Thuê nhà cá nhân: 3 điều cần biết để khấu trừ chi phí TNDN 2025

TL;DR: Doanh nghiệp thuê nhà cá nhân không cần hóa đơn để được trừ chi phí TNDN; chỉ cần hợp đồng thuê, chứng từ trả tiền và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu >5 triệu). Nếu doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, cần chứng từ nộp thuế. Các quy định dựa trên Nghị định 320/2025/NĐ‑CP, Thông tư 20/2026/TT‑BTC và Luật Thuế TNDN 2025.

Thuê nhà cá nhân: Không cần hóa đơn để khấu trừ chi phí TNDN?

Bạn có biết rằng từ 1/1/2025, doanh nghiệp Việt Nam có thể khấu trừ chi phí thuê nhà cá nhân mà không cần xuất hóa đơn? Điều này gây bất ngờ cho hàng ngàn doanh nghiệp đang lo lắng về việc chuẩn bị chứng từ. Quy định mới cho phép doanh nghiệp chỉ cần có hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền để tính vào chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Ghi chú: thời hạn trong khung thông báo chỉ mang tính tham khảo; doanh nghiệp cần tuân thủ thời hạn thực tế quy định trong luật thuế.

Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý về chi phí thuê nhà cá nhân

Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ‑CP, doanh nghiệp được trừ các khoản chi nếu đáp ứng ba tiêu chí:

• a) Chi thực tế phát sinh liên quan tới hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• b) Chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• c) Chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi giá trị mỗi lần thanh toán ≥ 5 triệu đồng.

Đối với thuê tài sản cá nhân, điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT‑BTC quy định:

• Hợp đồng thuê tài sản (hợp đồng thuê nhà).
• Chứng từ trả tiền thuê tài sản.
• Đối với thanh toán ≥ 5 triệu đồng, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nếu doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, cần có chứng từ nộp thuế.

Như vậy, hóa đơn thuê nhà không bắt buộc để chi phí được trừ, miễn doanh nghiệp đáp ứng đủ các tài liệu trên.

Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để khấu trừ chi phí thuê nhà

Để đảm bảo chi phí thuê nhà được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Soạn hợp đồng thuê tài sản: Nội dung phải ghi rõ địa chỉ, diện tích, thời hạn thuê, giá thuê, và điều khoản về thuế (có/không có VAT, thuế TNCN).
2. Thực hiện thanh toán: Nếu giá trị thanh toán < 5 triệu đồng, có thể dùng tiền mặt kèm biên lai; nếu ≥ 5 triệu đồng, phải dùng chuyển khoản ngân hàng hoặc séc và lưu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
3. Lưu trữ chứng từ: Hợp đồng, biên lai/phiếu thu, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và, nếu có, chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
4. Khai báo trong tờ khai TNDN: Ghi đầy đủ số tiền thuê, mã số thuế của cá nhân (nếu có), và đính kèm các chứng từ khi nộp tờ khai.
5. Kiểm tra deadline: Đảm bảo nộp tờ khai và các chứng từ kèm theo trước ngày 30/03/2025 (hoặc ngày cuối tháng 3 của năm tính thuế).
6. Đào tạo bộ phận kế toán về các yêu cầu để đảm bảo quy trình luôn phù hợp với quy định pháp luật.

Ghi chú: thời hạn trong khung thông báo chỉ mang tính tham khảo; doanh nghiệp cần tuân thủ thời hạn thực tế quy định trong luật thuế.

Mức phạt và những điểm dễ sai khi không có hóa đơn

Việc không có hóa đơn không tự động dẫn đến phạt, nhưng nếu doanh nghiệp không đáp ứng đủ các tiêu chí trên, sẽ bị xử lý:

• Phạt vi phạm hành chính: Theo Điều 10 Luật Thuế TNDN 2025, doanh nghiệp không có chứng từ hợp lệ sẽ bị phạt từ 0,5% đến 2% giá trị chi phí không được trừ.
• Không được trừ chi phí: Chi phí thuê nhà sẽ bị loại khỏi cơ sở tính thuế, làm tăng thu nhập chịu thuế.
• Rủi ro kiểm tra: Cơ quan thuế có thể yêu cầu cung cấp hợp đồng và chứng từ thanh toán; nếu không có, sẽ bị xử lý theo quy định về chứng từ không hợp pháp.

Những điểm dễ sai thường gặp:

• Nhầm lẫn giữa “hóa đơn” và “chứng từ trả tiền”.
• Không lưu trữ hợp đồng thuê trong thời gian quy định.
• Thanh toán bằng tiền mặt trên 5 triệu đồng mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Quên nộp chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân khi có thỏa thuận trong hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Doanh nghiệp có thể khấu trừ chi phí thuê nhà nếu không có hóa đơn thuê nhà?

Đúng. Theo Nghị định 320/2025/NĐ‑CP và Thông tư 20/2026/TT‑BTC, doanh nghiệp chỉ cần có hợp đồng thuê và chứng từ trả tiền (có hoặc không có hóa đơn) để khấu trừ chi phí thuê nhà.

Thanh toán thuê nhà 7 triệu đồng bằng chuyển khoản, có cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt?

Cần. Khi giá trị thanh toán ≥ 5 triệu đồng, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chẳng hạn biên lai chuyển khoản) để chi phí được trừ.

Doanh nghiệp nộp thuế GTGT thay cho cá nhân trong hợp đồng thuê, có được trừ phần thuế này không?

Có. Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT thay cho cá nhân và có chứng từ nộp thuế (phiếu thu, chứng từ nộp thuế), phần thuế này cũng được tính vào chi phí được trừ.

Hành động doanh nghiệp cần làm ngay

Để tận dụng lợi thế khấu trừ chi phí thuê nhà mà không cần hóa đơn, doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra và cập nhật hợp đồng thuê nhà hiện có, đảm bảo đầy đủ các điều khoản pháp lý.
• Thiết lập quy trình thanh toán không dùng tiền mặt cho các khoản ≥ 5 triệu đồng.
• Chuẩn bị chứng từ nộp thuế (nếu có) và lưu trữ chúng theo quy định.
• Đào tạo bộ phận kế toán về các yêu cầu.

Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát hợp đồng và chứng từ để đảm bảo tuân thủ quy định, tránh rủi ro kiểm tra và phạt.