Thuê nhà cá nhân: Doanh nghiệp có được khai, nộp thuế thay? Hướng dẫn chi tiết 2026

Tại sao việc hiểu rõ nghĩa vụ thuế khi thuê nhà cá nhân lại quan trọng với doanh nghiệp Việt Nam?

Bạn có biết, việc không nắm rõ quy định về thuế khi thuê tài sản từ cá nhân có thể khiến doanh nghiệp bạn đối mặt với những khoản phạt không đáng có và mất đi quyền lợi về chi phí hợp lý? Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, đặc biệt tại các khu vực trọng điểm như Long Biên, Hà Nội, nhu cầu thuê văn phòng, nhà xưởng, hoặc các tài sản khác từ cá nhân để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là rất phổ biến. Tuy nhiên, việc xác định nghĩa vụ thuế liên quan đến các giao dịch này thường gây ra nhiều băn khoăn cho các kế toán viên và chủ doanh nghiệp.

Việc không tuân thủ đúng các quy định về khai thuế, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê không chỉ dẫn đến rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng hạch toán chi phí thuê tài sản vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Điều này có thể làm tăng đáng kể số thuế TNDN phải nộp của doanh nghiệp.

Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, dựa trên các quy định pháp luật mới nhất như Nghị định 68/2026/NĐ-CP, Công văn 4782/CT-CS năm 2026 của Cục Thuế Hà Nội, và Thông tư 20/2026/TT-BTC, giúp doanh nghiệp Việt Nam hiểu rõ điều kiện, quy trình và hồ sơ cần thiết để thực hiện nghĩa vụ khai thuế, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản, đồng thời đảm bảo chi phí thuê được tính hợp lệ.

Điều kiện và Hồ sơ để doanh nghiệp khai, nộp thuế thay cho chủ nhà cá nhân theo quy định mới nhất 2026

Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện việc khai thuế và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê bất động sản, nhưng điều kiện tiên quyết là phải có sự thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên trong hợp đồng thuê. Đây là điểm mấu chốt mà mọi doanh nghiệp cần lưu ý để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rắc rối về sau.

Căn cứ pháp lý quan trọng:

• Điểm đ khoản 3 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định về nguyên tắc khai thuế, tính thuế và sử dụng hóa đơn: “Trường hợp tổ chức thuê bất động sản của cá nhân mà trong hợp đồng thuê bất động sản có thỏa thuận bên đi thuê là người khai thuế thay, nộp thuế thay thì tổ chức thực hiện khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê bất động sản.”
• Công văn 4782/CT-CS năm 2026 của Cục Thuế Hà Nội cũng đã tái khẳng định và hướng dẫn chi tiết về vấn đề này, nhấn mạnh rằng nếu có thỏa thuận trong hợp đồng, doanh nghiệp được phép thực hiện nghĩa vụ khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê.

Như vậy, điều kiện duy nhất để doanh nghiệp được phép khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê nhà là hợp đồng thuê bất động sản phải có điều khoản thỏa thuận rõ ràng về việc bên đi thuê (doanh nghiệp) là người thực hiện nghĩa vụ khai thuế và nộp thuế thay cho bên cho thuê (cá nhân).

Hồ sơ cần chuẩn bị để doanh nghiệp khai, nộp thuế thay:

Để thực hiện việc khai và nộp thuế thay một cách hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Hợp đồng thuê bất động sản: Bản gốc hoặc bản sao có công chứng, trong đó phải có điều khoản thỏa thuận rõ ràng về việc doanh nghiệp khai và nộp thuế thay cho cá nhân.
• Giấy tờ tùy thân của cá nhân cho thuê: Bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của chủ nhà cá nhân.
• Tờ khai thuế: Doanh nghiệp lập Tờ khai thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản (thường là mẫu 01/TTS ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC hoặc văn bản thay thế nếu có).
• Chứng từ thanh toán tiền thuê: Các chứng từ chứng minh việc doanh nghiệp đã thanh toán tiền thuê cho cá nhân (ví dụ: ủy nhiệm chi, phiếu chi tiền mặt). Đối với các khoản thanh toán từ 5 triệu VNĐ trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng).
• Chứng từ nộp thuế: Biên lai nộp tiền vào ngân sách nhà nước (nếu doanh nghiệp đã nộp thuế thay).

Quy trình từng bước doanh nghiệp thực hiện khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê nhà

Khi đã có đầy đủ điều kiện và hồ sơ, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình sau để thực hiện nghĩa vụ khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê bất động sản tại Việt Nam:

1. Bước 1: Rà soát và hoàn thiện hợp đồng thuê

   Đảm bảo hợp đồng thuê bất động sản giữa doanh nghiệp và cá nhân cho thuê có điều khoản rõ ràng về việc doanh nghiệp (bên đi thuê) sẽ là người khai thuế và nộp thuế thay cho cá nhân (bên cho thuê). Nếu hợp đồng hiện tại chưa có, cần bổ sung phụ lục hợp đồng hoặc ký lại hợp đồng mới.

2. Bước 2: Xác định nghĩa vụ thuế phải nộp thay

   Doanh nghiệp cần xác định các loại thuế mà cá nhân cho thuê phải nộp, bao gồm Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với hoạt động cho thuê tài sản. Mức thuế suất hiện hành là 5% đối với Thuế GTGT và 5% đối với Thuế TNCN trên doanh thu tính thuế.

   Công thức tính thuế:

   • Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT x 5%
   • Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế TNCN x 5%

   Lưu ý quan trọng: Cá nhân cho thuê tài sản có tổng doanh thu từ hoạt động cho thuê trong năm dương lịch từ 100 triệu VNĐ trở xuống thì không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Doanh nghiệp cần xác nhận thông tin này với cá nhân cho thuê để tính toán đúng nghĩa vụ thuế.

3. Bước 3: Nộp hồ sơ khai thuế và nộp thuế

   Doanh nghiệp lập Tờ khai thuế (mẫu 01/TTS) và nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp cá nhân cho thuê (thường là Chi cục Thuế nơi có bất động sản cho thuê). Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê bất động sản theo hợp đồng. Sau khi khai thuế, doanh nghiệp thực hiện nộp số thuế đã tính vào ngân sách nhà nước.

Chi phí thuê nhà của cá nhân có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Một trong những băn khoăn lớn của doanh nghiệp là liệu chi phí thuê tài sản từ cá nhân có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN hay không, đặc biệt khi cá nhân cho thuê không thể xuất hóa đơn GTGT. Theo quy định tại Điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tính khoản chi phí này vào chi phí được trừ mà không cần hóa đơn thuê nhà từ cá nhân.

Hồ sơ cần thiết để ghi nhận chi phí hợp lệ:

Để khoản chi phí thuê tài sản của cá nhân được tính là chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Hợp đồng thuê tài sản: Phải có đầy đủ các thông tin theo quy định pháp luật.
• Chứng từ trả tiền thuê tài sản: Các chứng từ chứng minh việc doanh nghiệp đã thanh toán tiền thuê cho cá nhân (ví dụ: ủy nhiệm chi, phiếu chi tiền mặt).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản thanh toán tiền thuê từ 05 triệu VNĐ trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (như sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi).
• Chứng từ nộp thuế thay (nếu có): Trường hợp trong hợp đồng thuê có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, và doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ này, thì phần thuế đã nộp thay cho cá nhân cũng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, miễn là có chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước.

Như vậy, doanh nghiệp không cần phải yêu cầu cá nhân cho thuê xuất hóa đơn GTGT. Thay vào đó, việc có hợp đồng thuê rõ ràng, chứng từ thanh toán đầy đủ và chứng từ nộp thuế thay (nếu áp dụng) là đủ để khoản chi phí này được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ.

Tóm tắt những điểm chính doanh nghiệp cần lưu ý

Việc thuê tài sản từ cá nhân và thực hiện nghĩa vụ thuế thay cho chủ nhà là một nghiệp vụ phổ biến nhưng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần đảm bảo hợp đồng thuê có điều khoản thỏa thuận rõ ràng về việc khai và nộp thuế thay. Đồng thời, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bao gồm hợp đồng, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế, là yếu tố then chốt để đảm bảo chi phí thuê được tính hợp lệ khi xác định thuế TNDN. Nắm vững các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí và duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả tại Việt Nam.