1. Tại sao việc hiểu quy định giảm trừ gia cảnh từ 01/07/2026 lại quan trọng?
Bạn có biết rằng việc khai báo người phụ thuộc sau khi quy định giảm trừ gia cảnh thay đổi vào ngày 01/07/2026 đã gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp và cá nhân? Nếu không nắm rõ quy định mới, người nộp thuế có thể không áp dụng được mức giảm trừ tối đa, dẫn đến việc tính thuế cao hơn.
Áp dụng từ ngày 01/07/2026, chỉ một nhóm người phụ thuộc duy nhất – “cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng” – mới phải sống cùng người nộp thuế mới được hưởng giảm trừ. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến:
- Người nộp thuế có thu nhập cao, muốn tối ưu thuế TNCN.
- Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ nhân sự cho nhân viên.
- Kế toán viên phải cập nhật hệ thống phần mềm kế toán.
2. Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị cho người phụ thuộc
Để được giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc phải đáp ứng các tiêu chí sau (theo Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP):
- Con dưới 18 tuổi – bao gồm con đẻ, con nuôi, con riêng của vợ/chồng.
- Con từ 18 tuổi trở lên trong các trường hợp: mất năng lực hành vi dân sự, khuyết tật, không có khả năng lao động.
- Con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, học nghề hoặc học phổ thông (kể cả thời gian chờ kết quả thi).
- Vợ/chồng của người nộp thuế.
- Cha mẹ, ông bà, anh chị em ruột (đối với trường hợp “cá nhân khác không nơi nương tựa”).
Trong số các đối tượng trên, điều kiện sống chung chỉ áp dụng cho “cá nhân khác không nơi nương tựa”. Các đối tượng còn lại không cần sống chung để được giảm trừ.
| Người phụ thuộc | Hồ sơ chứng minh |
|---|---|
| Con đẻ | Bản sao Giấy khai sinh, thẻ Căn cước (nếu có), quyết định nhận con. |
| Con nuôi | Giấy khai sinh, thẻ Căn cước, quyết định công nhận nuôi con. |
| Con riêng của vợ/chồng | Giấy khai sinh, thẻ Căn cước, giấy chứng nhận kết hôn. |
| Con từ 18 tuổi mất năng lực | Giấy khai sinh, thẻ Căn cước, giấy xác nhận mất năng lực. |
| Con đang học | Giấy khai sinh, thẻ Căn cước, thẻ sinh viên hoặc giấy xác nhận của trường. |
| Vợ/chồng | Thẻ Căn cước, giấy chứng nhận kết hôn. |
| Cá nhân khác (anh/chị/em ruột, ông bà…) | Thẻ Căn cước, bảng kê khai người nuôi dưỡng, giấy chứng minh quan hệ. |
3. Quy trình đăng ký và cập nhật người phụ thuộc khi thay đổi cơ quan chi trả thu nhập
Quy trình thực hiện gồm các bước sau, dựa trên Thông tư 90/2026/TT-BTC:
- Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập đầy đủ giấy tờ chứng minh quan hệ và tình trạng (theo bảng trên).
- Nộp hồ sơ cho cơ quan chi trả thu nhập hiện tại: Gửi bản sao giấy tờ kèm theo mẫu đăng ký người phụ thuộc.
- Nhận xác nhận: Cơ quan chi trả sẽ xác nhận và cập nhật vào hệ thống lương.
- Thay đổi cơ quan chi trả (nếu có):
- Không cần đăng ký lại nếu thời gian giảm trừ không thay đổi.
- Chỉ cần cung cấp hồ sơ đã nộp cho cơ quan mới để họ cập nhật.
- Khai báo thuế TNCN qua phần mềm kê khai: Đánh dấu mục “Giảm trừ gia cảnh” và nhập số người phụ thuộc đã được chấp nhận.
Thời gian dự kiến:
- Chuẩn bị hồ sơ: 2‑3 ngày làm việc.
- Xử lý tại cơ quan chi trả: 5‑7 ngày làm việc.
- Đăng ký trên phần mềm thuế: ngay khi có xác nhận.
4. Chi phí và thời gian xử lý giảm trừ gia cảnh
Chi phí thực tế phụ thuộc vào việc doanh nghiệp hoặc cá nhân tự chuẩn bị hồ sơ hay thuê dịch vụ tư vấn. Dưới đây là bảng so sánh ước tính:
| Phương án | Chi phí (VNĐ) | Thời gian xử lý |
|---|---|---|
| Tự chuẩn bị hồ sơ | 0 – 200,000 (phí sao chép, công chứng) | 7‑10 ngày làm việc |
| Sử dụng ANC Việt Nam | 500,000 – 1,200,000 (tùy mức độ phức tạp) | 3‑5 ngày làm việc |
| Thuê công ty tư vấn thuế | 1,500,000 – 3,000,000 | 2‑4 ngày làm việc |
Ví dụ tính toán: Công ty X có 2 con dưới 18 tuổi và 1 vợ. Mức giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế là 11,000,000 VNĐ, mỗi người phụ thuộc được giảm 4,400,000 VNĐ. Tổng giảm trừ = 11,000,000 + (3 × 4,400,000) = 24,200,000 VNĐ.
5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Người phụ thuộc không thay đổi thời gian giảm trừ, nhưng tôi chuyển công ty, có cần đăng ký lại không?
Theo Thông tư 90/2026/TT-BTC, nếu thời gian giảm trừ không thay đổi, người nộp thuế không phải đăng ký lại người phụ thuộc. Chỉ cần cung cấp hồ sơ đã nộp cho cơ quan chi trả mới để họ cập nhật.
Trong trường hợp người phụ thuộc là “cá nhân khác không nơi nương tựa” nhưng không sống chung với tôi, tôi có được giảm trừ không?
Không. Đối với nhóm này, việc sống chung với người nộp thuế là điều kiện bắt buộc để được công nhận là người phụ thuộc và áp dụng giảm trừ gia cảnh.
Đối với người nộp thuế tại Long Biên, Hà Nội, Chi cục Thuế Long Biên là cơ quan tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc liên quan đến việc đăng ký người phụ thuộc.