Doanh nghiệp Việt Nam cần rà soát hồ sơ chi phí thuê tài sản cá nhân: Quy định mới từ 2026
Từ năm 2026, hàng ngàn doanh nghiệp Việt Nam đang thuê tài sản từ cá nhân sẽ cần rà soát lại hồ sơ chi phí để đảm bảo tuân thủ quy định mới về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Việc này trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết khi các văn bản pháp lý quan trọng như Công văn 4782/CT-CS ngày 13/7/2026 của Cục Thuế Hà Nội và Thông tư 20/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực, định rõ các yêu cầu về chứng từ để chi phí thuê tài sản của cá nhân được tính là chi phí hợp lý.
Quy định mới này không chỉ làm rõ các loại giấy tờ cần thiết mà còn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kê khai và nộp thuế đúng hạn, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế TNDN của doanh nghiệp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm ngặt để tránh những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có, đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động tại khu vực Long Biên, Hà Nội.
Chi tiết Hồ sơ Chi phí Thuê Tài sản Cá nhân Được Trừ theo Công văn 4782/CT-CS và Thông tư 20/2026/TT-BTC
Để đảm bảo chi phí thuê tài sản của cá nhân được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định tại điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC và hướng dẫn của Công văn 4782/CT-CS ngày 13/7/2026 của Cục Thuế Hà Nội. Các văn bản này đã làm rõ các yêu cầu cụ thể, giúp doanh nghiệp có cơ sở pháp lý vững chắc.
1. Hồ sơ cơ bản bắt buộc
Theo điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, hồ sơ để xác định chi phí được trừ đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân bao gồm:
- Hợp đồng thuê tài sản: Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất, xác định rõ các điều khoản thuê, giá thuê, thời hạn thuê, quyền và nghĩa vụ của các bên. Hợp đồng cần được lập thành văn bản và có đầy đủ chữ ký của cả doanh nghiệp và cá nhân cho thuê.
- Chứng từ trả tiền thuê tài sản: Là bằng chứng về việc doanh nghiệp đã thực hiện thanh toán tiền thuê cho cá nhân. Chứng từ này có thể là ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng) hoặc phiếu chi kèm theo biên nhận tiền mặt (nếu thanh toán bằng tiền mặt, cần đảm bảo tính hợp lệ theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch lớn).
2. Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân
Một điểm đặc biệt quan trọng được Thông tư 20/2026/TT-BTC và Công văn 4782/CT-CS ngày 13/7/2026 nhấn mạnh là trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng – GTGT, thuế thu nhập cá nhân – TNCN) và doanh nghiệp phải nộp thuế thay cho cá nhân theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Trong tình huống này, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ cả phần thuế nộp thay cho cá nhân đó, với điều kiện:
- Có thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng thuê về việc doanh nghiệp nộp thuế thay.
- Có chứng từ nộp thuế hợp lệ (ví dụ: giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, biên lai thu thuế của cơ quan thuế).
Điều kiện chung và các khoản chi được trừ khác khi tính thuế TNDN
Để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, ngoài các quy định cụ thể về hồ sơ thuê tài sản cá nhân, doanh nghiệp cần đảm bảo khoản chi đó đáp ứng các điều kiện chung được quy định tại khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả các chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển.
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ).
Ngoài ra, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 cũng liệt kê một số khoản chi thực tế phát sinh khác được phép trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, bao gồm:
- Các khoản chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác.
- Các khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp.
- Các khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động.
- Các khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa; khoản tài trợ cho phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho các đối tượng chính sách.
- Các khoản chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số.
- Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường.
Kết luận: Chuẩn bị kỹ lưỡng cho năm 2026
Việc tuân thủ các quy định mới về hồ sơ chi phí thuê tài sản của cá nhân theo Thông tư 20/2026/TT-BTC và Công văn 4782/CT-CS ngày 13/7/2026 của Cục Thuế Hà Nội là yếu tố then chốt để doanh nghiệp đảm bảo chi phí được trừ hợp lệ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng các hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và đặc biệt là các thỏa thuận về việc nộp thuế thay cho cá nhân. Sự chuẩn bị chủ động và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về thuế, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN và duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả tại Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp đang hoạt động tại khu vực Long Biên, Hà Nội.