Tại sao việc xuất hóa đơn khi điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập quan trọng?
- Tạo mới hóa đơn: Chọn mẫu “Hóa đơn bán hàng hóa”; nhập thông tin người bán (đơn vị chuyển), người mua (đơn vị nhận), mô tả tài sản, số lượng, đơn giá và thuế suất GTGT (10%)
- 🚨 Cảnh báo: Không lập hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt từ 10% đến 30% giá trị tài sản chuyển
- 000 / lần 1‑2 ngày Phạt (nếu không lập hóa đơn) 10% – 30% giá trị tài sản Không xác định (tùy mức vi phạm)
Ví dụ tính toán: Công ty A chuyển tài sản máy móc trị giá 1
- Thuế GTGT 10% = 120
- Nếu không lập hóa đơn, mức phạt tối thiểu sẽ là 10% × 1
Theo Điểm e khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2026 mọi chuyển giao tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa. Việc không tuân thủ sẽ khiến doanh nghiệp bị xử phạt nặng và mất quyền khấu trừ thuế GTGT.
Đối với doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, Chi cục Thuế Long Biên đã hướng dẫn chi tiết về việc lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch nội bộ.
Áp dụng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp mà còn bảo đảm quyền lợi khấu trừ thuế GTGT, tránh các hành vi bị cấm như lập hóa đơn trong thời gian tạm ngừng hoạt động.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để lập hóa đơn điện tử cho việc điều chuyển tài sản
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của cả hai đơn vị (đơn vị chuyển và đơn vị nhận).
- Biên bản điều chuyển tài sản nội bộ có ký tên của người có thẩm quyền.
- Danh mục tài sản chuyển giao, bao gồm mô tả, số lượng, giá trị và mã tài sản.
- Hợp đồng mua bán nội bộ (nếu có) hoặc quyết định nội bộ phê duyệt chuyển giao.
- Mẫu hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành và các chứng từ kế toán liên quan.
- Đăng ký tài khoản trên hệ thống Hóa đơn điện tử (e‑Invoice) của Tổng cục Thuế.
Đảm bảo các tài liệu trên được lưu trữ điện tử và sẵn sàng cung cấp cho cơ quan thuế khi có yêu cầu.
Quy trình thực hiện lập hóa đơn điện tử khi điều chuyển tài sản (bước‑bước)
- Kiểm tra điều kiện áp dụng: Xác nhận rằng cả hai đơn vị là độc lập về hạch toán và thuộc cùng một tổ chức.
- Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập các giấy tờ liệt kê ở mục 2 và tải lên hệ thống e‑Invoice.
- Đăng nhập hệ thống Hóa đơn điện tử: Sử dụng tài khoản đã đăng ký tại cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Tạo mới hóa đơn: Chọn mẫu “Hóa đơn bán hàng hóa”; nhập thông tin người bán (đơn vị chuyển), người mua (đơn vị nhận), mô tả tài sản, số lượng, đơn giá và thuế suất GTGT (10%).
- Kiểm tra và xác nhận: Hệ thống sẽ tự động tính thuế GTGT. Kiểm tra lại các trường dữ liệu, sau đó nhấn “Xác nhận”.
- Gửi và lưu trữ: Hóa đơn sẽ được ký số và gửi tới cơ quan thuế; sao lưu bản PDF và XML trong sổ kế toán.
- Báo cáo nội bộ: Cập nhật thông tin vào phần mềm kế toán, phản ánh việc chuyển giao tài sản trong báo cáo tài chính.
Thời gian thực hiện trung bình từ 30 phút đến 1 giờ, tùy thuộc vào mức độ chuẩn bị hồ sơ.
Chi phí và thời gian xử lý lập hóa đơn điện tử sau 01/07/2026
| Hạng mục | Chi phí (VNĐ) | Thời gian dự kiến |
|---|---|---|
| Phí đăng ký tài khoản e‑Invoice (lần đầu) | 0 (miễn phí) | 1‑2 ngày làm việc |
| Phí phát hành hóa đơn điện tử (theo mẫu) | 200.000 – 500.000 / hóa đơn | 15‑30 phút |
| Chi phí tư vấn (nếu có) | 1.000.000 – 3.000.000 / lần | 1‑2 ngày |
| Phạt (nếu không lập hóa đơn) | 10% – 30% giá trị tài sản | Không xác định (tùy mức vi phạm) |
Ví dụ tính toán: Công ty A chuyển tài sản máy móc trị giá 1.200.000.000 VND cho công ty B (đơn vị độc lập). Thuế GTGT 10% = 120.000.000 VND. Nếu không lập hóa đơn, mức phạt tối thiểu sẽ là 10% × 1.200.000.000 = 120.000.000 VND, tương đương với toàn bộ số thuế GTGT phải nộp.
Câu hỏi thường gặp về việc xuất hóa đơn khi điều chuyển tài sản
Doanh nghiệp có phải lập hóa đơn GTGT khi chuyển tài sản nội bộ giữa các công ty con không?
Đúng. Theo Nghị định 254/2026/NĐ‑CP, việc điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc các công ty con có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tập đoàn phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng, áp dụng thuế suất GTGT 10% (nếu tài sản thuộc danh mục chịu thuế).
Trong trường hợp công ty tạm ngừng hoạt động, có được phép lập hóa đơn cho việc chuyển tài sản không?
Theo khoản 3 Điều 13 Luật Thuế GTGT 2024, việc lập hóa đơn trong thời gian tạm ngừng hoạt động là hành vi bị cấm, trừ khi hóa đơn được lập để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng. Vì vậy, nếu không có hợp đồng trước, doanh nghiệp không được lập hóa đơn và không được khấu trừ thuế GTGT.
Làm sao để xác định đơn vị hạch toán phụ thuộc và đơn vị kế toán trong doanh nghiệp?
Theo Thông tư 24/2024/TT‑BTC, đơn vị hạch toán phụ thuộc là đơn vị cấp dưới của đơn vị kế toán, thực hiện một số công việc kế toán theo phân công và cung cấp số liệu cuối kỳ. Đầu mối chi tiêu là đơn vị không thực hiện công việc kế toán nhưng phải hạch toán mọi nghiệp vụ tài chính tại đơn vị kế toán.
Tóm tắt và bước tiếp theo cho doanh nghiệp
Như đã nêu, từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử cho mọi điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập. Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ, đăng ký tài khoản e‑Invoice và tuân thủ quy trình để tránh các hình phạt và bảo đảm quyền khấu trừ thuế GTGT.