Tại sao việc xác định tiền lương làm thêm giờ chịu thuế TNCN lại quan trọng với doanh nghiệp Việt Nam?
- Các giới hạn này được quy định tại Điều 107 Bộ luật Lao động 2019:
Tiêu chí Giới hạn làm thêm giờ Trong 01 ngày Không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày - Điều này được quy định chi tiết tại khoản 1 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019:
Tiêu chí Mức lương tối thiểu được trả Làm thêm giờ vào ngày thường Ít nhất 150% tiền lương - Làm thêm giờ vào ngày nghỉ hằng tuần Ít nhất 200% tiền lương
- Làm thêm giờ vào ngày lễ, tết, ngày nghỉ hưởng lương Ít nhất 300% tiền lương (chưa kể tiền lương ngày lễ, tết, ngày nghỉ hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày)
- Làm việc vào ban đêm Được trả thêm ít nhất 30% tiền lương của ngày làm việc bình thường
Trong bối cảnh các quy định pháp luật về thuế và lao động liên tục được cập nhật, đặc biệt là với sự ra đời của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP, việc nắm vững cách tính toán và kê khai chính xác là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh các rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có.
Chủ đề này đặc biệt quan trọng đối với các bộ phận Kế toán, Nhân sự (HR) và Ban lãnh đạo của mọi doanh nghiệp đang sử dụng lao động tại Việt Nam. Việc không xác định đúng phần thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương làm thêm giờ có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như:
- Truy thu thuế và phạt chậm nộp: Cơ quan thuế có thể tiến hành thanh tra, kiểm tra và truy thu số thuế TNCN chưa nộp đủ, kèm theo các khoản phạt chậm nộp theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
- Phạt hành chính: Doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính do kê khai sai, không đầy đủ hoặc không đúng thời hạn các khoản thu nhập chịu thuế.
- Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp: Việc vi phạm các quy định về thuế có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp trước đối tác, khách hàng và người lao động.
- Phức tạp hóa công tác quyết toán thuế: Sai sót trong quá trình tính toán hàng tháng sẽ gây khó khăn lớn khi thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để điều chỉnh.
Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, từng bước về cách xác định phần tiền lương làm thêm giờ phải chịu thuế TNCN theo các quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp Việt Nam tự tin hơn trong công tác tuân thủ thuế.
Điều kiện miễn thuế và hồ sơ chứng minh tiền lương làm thêm giờ theo quy định mới 2026
Để đảm bảo tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ của người lao động được miễn thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh theo quy định tại khoản 1 Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Đây là một trong những điểm cốt lõi mà các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi Nghị định này chính thức có hiệu lực.
Điều kiện để tiền lương làm thêm giờ được miễn thuế TNCN
Theo khoản 1 Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Phù hợp với quy định về điều kiện và thời gian theo pháp luật về lao động: Điều này có nghĩa là số giờ làm thêm, làm việc ban đêm phải nằm trong giới hạn cho phép của Bộ luật Lao động 2019 (cụ thể là Điều 107 về giới hạn làm thêm giờ). Nếu vượt quá giới hạn này, phần tiền lương tương ứng với số giờ vượt sẽ phải chịu thuế TNCN.
- Thực hiện tại nơi làm việc: Khoản thu nhập này phải phát sinh từ công việc thực tế tại nơi làm việc của người lao động.
Hồ sơ chứng minh cần chuẩn bị
Để chứng minh khoản tiền lương làm thêm giờ được miễn thuế TNCN, tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập có trách nhiệm chuẩn bị và lưu giữ các giấy tờ sau:
- Bảng kê phản ánh rõ thời gian làm đêm, làm thêm giờ: Bảng kê này phải ghi rõ số giờ làm đêm, làm thêm giờ thực tế tại nơi làm việc và khoản tiền lương tương ứng đã trả cho người lao động. Bảng kê này cần được lưu tại tổ chức, doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Bảng lương: Chứng từ thể hiện chi tiết các khoản thu nhập, bao gồm tiền lương cơ bản, phụ cấp, và các khoản tiền lương làm thêm giờ đã chi trả cho người lao động.
- Bảng chấm công: Tài liệu ghi nhận thời gian làm việc thực tế của người lao động, bao gồm cả thời gian làm thêm giờ và làm việc ban đêm. Bảng chấm công là căn cứ quan trọng để đối chiếu với bảng kê làm thêm giờ.
- Hợp đồng lao động: Hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động, trong đó có thể quy định về thời giờ làm việc, làm thêm giờ (nếu có).
- Các tài liệu hợp pháp khác: Bao gồm quy chế lương, quy chế làm thêm giờ của doanh nghiệp, thỏa ước lao động tập thể, hoặc các văn bản thỏa thuận khác có liên quan đến việc làm thêm giờ và chi trả tiền lương làm thêm giờ.
Trường hợp doanh nghiệp không lập bảng kê riêng, việc chứng minh khoản tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc phải được thực hiện thông qua bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và các tài liệu hợp pháp khác nêu trên.
Quy trình 3 bước xác định phần tiền lương làm thêm giờ phải chịu thuế TNCN theo Luật 2025 và Nghị định 2026
Việc xác định chính xác phần tiền lương làm thêm giờ vượt mức quy định phải chịu thuế TNCN là một quy trình đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết sâu sắc về cả pháp luật lao động và pháp luật thuế. Dưới đây là quy trình 3 bước chi tiết mà doanh nghiệp tại Việt Nam cần thực hiện:
Bước 1: Xác định giới hạn thời gian làm thêm giờ theo Bộ luật Lao động 2019
Trước tiên, doanh nghiệp cần nắm rõ các giới hạn về thời gian làm thêm giờ mà pháp luật lao động cho phép. Đây là căn cứ để xác định xem người lao động có làm thêm giờ vượt mức quy định hay không. Các giới hạn này được quy định tại Điều 107 Bộ luật Lao động 2019:
| Tiêu chí | Giới hạn làm thêm giờ |
|---|---|
| Trong 01 ngày | Không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày. |
| Trường hợp áp dụng thời giờ làm việc theo tuần | Tổng số giờ làm việc bình thường + giờ làm thêm không quá 12 giờ/ngày. |
| Trong 01 tháng | Không quá 40 giờ làm thêm. |
| Trong 01 năm (thông thường) | Không quá 200 giờ làm thêm. |
| Một số ngành, nghề, công việc đặc thù | Được làm thêm không quá 300 giờ/năm theo khoản 3 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019. |
Bước 2: Xác định phần tiền lương làm thêm giờ theo khoản 1 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019
Sau khi xác định giới hạn thời gian, doanh nghiệp cần biết cách tính toán mức tiền lương tối thiểu phải trả cho người lao động khi họ làm thêm giờ hoặc làm việc ban đêm. Điều này được quy định chi tiết tại khoản 1 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019:
| Tiêu chí | Mức lương tối thiểu được trả |
|---|---|
| Làm thêm giờ vào ngày thường | Ít nhất 150% tiền lương. |
| Làm thêm giờ vào ngày nghỉ hằng tuần | Ít nhất 200% tiền lương. |
| Làm thêm giờ vào ngày lễ, tết, ngày nghỉ hưởng lương | Ít nhất 300% tiền lương (chưa kể tiền lương ngày lễ, tết, ngày nghỉ hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày). |
| Làm việc vào ban đêm | Được trả thêm ít nhất 30% tiền lương của ngày làm việc bình thường. Nếu đồng thời làm thêm giờ vào ban đêm, ngoài tiền lương làm thêm giờ và khoản 30% nêu trên, người lao động còn được trả thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá hoặc tiền lương của công việc làm vào ban ngày tương ứng. |
Bước 3: Đối chiếu thời gian làm thêm giờ thực tế và xác định phần thu nhập chịu thuế
Ở bước cuối cùng, doanh nghiệp sẽ đối chiếu tổng thời gian làm thêm giờ thực tế của người lao động với các giới hạn đã xác định ở Bước 1. Từ đó, xác định số giờ làm thêm vượt mức quy định (nếu có) và tính toán khoản tiền lương tương ứng phải chịu thuế TNCN.
- Nếu thời gian làm thêm giờ thực tế không vượt mức theo quy định của pháp luật: Toàn bộ khoản tiền lương làm thêm giờ được miễn thuế TNCN theo khoản 1 Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
- Nếu thời gian làm thêm giờ thực tế cao hơn mức theo quy định của pháp luật: Phần chênh lệch vượt mức này sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân theo khoản 3 Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần căn cứ mức tiền lương làm thêm giờ đã xác định ở Bước 2 để tính toán khoản tiền lương tương ứng với số giờ vượt mức này.
Ví dụ minh họa cách xác định tiền lương làm thêm giờ chịu thuế TNCN
Để làm rõ hơn quy trình trên, chúng ta hãy xem xét một ví dụ cụ thể:
Tình huống:
- Công ty A, có trụ sở tại Long Biên, Hà Nội, bố trí một người lao động làm thêm 55 giờ trong tháng 8/2026.
- Theo quy định tại Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, tổng số giờ làm thêm của người lao động trong 01 tháng không được vượt quá 40 giờ.
- Đơn giá tiền lương giờ làm việc bình thường của người lao động là 50.000 VNĐ/giờ.
- Giả sử toàn bộ số giờ làm thêm này đều là làm thêm vào ngày thường.
Cách xác định phần tiền lương làm thêm giờ chịu thuế TNCN:
- Xác định số giờ làm thêm vượt mức quy định:
- Số giờ làm thêm thực tế: 55 giờ
- Giới hạn làm thêm giờ theo quy định: 40 giờ
- Số giờ làm thêm vượt mức: 55 giờ – 40 giờ = 15 giờ
- Xác định đơn giá tiền lương làm thêm giờ:
- Theo khoản 1 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, làm thêm giờ vào ngày thường được trả ít nhất 150% tiền lương.
- Đơn giá tiền lương làm thêm giờ: 50.000 VNĐ/giờ * 150% = 75.000 VNĐ/giờ
- Tính toán phần tiền lương làm thêm giờ phải chịu thuế TNCN:
- Phần tiền lương tương ứng với số giờ vượt mức: 15 giờ * 75.000 VNĐ/giờ = 1.125.000 VNĐ
Kết luận: Trong trường hợp này, khoản tiền 1.125.000 VNĐ từ tiền lương làm thêm giờ của người lao động sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân. Phần tiền lương làm thêm giờ trong giới hạn 40 giờ (tương ứng 40 giờ * 75.000 VNĐ = 3.000.000 VNĐ) sẽ được miễn thuế TNCN.
Kết luận
Việc xác định chính xác phần tiền lương làm thêm giờ phải chịu thuế TNCN là một nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về cả Bộ luật Lao động và các quy định về thuế thu nhập cá nhân. Bằng cách tuân thủ quy trình 3 bước đã nêu, từ việc nắm vững giới hạn làm thêm giờ, xác định mức tiền lương làm thêm, đến việc đối chiếu và tính toán phần vượt mức, các doanh nghiệp tại Hà Nội nói riêng và Việt Nam nói chung có thể đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh các rủi ro về truy thu thuế và phạt hành chính.
ANC Việt Nam hy vọng bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp quý doanh nghiệp tự tin hơn trong công tác quản lý tiền lương và thuế TNCN, góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch và hiệu quả.