Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Mẫu danh sách kèm hóa đơn hàng biếu tặng mới từ 01/07/2026
- Ghi sai thuế suất GTGT (10% hoặc 0% tùy loại hàng)
Bạn có biết rằng từ ngày 01/07/2026 mọi doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ phải sử dụng mẫu danh sách kèm hóa đơn điện tử cho các giao dịch biếu tặng? Quy định này được đưa ra trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thay đổi cách lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Đặc biệt, các doanh nghiệp tại Quận Long Biên, Hà Nội cần chú ý chuẩn bị ngay để đáp ứng yêu cầu.
Quy định mới yêu cầu:
- Áp dụng cho tất cả các loại hàng hoá và dịch vụ được biếu tặng, bao gồm cả mẫu, khuyến mại, và hàng dùng để trả thay lương.
- Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc khi hoàn thành dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
- Hóa đơn phải đáp ứng định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo Luật Quản lý thuế và Luật Kế toán.
Chi tiết quy định, căn cứ pháp lý và mẫu danh sách kèm hóa đơn
Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, kể cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để biếu tặng.
Định dạng mẫu danh sách kèm hóa đơn được công bố dưới dạng Word và Excel. Doanh nghiệp có thể tải về ngay:
Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP
- Bước 1: Tải và cài đặt phần mềm quản lý hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính phê duyệt.
- Bước 2: Đào tạo nhân viên kế toán về cách sử dụng mẫu danh sách kèm hóa đơn biếu tặng (Word/Excel).
- Bước 3: Xác định thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành dịch vụ để lập hóa đơn đúng thời điểm.
- Bước 4: Kiểm tra lại các trường dữ liệu bắt buộc (mã số thuế, địa chỉ, nội dung, thuế suất).
- Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua hệ thống quốc gia (e‑Invoice) và lưu trữ bản sao điện tử theo quy định.
Deadline quan trọng:
Mức phạt và những điểm dễ sai khi lập hóa đơn biếu tặng
Việc không tuân thủ quy định có thể dẫn đến các hình phạt theo quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm tiền phạt và các biện pháp xử lý khác.
- Phạt tiền theo mức quy định của pháp luật đối với mỗi hóa đơn không đúng quy định.
- Phạt bổ sung nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ lưu trữ điện tử.
Những lỗi thường gặp:
- Thiếu chữ ký số của người bán hoặc người mua trong trường hợp giao dịch quốc tế.
- Không ghi rõ thời điểm chuyển giao quyền sở hữu khi hàng biếu tặng là hàng hoá.
- Ghi sai thuế suất GTGT (10% hoặc 0% tùy loại hàng).
- Không lưu trữ bản sao điện tử trong thời gian tối thiểu 10 năm.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Doanh nghiệp có phải lập hóa đơn điện tử cho hàng biếu tặng khi chưa thu tiền?
Đúng. Theo Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa; chỉ cần hàng hoá đã được chuyển giao quyền sở hữu hoặc dịch vụ đã hoàn thành.
Làm sao để biết mẫu danh sách kèm hóa đơn nào là chuẩn?
Mẫu chuẩn được công bố trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP và có sẵn để tải ở phần “File Word” và “File Excel” trên website của cơ quan thuế. Doanh nghiệp nên sử dụng phiên bản mới nhất để tránh sai sót.
Nếu doanh nghiệp không có chữ ký số của người mua, có bị phạt không?
Không bắt buộc trong một số trường hợp như giao dịch với cá nhân không cung cấp thông tin cá nhân (theo Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Tuy nhiên, nếu giao dịch quốc tế hoặc có thỏa thuận ký số, doanh nghiệp cần có chữ ký số của cả hai bên để tránh vi phạm.
Hành động ngay: Doanh nghiệp cần làm gì để chuẩn bị?
- Kiểm tra và cập nhật phần mềm kế toán, đảm bảo tương thích với chuẩn e‑Invoice.
- Tải về mẫu danh sách kèm hóa đơn (Word/Excel) và tích hợp vào quy trình nội bộ.
- Đào tạo nhân viên về thời điểm lập hóa đơn và các trường dữ liệu bắt buộc.
- Thiết lập quy trình lưu trữ bản sao điện tử ít nhất 10 năm theo quy định.
- Liên hệ với ANC Việt Nam nếu cần tư vấn chi tiết về triển khai hệ thống hóa đơn điện tử.
Nếu doanh nghiệp bạn gặp khó khăn trong việc áp dụng mẫu danh sách kèm hóa đơn biếu tặng, ANC Việt Nam sẵn sàng hỗ trợ tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.