Chi phí đào tạo nhân viên 2026: Miễn thuế TNCN, được trừ TNDN?

Cơ hội lớn cho doanh nghiệp Việt Nam: Chi phí đào tạo nhân viên được miễn thuế TNCN và trừ khi tính thuế TNDN từ 2026

Hàng triệu doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các đơn vị tại Long Biên, Hà Nội, đang đứng trước cơ hội tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh thông qua việc đầu tư vào nguồn nhân lực. Từ ngày 01/01/2026, một quy định quan trọng đã được ban hành, mang lại lợi ích kép cho cả doanh nghiệp và người lao động: chi phí đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề do người sử dụng lao động chi trả sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động. Đồng thời, các khoản chi này cũng được xem xét là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hồ sơ và quy định nội bộ.

Quy định này được cụ thể hóa trong Nghị định 253/2026/NĐ-CP và được hướng dẫn chi tiết qua Công văn 13985/DON-QLDN1 của Cục Thuế TP Đồng Nai ban hành vào ngày 23/7/2026. Đây là tin tức đáng chú ý, ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách nhân sự, tài chính và kế toán của mọi doanh nghiệp tại Việt Nam, khuyến khích đầu tư vào phát triển con người mà không phải chịu gánh nặng thuế không cần thiết.

Chi tiết quy định pháp lý: Miễn thuế TNCN theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Công văn 13985/DON-QLDN1

Để hiểu rõ hơn về lợi ích thuế đối với chi phí đào tạo người lao động, chúng ta cần xem xét các căn cứ pháp lý cụ thể:

1. Quy định về Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Căn cứ điểm i khoản 4 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định về các khoản thu nhập không mang tính chất tiền lương, tiền công không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, bao gồm:

• Khoản chi do người sử dụng lao động trả thay tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động hoặc theo kế hoạch của người sử dụng lao động.

Điều này có nghĩa là, nếu doanh nghiệp chi trả các khoản tiền đào tạo cho nhân viên để nâng cao kỹ năng, kiến thức phục vụ trực tiếp cho công việc hiện tại hoặc theo định hướng phát triển của công ty, thì khoản chi đó sẽ không bị coi là thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Đây là một điểm rất quan trọng, giúp giảm gánh nặng thuế cho người lao động và khuyến khích họ tham gia các khóa đào tạo.

Để làm rõ hơn quy định này, ngày 23/7/2026, Cục Thuế TP Đồng Nai đã ban hành Công văn 13985/DON-QLDN1 năm 2026, khẳng định:

“Trường hợp Công ty trả thay tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động hoặc theo kế hoạch của công ty thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo quy định tại điểm i khoản 4 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.”

Công văn này một lần nữa xác nhận và làm rõ tinh thần của Nghị định, tạo sự thống nhất trong việc áp dụng pháp luật thuế tại Việt Nam.

Ví dụ minh họa về miễn thuế TNCN:

Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ ANC Việt Nam, có trụ sở tại Long Biên, Hà Nội, cử chị Nguyễn Thị Lan, nhân viên phòng Kế toán, tham gia khóa học “Kế toán quốc tế IFRS” trị giá 30.000.000 VNĐ. Khóa học này giúp chị Lan nâng cao nghiệp vụ kế toán, phù hợp với yêu cầu công việc và nằm trong kế hoạch đào tạo của công ty. Theo quy định tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Công văn 13985/DON-QLDN1, khoản chi 30.000.000 VNĐ này sẽ không được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chị Lan.

Điều kiện và hồ sơ cần thiết để chi phí đào tạo được trừ khi tính thuế TNDN theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC

Bên cạnh lợi ích về TNCN, các khoản chi đào tạo nhân viên còn có thể được trừ khi tính thuế TNDN, giúp doanh nghiệp giảm nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, để được hưởng ưu đãi này, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định.

1. Quy định về Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN bao gồm:

• Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động. Các khoản chi này bao gồm:
• Chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị dùng để hoạt động giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học.
• Chi phí đào tạo của doanh nghiệp cho người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp.
• Chi phí đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.

Điều kiện quan trọng: Các hoạt động giáo dục, đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động quy định tại điểm này phải được quy định chi tiết tại một trong các hồ sơ sau:

• Hợp đồng lao động (HĐLĐ)
• Thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT)
• Quy chế tài chính của doanh nghiệp

Như vậy, khoản chi đào tạo nhân viên sẽ được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện trên.

Ví dụ minh họa về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN:

Công ty TNHH ABC chi 150.000.000 VNĐ để tổ chức khóa đào tạo kỹ năng mềm và nghiệp vụ chuyên sâu cho 30 nhân viên. Khoản chi này được quy định rõ trong Quy chế tài chính của công ty và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, 150.000.000 VNĐ này sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của Công ty ABC.

2. Hồ sơ cần thiết để các khoản chi đào tạo được trừ khi tính thuế TNDN

Để đảm bảo các khoản chi đào tạo nhân viên được xem là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định chung về chi phí được trừ. Cụ thể, căn cứ vào khoản 3 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ phải đáp ứng các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hợp pháp và có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Các giấy tờ cần thiết thường bao gồm:

• Hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ cho các khóa đào tạo, học phí.
• Hợp đồng đào tạo (nếu có) giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo.
• Quyết định cử đi học, danh sách nhân viên tham gia đào tạo.
• Chứng từ thanh toán (phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng).
• Các tài liệu chứng minh khóa học phù hợp với công việc chuyên môn hoặc kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp (ví dụ: chương trình đào tạo, chứng chỉ hoàn thành khóa học).

Tối ưu hóa chính sách đào tạo và tuân thủ thuế cho doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội

Việc nắm vững và áp dụng đúng các quy định về thuế TNCN và TNDN đối với chi phí đào tạo nhân viên mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Không chỉ giúp giảm gánh nặng thuế cho cả công ty và người lao động, mà còn khuyến khích đầu tư vào phát triển nguồn nhân lực, nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng.

Các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến việc xây dựng quy chế tài chính, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể một cách rõ ràng, chi tiết về chính sách đào tạo. Đồng thời, việc lưu giữ đầy đủ và hợp lệ các hóa đơn, chứng từ liên quan là yếu tố then chốt để đảm bảo các khoản chi được chấp nhận khi quyết toán thuế.

Để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định này và tối ưu hóa lợi ích thuế, các doanh nghiệp tại Hà Nội nói chung và Long Biên nói riêng nên tham vấn các chuyên gia kế toán, thuế hoặc liên hệ trực tiếp với Chi cục Thuế Long Biên để được hướng dẫn cụ thể và cập nhật những thay đổi mới nhất trong chính sách thuế.