TL;DR: Doanh nghiệp Việt Nam chỉ được xuất hóa đơn bằng ngoại tệ khi nghiệp vụ tài chính phát sinh bằng ngoại tệ và khi bán hàng, thuế cũng nộp bằng ngoại tệ. Bài viết chi tiết quy định, thời điểm lập hóa đơn, các trường hợp miễn nội dung và mức phạt, kèm hướng dẫn thực hiện ngay.
Xuất hóa đơn ngoại tệ 2025: 2 trường hợp cần biết
Bạn có biết rằng, từ ngày 1/1/2025, đồng tiền ghi trên hóa đơn vẫn là đồng Việt Nam (ký hiệu “đ”) trừ hai trường hợp đặc biệt được phép ghi ngoại tệ? Đây là câu hỏi mà hàng ngàn doanh nghiệp đang quan tâm, vì việc ghi sai đồng tiền có thể dẫn đến phạt hành chính và rủi ro thuế. Ngay sau đây, chúng tôi sẽ trả lời: điều gì là quy định mới, áp dụng từ khi nào và ai bị ảnh hưởng?
Chi tiết quy định về đồng tiền trên hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Theo Mục 8, Phụ lục “Nội dung của hóa đơn” kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đồng tiền ghi trên hóa đơn mặc định là đồng Việt Nam (ký hiệu “đ”). Tuy nhiên, có hai ngoại lệ được pháp luật cho phép ghi ngoại tệ:
- Trường hợp 1: Nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối. Khi đó, đơn giá, thành tiền, tổng tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán phải ghi bằng ngoại tệ, kèm theo tỷ giá quy đổi sang đồng Việt Nam.
- Trường hợp 2: Bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ và thuế cũng được nộp bằng ngoại tệ. Tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, không cần quy đổi sang đồng Việt Nam.
Ví dụ thực tế:
| Doanh nghiệp | Doanh thu (USD) | Tỷ giá (USD/VND) | Doanh thu (VND) |
|---|---|---|---|
| Công ty X | 100,000 USD | 23,500 | 2,350,000,000 VND |
Trong trường hợp 1, trên hóa đơn sẽ ghi: 100,000 USD (tỷ giá 23,500 VND/USD) = 2,350,000,000 VND. Đồng thời, mã ký hiệu ngoại tệ (USD) phải được ghi đầy đủ theo tiêu chuẩn quốc tế.
Thời điểm lập hóa đơn cho bán hàng và xuất khẩu: quy định mới
Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:
- Bán hàng hóa nội địa: Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
- Xuất khẩu (bao gồm gia công xuất khẩu): Hóa đơn điện tử phải được lập không quá một ngày làm việc sau ngày hàng hóa được thông quan.
Ví dụ: Công ty Y xuất khẩu 500kg thép vào ngày 10/03/2025, hàng hóa được thông quan vào ngày 12/03/2025 (thứ Năm). Công ty Y phải lập hóa đơn điện tử không muộn hơn ngày 13/03/2025 (thứ Sáu).
Những trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc có đầy đủ nội dung
Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP liệt kê 13 trường hợp mà hóa đơn điện tử không cần đầy đủ các chỉ tiêu truyền thống (chữ ký số, tên người mua, …). Dưới đây là tóm tắt ngắn gọn:
| STT | Trường hợp | Yêu cầu giảm bớt |
|---|---|---|
| 1 | Hóa đơn điện tử bán hàng cho khách nước ngoài | Không cần chữ ký số của người mua |
| 2 | Hóa đơn do cơ quan thuế cấp | Không cần chữ ký số của người bán và người mua |
| 3 | Bán lẻ tại siêu thị, rạp chiếu phim (khách là cá nhân) | Không cần tên, địa chỉ, mã số cá nhân của người mua |
| 4 | Hóa đơn tem, vé, thẻ (trừ trường hợp do cơ quan thuế cấp mã) | Không cần chữ ký số của người bán, không cần tiêu thức người mua |
| 5 | Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không (khách là cá nhân không kinh doanh) | Không cần ký hiệu hóa đơn, số thứ tự, thuế suất, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số người bán |
| 6 | Hoạt động xây dựng, lắp đặt có thu tiền theo tiến độ | Không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá |
| 7 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ | Không cần tiền thuế, thuế suất, tổng tiền thanh toán |
| 8 | Hóa đơn thanh toán Interline giữa các hãng hàng không | Không cần ký hiệu, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá |
| 9 | Hóa đơn doanh nghiệp vận tải hàng không xuất cho đại lý | Không cần đơn giá |
| 10 | Hoạt động quốc phòng an ninh | Không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá |
| 11 | Kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng | Không cần tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua |
| 12 | Hóa đơn ủy nhiệm | Không cần chữ ký số của người bán |
| 13 | Hóa đơn thương mại điện tử | Không cần số định danh cá nhân, chữ ký số của người mua |
Việc nắm rõ các trường hợp này giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng công nghệ và tránh vi phạm không đáng có.
Hậu quả khi không tuân thủ quy định
Việc không thực hiện đúng quy định về đồng tiền, thời điểm lập hóa đơn hoặc không cung cấp đầy đủ nội dung theo yêu cầu pháp luật có thể dẫn đến các hình phạt và biện pháp xử lý được quy định trong Luật Quản lý thuế và các Thông tư hướng dẫn thi hành. Cơ quan thuế có thể áp dụng các mức phạt tiền, phạt hành chính hoặc các biện pháp xử lý khác tùy theo mức độ vi phạm.