Vì sao việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi (UBO) theo Nghị định 296/2026 là yếu tố sống còn cho doanh nghiệp?
- Hợp đồng, thỏa thuận hoặc chứng từ chứng minh quyền sở hữu (cổ phần, vốn điều lệ) từ 25% trở lên
- Quy trình thực hiện khai báo chủ sở hữu hưởng lợi – 5 bước chi tiết
Xác định tiêu chí UBO: Kiểm tra xem cá nhân nào sở hữu ≥25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết - Ví dụ tính toán: Công ty A có vốn điều lệ 10 tỷ đồng, một cá nhân B sở hữu 30% cổ phần (3 tỷ đồng)
- Khi một nhóm cá nhân có quan hệ gia đình (theo khoản 22 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020) hoặc hợp đồng cùng sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% trở lên vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết, doanh nghiệp phải xác định các cá nhân trong nhóm này là UBO
- Để tuân thủ, doanh nghiệp cần:
Xác định người hoặc nhóm người đáp ứng tiêu chí ≥25% vốn hoặc quyền kiểm soát
Việc khai báo chính xác thông tin chủ sở hữu hưởng lợi (UBO) là yêu cầu bắt buộc khi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP, được ban hành ngày 23/7/2026. Ở các cơ quan thuế, như Chi cục Thuế Long Biên, Hà Nội, doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định có thể gặp rủi ro pháp lý nghiêm trọng, bao gồm cả các hình phạt theo quy định của pháp luật.
Do đó, hiểu rõ quy định và thực hiện đúng quy trình là bước đầu tiên để bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để khai báo chủ sở hữu hưởng lợi
Trước khi tiến hành đăng ký, doanh nghiệp cần xác định người hoặc nhóm người đáp ứng tiêu chí UBO và chuẩn bị các tài liệu sau:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo Điều 23 Luật Doanh nghiệp 2020, khoản 10 Điều 1).
- CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu của từng cá nhân UBO.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp đã thành lập).
- Biểu mẫu khai báo UBO (theo mẫu quy định trên cổng thông tin doanh nghiệp).
- Hợp đồng, thỏa thuận hoặc chứng từ chứng minh quyền sở hữu (cổ phần, vốn điều lệ) từ 25% trở lên.
- Đối với công ty hợp danh: danh sách thành viên hợp danh (không cần xét tỷ lệ sở hữu).
Quy trình thực hiện khai báo chủ sở hữu hưởng lợi – 5 bước chi tiết
- Xác định tiêu chí UBO: Kiểm tra xem cá nhân nào sở hữu ≥25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết. Nếu không đạt, xem xét quyền kiểm soát (bổ nhiệm, thay đổi điều lệ, quyết định tài chính).
- Thu thập và chuẩn bị hồ sơ: Thu thập CMND/CCCD, hợp đồng sở hữu, và điền đầy đủ biểu mẫu khai báo UBO.
- Đăng ký online: Truy cập cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp, tải lên giấy đề nghị và các tài liệu UBO.
- Kiểm tra và xác nhận: Cơ quan thuế địa phương sẽ kiểm tra tính hợp lệ. Nếu có thiếu sót, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo chỉnh sửa trong vòng 5 ngày làm việc.
- Nhận giấy chứng nhận: Khi hồ sơ được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có ghi thông tin UBO.
Thời gian xử lý trung bình: 7-10 ngày làm việc kể từ khi nộp đầy đủ hồ sơ.
Chi phí và thời gian xử lý – Bảng so sánh các phương án
| Phương án | Chi phí (VNĐ) | Thời gian xử lý | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Đăng ký tự làm (online) | 0 (trừ lệ phí đăng ký doanh nghiệp) | 7-10 ngày | Yêu cầu doanh nghiệp tự chuẩn bị hồ sơ. |
| Thuê dịch vụ tư vấn (ANC Việt Nam) | 3.500.000 – 7.000.000 | 5-7 ngày | Bao gồm kiểm tra UBO, chuẩn bị hồ sơ, hỗ trợ nộp online. |
| Đăng ký qua đại lý pháp lý | 5.000.000 – 9.000.000 | 6-9 ngày | Đại lý chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình. |
Ví dụ tính toán: Công ty A có vốn điều lệ 10 tỷ đồng, một cá nhân B sở hữu 30% cổ phần (3 tỷ đồng). Khi khai báo UBO, doanh nghiệp chỉ cần nộp phí đăng ký doanh nghiệp (≈ 1.200.000 VNĐ) nếu tự làm, hoặc chi phí dịch vụ tư vấn khoảng 5.000.000 VNĐ để được hỗ trợ toàn diện.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về chủ sở hữu hưởng lợi
Làm sao xác định người là chủ sở hữu hưởng lợi khi không có cổ phần trực tiếp?
Theo khoản 2 Điều 17 Nghị định 168/2025, doanh nghiệp có thể xác định UBO dựa trên quyền kiểm soát thực tế như quyền bổ nhiệm hội đồng quản trị, sửa đổi điều lệ, hoặc quyết định tài chính. Cơ quan thuế sẽ xem xét các chứng từ chứng minh quyền này (biên bản họp, quyết định bổ nhiệm).
Doanh nghiệp hợp danh có cần khai báo UBO không?
Đúng. Đối với công ty hợp danh, tất cả thành viên hợp danh đều được coi là UBO, bất kể tỷ lệ góp vốn. Do đó, thông tin của mỗi thành viên phải được ghi trong giấy đề nghị đăng ký.
Nếu doanh nghiệp không khai báo UBO đúng thời hạn, mức phạt cụ thể là bao nhiêu?
Theo Nghị định 296/2026, doanh nghiệp không khai báo hoặc khai báo sai thông tin UBO sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật, mức phạt cụ thể được quy định trong các văn bản hướng dẫn thi hành.
Nhóm cá nhân có quan hệ gia đình có được tính là UBO không?
Đúng. Khi một nhóm cá nhân có quan hệ gia đình (theo khoản 22 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020) hoặc hợp đồng cùng sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% trở lên vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết, doanh nghiệp phải xác định các cá nhân trong nhóm này là UBO.
Tóm tắt và bước tiếp theo cho doanh nghiệp
Quy định mới của Nghị định 296/2026 yêu cầu mọi doanh nghiệp tại Việt Nam phải xác định và công bố thông tin chủ sở hữu hưởng lợi (UBO) khi đăng ký kinh doanh. Để tuân thủ, doanh nghiệp cần:
- Xác định người hoặc nhóm người đáp ứng tiêu chí ≥25% vốn hoặc quyền kiểm soát.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ (CMND, hợp đồng sở hữu, biểu mẫu khai báo UBO).
- Thực hiện đăng ký qua cổng thông tin doanh nghiệp trong vòng 30 ngày.
- Kiểm tra lại thông tin để tránh phạt.
Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc xác định UBO hoặc chuẩn bị hồ sơ, ANC Việt Nam sẵn sàng hỗ trợ tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.