Thông tư 91/2026/TT-BTC: Hóa đơn thay thế và điều chỉnh sẽ thay đổi từ 01/07/2026 – Doanh nghiệp cần biết gì?
Bài viết hướng dẫn chi tiết quy định, các bước thực hiện, mức phạt và FAQ để doanh nghiệp chuẩn bị kịp thời.
Bạn có biết rằng từ 01/07/2026 sẽ có điều chỉnh quan trọng về cách xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử? Thông tư 91/2026/TT-BTC, được Bộ Tài chính ban hành ngày 30/6/2026, sẽ phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh, ảnh hưởng đến hàng ngàn doanh nghiệp trên khắp Việt Nam.
Đối với doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, việc nắm bắt quy định mới còn quan trọng hơn vì Chi cục Thuế Long Biên và Cục Thuế Hà Nội sẽ kiểm tra chặt chẽ việc áp dụng đúng quy trình.
⏰ Hạn nộp: Áp dụng ngay từ ngày 01/07/2026, mọi sai sót phải được xử lý theo quy định mới.
Quy định mới này nhằm giảm rủi ro thuế, tăng tính minh bạch và đồng bộ trong quản lý chứng từ điện tử. Các doanh nghiệp, kế toán viên và người nộp thuế tại Việt Nam cần nắm rõ để tránh các lỗi phát sinh và mức phạt cao.
Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý: Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC
Theo Điều 10 của Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử được chia thành hai loại:
- Hóa đơn thay thế
- Phạm vi sai sót: Toàn bộ hoặc làm sai lệch bản chất giao dịch ban đầu.
- Ví dụ điển hình: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có lỗi toàn bộ; Hóa đơn liên quan tới tài sản đăng ký (ô tô, bất động sản).
- Quy trình xử lý: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hoàn toàn.
- Hóa đơn điều chỉnh
- Phạm vi sai sót: Sai sót bộ phận, thay đổi giá trị, ký hiệu, mẫu số.
- Ví dụ điển hình: Sai ký hiệu, mẫu số, số hóa đơn; Hàng bán trả lại, giảm giá; Hoàn phí bảo hiểm, chênh lệch tỷ giá.
- Quy trình xử lý: Lập hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm tương ứng.
Quy định này dựa trên Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Các doanh nghiệp cần tham khảo chi tiết để áp dụng đúng.
Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để tuân thủ quy định mới
- Bước 1: Kiểm tra lỗi hiện tại – Đánh giá toàn bộ hóa đơn điện tử đã phát hành, xác định loại sai sót (toàn bộ hay bộ phận).
- Bước 2: Lựa chọn hình thức xử lý – Dựa trên kết quả bước 1, quyết định sử dụng hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh. Lưu ý: doanh nghiệp chỉ được chọn một lần cho mỗi lỗi.
- Bước 3: Lập chứng từ mới – Sử dụng phần mềm kế toán/hoá đơn điện tử để tạo hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh, nhập đầy đủ thông tin theo mẫu quy định.
- Bước 4: Gửi lên cơ quan thuế – Nộp chứng từ điện tử qua hệ thống thuế điện tử trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát hiện sai sót.
- Bước 5: Lưu trữ và báo cáo – Lưu trữ bản sao điện tử và cập nhật sổ sách kế toán. Đảm bảo báo cáo trong tờ khai thuế GTGT tháng tiếp theo.
Việc tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và giảm thiểu chi phí xử lý.
💡 Lưu ý: Nếu doanh nghiệp đã sử dụng một hình thức (thay thế hoặc điều chỉnh) cho một lỗi, các lỗi phát sinh sau phải tiếp tục dùng cùng hình thức đã chọn.
Mức phạt và những điểm dễ sai – Cảnh báo quan trọng
Việc không tuân thủ đúng quy định có thể dẫn đến phạt hành chính theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Phạt tiền từ 5.000.000 đến 20.000.000 đồng cho mỗi hóa đơn sai lệch không được xử lý đúng cách.
- Phạt bổ sung nếu doanh nghiệp không nộp chứng từ điều chỉnh trong thời hạn quy định.
Những điểm dễ sai thường gặp:
- Nhầm lẫn giữa hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh khi lỗi chỉ là ký hiệu hoặc mẫu số.
- Không ghi rõ lý do thay thế/điều chỉnh trên chứng từ, gây khó khăn trong kiểm tra.
- Quên cập nhật thông tin vào phần mềm kế toán, dẫn đến sai lệch sổ sách.
Để tránh những lỗi này, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình nội bộ, đào tạo nhân viên và sử dụng phần mềm chuyên nghiệp.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về hóa đơn thay thế và điều chỉnh
Doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ hóa đơn thay thế sang điều chỉnh sau khi đã chọn?
Không được. Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp phải duy trì cùng một hình thức xử lý (thay thế hoặc điều chỉnh) cho cùng một lỗi sau lần lựa chọn đầu tiên. Việc chuyển đổi sẽ bị coi là vi phạm và chịu mức phạt nêu trên.
Trong trường hợp phát sinh lỗi mới sau khi đã phát hành hóa đơn thay thế, doanh nghiệp phải làm gì?
Doanh nghiệp phải tiếp tục sử dụng hóa đơn thay thế cho các lỗi mới nếu chúng thuộc phạm vi toàn bộ giao dịch. Nếu lỗi mới chỉ là bộ phận (ví dụ: sai ký hiệu), doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ hình thức đã chọn ban đầu (thay thế) và không được chuyển sang điều chỉnh.
Làm sao để chứng minh rằng một lỗi là “toàn bộ” và phải dùng hóa đơn thay thế?
Doanh nghiệp cần cung cấp bằng chứng như: (i) lỗi xuất hiện trên toàn bộ dữ liệu máy tính tiền; (ii) tài liệu nội bộ chứng minh rằng lỗi ảnh hưởng đến bản chất giao dịch (ví dụ: sai thông tin tài sản đăng ký). Các bằng chứng này phải được nộp kèm theo hóa đơn thay thế qua hệ thống thuế điện tử để cơ quan thuế xác nhận.
Kết luận
Từ ngày 01/07/2026, việc phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh sẽ trở thành yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội và trên toàn quốc cần rà soát lại quy trình, lựa chọn đúng hình thức xử lý và thực hiện đầy đủ các bước báo cáo để tránh bị phạt. Đầu tư vào phần mềm kế toán hiện đại và đào tạo nhân viên là cách tốt nhất để đáp ứng yêu cầu mới.