng tiền mặt: Khi giá trị mua hàng mỗi lần ≥5 triệu đồng, phải thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản, thẻ, ví điện tử…) và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Thêm vào đó, Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/07/2025) quy định chi tiết về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đối với các giao dịch mua nông sản từ cá nhân, hộ gia đình hoặc doanh nghiệp có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp phải có:
- Hóa đơn hoặc chứng từ thay thế hợp pháp.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị mỗi lần hoặc tổng giá trị trong ngày đạt 5 triệu đồng.
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu 02/TNDN) ký bởi người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền.
Đối với một số trường hợp đặc thù, quy định còn quy định thêm:
- c2) Mua hàng qua người lao động ủy quyền: Khi doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên và người lao động thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt, doanh nghiệp được trừ chi phí nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và quyết định nội bộ cho phép ủy quyền.
- c3) Mua hàng chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí: Nếu doanh nghiệp chưa thanh toán khi ghi nhận chi phí, chi phí vẫn được trừ, nhưng nếu sau này thanh toán bằng tiền mặt mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí và có thể bị xử phạt.
Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để đáp ứng điều kiện trừ thuế
Để đảm bảo khoản chi mua nông sản trên 5 triệu đồng được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Xác định nhu cầu và lựa chọn nông dân bán trực tiếp: Đảm bảo người bán là người sản xuất, thu hoạch và bán trực tiếp, không qua trung gian.
- Thu thập chứng từ hợp pháp: Yêu cầu nông dân cung cấp hóa đơn (hoặc chứng từ thay thế) theo quy định.
- Thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt: Sử dụng chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, hoặc thẻ thanh toán. Lưu trữ chứng từ thanh toán (sổ chi, sao kê ngân hàng).
- Lập Bảng kê thu mua: Điền đầy đủ thông tin (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, mã số thuế người bán, ngày giao dịch) và ký xác nhận.
- Kê khai trong tờ khai TNDN: Ghi nhận khoản chi trong mục “Chi phí được trừ” và đính kèm Bảng kê cùng chứng từ thanh toán.
Mức phạt và những điểm dễ sai khi không tuân thủ quy định
Việc không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên sẽ dẫn đến việc chi phí không được trừ và doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định của Luật Thuế GTGT và Luật Thuế TNDN.
- Không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Chi phí sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ và doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí trong tờ khai TNDN.
- Thiếu Bảng kê thu mua: Cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại hoặc áp dụng mức phạt vi phạm hành chính.
- Hóa đơn không hợp lệ: Nếu hóa đơn không đáp ứng quy định (không có mã số thuế người bán, sai ngày, sai số tiền), chi phí sẽ không được công nhận.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Doanh nghiệp có thể trừ chi phí mua nông sản dưới 5 triệu đồng nếu thanh toán bằng tiền mặt không?
Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khi giá trị mỗi lần mua dưới 5 triệu đồng, doanh nghiệp vẫn có thể trừ chi phí nếu có hóa đơn hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ví dụ: chuyển khoản) được thực hiện. Nếu chỉ thanh toán bằng tiền mặt, chi phí sẽ không được công nhận.
Làm sao để chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi mua nông sản từ nông dân không có mã số thuế?
Doanh nghiệp cần lập Bảng kê thu mua chi tiết, kèm theo giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc giấy chứng nhận sản xuất của nông dân, và lưu trữ hợp đồng mua bán. Các tài liệu này sẽ được xem xét khi cơ quan thuế kiểm tra.
Trong trường hợp mua nhiều lần trong một ngày, tổng giá trị đạt 5 triệu đồng, nhưng mỗi lần dưới 5 triệu đồng, doanh nghiệp có phải thanh toán không dùng tiền mặt không?
Đúng. Theo quy định, nếu tổng giá trị giao dịch trong ngày ≥5 triệu đồng, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho toàn bộ giao dịch.
Hành động ngay: Những việc doanh nghiệp cần làm ngay hôm nay
Để tránh rủi ro và tận dụng tối đa quyền lợi trừ chi phí, doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra lại hợp đồng mua bán nông sản hiện tại, đảm bảo có điều khoản thanh toán không dùng tiền mặt.
- Yêu cầu nông dân cung cấp hóa đơn hoặc chứng từ thay thế có đầy đủ thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế).
- Thiết lập quy trình nội bộ để ghi nhận và lưu trữ Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ (Mẫu 02/TNDN).
- Đào tạo bộ phận kế toán về cách khai báo chi phí trừ thuế TNDN đúng quy định.