Không lập sổ quản lý lao động từ 10/9/2026: Doanh nghiệp Việt Nam có thể bị phạt đến 20 triệu đồng?

Từ 10/9/2026, doanh nghiệp Việt Nam có thể đối mặt với mức phạt lên đến 20 triệu đồng nếu không tuân thủ quy định về sổ quản lý lao động?

Một câu hỏi quan trọng đang được đặt ra cho hàng ngàn doanh nghiệp và người sử dụng lao động tại Việt Nam: Liệu việc không lập sổ quản lý lao động có thể dẫn đến mức phạt hành chính đáng kể từ ngày 10/9/2026? Câu trả lời là CÓ, và mức phạt có thể lên tới 20 triệu đồng đối với tổ chức.

Vừa qua, Chính phủ đã ban hành Nghị định 283/2026/NĐ-CP, một văn bản pháp luật quan trọng quy định chi tiết về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. Nghị định này sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 10/9/2026, mang theo những quy định mới và mức xử phạt nghiêm khắc hơn, đặc biệt là đối với hành vi không tuân thủ các quy định về quản lý lao động, trong đó có việc lập sổ quản lý lao động.

Quy định mới này ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân là người sử dụng lao động trên toàn quốc. Việc không lập sổ quản lý lao động, lập sổ không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật sẽ bị xử phạt hành chính. Đây là một lời nhắc nhở mạnh mẽ về tầm quan trọng của việc tuân thủ pháp luật lao động để tránh những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có.

Chi tiết quy định xử phạt và căn cứ pháp lý về sổ quản lý lao động theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Để hiểu rõ hơn về mức phạt và căn cứ pháp lý, chúng ta cần xem xét các điều khoản cụ thể trong Nghị định 283/2026/NĐ-CP và Bộ luật Lao động hiện hành tại Việt Nam.

Mức xử phạt hành chính

Căn cứ theo điểm d khoản 2 Điều 11 của Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hành vi vi phạm quy định về tuyển dụng và quản lý lao động sẽ bị xử phạt như sau:

• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động (bao gồm cả cá nhân và tổ chức) có một trong các hành vi sau đây:
• Phân biệt đối xử trong lao động (trừ các trường hợp cụ thể khác được quy định).
• Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc yêu cầu.
• Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định.
• Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

Tuy nhiên, theo khoản 1 Điều 7 của Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền nêu trên được hiểu là mức phạt áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức, mức xử phạt sẽ bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Như vậy, nếu một tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam vi phạm hành vi không lập sổ quản lý lao động hoặc lập không đúng quy định, mức phạt tiền có thể lên đến:

• Mức tối thiểu: 5.000.000 đồng (cá nhân) x 2 = 10.000.000 đồng.
• Mức tối đa: 10.000.000 đồng (cá nhân) x 2 = 20.000.000 đồng.

Ví dụ tính toán minh họa

Công ty TNHH ABC, một doanh nghiệp hoạt động tại Long Biên, Hà Nội, có 50 nhân viên nhưng chưa từng lập sổ quản lý lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Sau ngày 10/9/2026, nếu cơ quan thanh tra lao động kiểm tra và phát hiện vi phạm này, Công ty TNHH ABC (là một tổ chức) có thể bị xử phạt hành chính với mức tiền phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Trách nhiệm lập sổ quản lý lao động

Việc lập sổ quản lý lao động không phải là một tùy chọn mà là trách nhiệm bắt buộc của người sử dụng lao động. Căn cứ theo Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động được quy định rõ ràng:

1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Như vậy, việc lập và duy trì sổ quản lý lao động là một trong những nghĩa vụ cơ bản của mọi doanh nghiệp tại Việt Nam, nhằm đảm bảo minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quan hệ lao động.

Tiền phạt vi phạm hành chính có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?

Một câu hỏi thường gặp khác từ các doanh nghiệp là liệu khoản tiền phạt vi phạm hành chính, chẳng hạn như phạt do không lập sổ quản lý lao động, có được tính là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không.

Căn cứ theo khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

• Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều này (các điều kiện về chi phí được trừ).
• Khoản tiền phạt do vi phạm hành chính.
• Khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác.
• Phần chi vượt mức do Chính phủ quy định đối với một số loại chi phí cụ thể như chi phí quản lý kinh doanh do doanh nghiệp nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú tại Việt Nam; chi phí thuê quản lý hoạt động kinh doanh trò chơi điện tử có thưởng, kinh doanh casino; chi trả lãi tiền vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết; chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động; khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động.
• Phần trích lập không đúng hoặc vượt mức theo quy định của pháp luật về trích lập dự phòng.

Như vậy, theo quy định hiện hành, khoản tiền phạt do vi phạm hành chính, bao gồm cả tiền phạt vì không lập sổ quản lý lao động, sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải chịu toàn bộ chi phí phạt mà không được giảm trừ nghĩa vụ thuế TNDN.

Các bước cần thực hiện để tuân thủ quy định về sổ quản lý lao động

Để tránh những mức phạt đáng kể và đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động tại Việt Nam, các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các bước sau đây:

1. Rà soát và đánh giá tình trạng hiện tại

• Kiểm tra sổ quản lý lao động hiện có: Doanh nghiệp cần rà soát xem mình đã có sổ quản lý lao động chưa, sổ đó có được cập nhật đầy đủ và đúng theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn không.
• Xác định hình thức sổ: Sổ có thể được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử. Đảm bảo rằng hình thức sổ đang sử dụng phù hợp với khả năng quản lý và lưu trữ của doanh nghiệp.

2. Lập hoặc cập nhật sổ quản lý lao động đúng quy định

Nếu chưa có sổ, doanh nghiệp cần tiến hành lập ngay. Nếu đã có, cần cập nhật và bổ sung để đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản theo quy định của pháp luật lao động hiện hành. Việc này bao gồm việc ghi nhận thông tin đầy đủ và chính xác về người lao động, quá trình làm việc, các thay đổi liên quan đến hợp đồng lao động, v.v.

Kết luận và khuyến nghị cho doanh nghiệp tại Hà Nội

Việc tuân thủ các quy định về sổ quản lý lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro về tài chính và pháp lý. Với hiệu lực của Nghị định 283/2026/NĐ-CP từ ngày 10/9/2026, các doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị đang hoạt động tại khu vực Long Biên, Hà Nội, cần khẩn trương rà soát và hoàn thiện hệ thống quản lý lao động của mình.

Hãy đảm bảo rằng sổ quản lý lao động được lập, cập nhật đầy đủ và đúng thời hạn theo Bộ luật Lao động 2019. Đồng thời, cần lưu ý rằng các khoản phạt hành chính sẽ không được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, làm tăng thêm gánh nặng tài chính nếu doanh nghiệp vi phạm. Chủ động tuân thủ là chìa khóa để hoạt động kinh doanh bền vững và hiệu quả.